Plantilla para crear un organigrama empresarial

21 de enero, 2022

Un organigrama de empresa permite visualizar muy rápido la estructura orgánica de una empresa. Entre otras ventajas importantes para los directivos, empleados y clientes de la misma.

Eligiendo la estructura adecuada de acuerdo al tipo de empresa la información expresada de manera visual y concisa, es muy útil para mejorar la comunicación de la compañía.

Una plantilla para crear organigramas te ahorrará mucho tiempo a la hora de elaborar uno de estos. Te permite hacer las modificaciones que quieras y cuando lo necesites de forma sencilla.

¿Por qué necesitas una plantilla para crear organigramas?

Un organigrama es un elemento vital para cualquier empresa o institución. Con él, es posible tener orden sobre todos los empleados, brindándote la posibilidad de saber cuántos departamentos hay, quiénes trabajan en ellos y cuáles son sus funciones. Todo esto echando un simple vistazo.

Las organizaciones que no cuentan con uno pueden batallar para encontrar a una persona, o saber cuál es su papel dentro de la empresa. Así, se generan grandes pérdidas de tiempo, y que cuestan bastante dinero.

Sin embargo, para elaborar un organigrama no basta con hacer uso de Microsoft Office. Es posible, pero es contra producente y muy tedioso. Además de que queda poco estético y poco profesional.

Una plantilla para crear organigramas te da unas bases sobre las que trabajar. Es una guía que te permite agilizar esta tarea. Asimismo, te ayuda a crear un organigrama que sea de calidad, y que cumpla las funciones por las que es creado en un principio.

¿Cuáles son las ventajas de contar con un organigrama de la empresa?

La información que se muestra en un organigrama es de vital importancia para todos los sectores de la empresa. Desde los empleados del más bajo nivel a los directivos, e incluso a las personas externas de la empresa.

A continuación te contamos los beneficios de crear un organigrama bien diseñado, accesible a todos los sectores y siempre actualizado.

Permite definir objetivos específicos para cada área o equipo

Cuando se cuenta con un organigrama bien diseñado, los directivos e incluso los jefes de equipo pueden definir mejor los objetivos que son específicos para un área determinada. E incluso realizar un seguimiento de ellos. 

Aporta transparencia a la organización

Un organigrama actualizado y accesible a todos los empleados da un aire de seguridad y transparencia a la empresa. A los empleados les permite conocer sus posibilidades de crecimiento dentro de la misma empresa.

Esta posibilidad de ascenso a un puesto de mayor responsabilidad aporta motivación a los empleados a aumentar su rendimiento diario.

Facilita la distribución y asignación de tareas

La asignación de tareas correctas a un sector o persona aporta al crecimiento de la empresa. Al contar con un organigrama detallado podremos conocer muy rápido las relaciones que existen entre los grupos de trabajo o áreas y las funciones de cada una de ellas.

Los empleados de un sector tienen definido un objetivo claro y preciso. Esto facilita la división de acciones generales a actividades directas a cada empleado y seguir su evolución.

Si la estructura no está completa o bien definida, se puede recargar de actividades a algunas personas o solapar responsabilidades, perjudicando el crecimiento de la empresa.

Detecta incongruencias en la estructura organizacional

El organigrama es una de las herramientas más simples de entender. Por lo tanto, se puede distinguir, de una sola vista, si la cantidad de personas asignadas a un área es la más conveniente. O si una persona está a cargo de dos o más áreas que no son compatibles entre ellas.

Al contar con una asignación adecuada de funciones bien definidas para cada área y persona también permite detectar si existen tareas duplicadas o si una actividad pasa por una cantidad exagerada de controles.

Mejora la comunicación interna y externa de la empresa

La comunicación interna de una empresa es vital para su crecimiento. Cuando un organigrama está bien diseñado y es accesible a todos los empleados de la empresa, facilita la comunicación entre los sectores.

También permite una comunicación más fluida y directa entre los empleados y sus superiores o viceversa, mejorando la gestión de proyectos.

Otra ventaja de contar con un organigrama bien estructurado de la empresa es que los clientes y proveedores conocerán  a la persona que deben contactar para comenzar una relación comercial eficiente.

Evitando malentendidos, duplicación o pérdida de información valiosa por no llegar a la persona adecuada en el momento oportuno.

Un tipo de organigrama para cada tipo de empresa

Existe una gran variedad de estructuras de organigramas que muestran visualmente un enfoque diferente de la organización de la empresa.

Organigramas según el tipo de información que contiene

Si la información que expresamos en el organigrama es una síntesis de la estructura organizacional se trata de un organigrama informativo. En él se trata de mostrar las áreas o equipos de trabajo y los líderes o responsables de cada uno de ellos. Es uno de los más básicos que pueden ser compartidos por todos los empleados y personas externas a la empresa.

En cambio, un organigrama analítico, mostrará una información más detallada de las relaciones entre departamentos, asignación de recursos, presupuestos y otros detalles. También se encuentran los organigramas formales o informales de acuerdo al nivel de aprobación.

Estructuras de organigramas de acuerdo al tipo de organización

Cuando la organización de la empresa es jerárquica, el diseño del organigrama es similar a una pirámide, representando a los puestos con mayor poder de decisión en el nivel superior y a los de menor jerarquía o responsabilidad en los niveles inferiores.

En el caso de que la empresa posea varias sucursales, directores o jefes de proyectos, la mejor estructura del organigrama será la matricial. Mientras que las empresas que solo poseen dos niveles bien definidos, como directivos y empleados, poseen un organigrama plano.

De acuerdo al alcance de los detalles incorporados en el organigrama se puede contar con uno general, integral o funcional.

¿Cómo usar una plantilla para crear un organigrama?

Una vez que has descargado una plantilla para crear organigramas, antes de ponerte a editarla necesitas pensar de antemano varias cosas. Si no, no lograrás crear un buen organigrama, que cumpla con su propósito.

Debes identificar qué es lo que necesitas y cuál es el objetivo que quieres lograr:

• ¿Será un organigrama para algún departamento, o quizá uno más general?
• ¿Qué información es la que va a contener? ¿Serán los horarios, los nombres, y las fotos de cada quién, o será uno donde se mencionen solo los nombres de los departamentos?
• ¿El organigrama estará dirigido al público en general, o será exclusivo para tus empleados?

Necesitas pensar muy bien en estos aspectos. Si no lo haces, tu organigrama puede crear confusión. A pesar de que necesitas invertir tiempo en definir todo de manera correcta, al final valdrá la pena y te ahorrará futuros dolores de cabeza.

Plantilla para crear organigramas: 3 tipos

Plantilla en blanco

Los organigramas están conformados por bloques, los cuales están unidos y relacionados entre sí. Una plantilla en blanco no es más que un diagrama de bloques con una configuración común, y que muchas de las empresas (si no es que todas) usan.

Estas plantillas son muy versátiles, pues pueden utilizarse para un montón de propósitos. Ya depende de ti el cómo la quieras personalizar y para qué la quieras usar.

Plantilla para departamentos

Las plantillas para departamentos muestran casi siempre la información de los empleados en un área determinada. De esta manera, contienen los nombres, cargos, fotos y, a veces, las tareas que realiza cada quien.

Una característica habitual de este tipo de organigramas es que los cargos o las tareas están en bloques separados, y de un color lalgo distinto. Estos bloques se sitúan al lado de aquel que contiene el nombre o la foto del empleado.

Las empresas grandes requieren muchos organigramas de este tipo: organigramas para el departamento de marketing, para el de seguridad, el de mantenimiento, y más.

Plantilla de organigrama matricial

En esta plantilla se le da un mayor protagonismo a los nombres de los departamentos. Está conformado de bloques simples donde la cabeza suele ser la dirección general, a partir de la cual se desglosan las demás áreas.

En lugar de colocar todos los nombres de los empleados de cada departamento, solo se mencionan a los principales.

El organigrama matricial también se le muestra al público en general, ya que es sencillo de comprender y brinda un conocimiento general de cómo trabaja la organización.

Estas han sido 3 plantillas que puedes utilizar para crear los organigramas de tu empresa. Recuerda, primero define para qué necesitas uno antes de ponerte a elaborarlo. En caso de no hacerlo, pueden surgirte problemas en un futuro.

La importancia del diseño del organigrama

La representación gráfica enriquece a la percepción visual del organigrama, permitiendo entender su organización de manera intuitiva. En este sentido se encuentran los organigramas verticales, horizontales, circulares y mixtos.

Con la funcionalidadde organigramas de Sesame HR puedes crear un organigrama muy visual, accesible e interactivo de la organización interna de tu empresa. Lo mejor es que se actualiza en tiempo real cuando se realiza la incorporación, ascenso o despido de un empleado.

La creación del organigrama se realiza de manera automática cuando se carga el legajo del empleado. Al informar el puesto y el departamento donde se desempeñará se incorpora en el organigrama.

Puedes ver todas las áreas en un vistazo o ampliar un poco más para conocer en detalle a las personas que trabajan en dicho sector. De una sola mirada conocerás el resultado de encuestas realizadas, con resultados en colores. Todo de una manera sencilla e intuitiva.  

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos y trámites electrónicos, continúa en Sesame HR.

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