Checklist descargable para gestionar un proceso de onboarding

20 de enero, 2022

El onboarding es el proceso que se encarga del recibimiento de un nuevo integrante a una organización. La integración de la persona debe realizarse tanto con su equipo de trabajo como con la cultura organizacional.

El onboarding va más allá que un proceso de inducción. Se trata de una actividad estratégica que repercute invariablemente en el rendimiento del equipo y de la misma persona. Dada esta importancia, en este artículo te explicaremos los pasos a seguir y te proporcionamos un checklist para iniciar con el proceso.

Pasos para realizar un proceso de Onboarding

Uno de los objetivos del proceso de Onboarding es hacer sentir a los nuevos colaboradores que han tomado la decisión correcta al incorporarse a tu fuerza laboral. Además, se busca una integración exitosa para mejorar aspectos como:

• Un incremento en la productividad individual y colectiva.
• Aumentar el valor de vida útil de los colaboradores.
• Retener al buen talento.
• Descentralizar las decisiones.

A continuación te presentamos 3 pasos que se deben seguir al incorporar a un nuevo colaborador:

Preparación del proceso.

Un proceso de Onboarding requiere de una planificación previa. Se inicia con la generación de información del empleado para alinear las expectativas de la persona en cuestión.

También se deben tener todos los trámites necesarios listos para la integración de la persona. Avisar a los empleados y áreas que tengan relación con el puesto que se va a ocupar. Es conveniente que tu empresa cuente con un «kit de bienvenida» y se tenga listo para el primer día del colaborador. Por eso, es importante contar con una checklist como la que te puedes descargar aquí.

Todas estas acciones le darán a la persona un sentido de importancia, porque sentirá que su llegada es esperada. También ayudará a crear identidad con la empresa y con la marca para la cual trabajará.

Recepción del nuevo trabajador.

Dicen que la primera impresión jamás se olvida. Así que este paso del Onboarding es de lo más relevante. El primer día debe servir para presentar al nuevo colaborador con el equipo al que se integra. El programa de actividades del primer día debería incluir:

• Una visita guiada y completa del lugar de trabajo.
• Presentar al trabajador sus responsabilidades y obligaciones, así como lo que se espera de él o ella.
• Presentación de los colegas, de sus funciones y la manera de interactuar con la nueva persona.
• Compartir la información básica sobre la dinámica del equipo,
• Planificar una reunión informal para obtener las primeras impresiones de la persona.

Seguimiento a la integración.

El proceso de Onboarding no acaba con la recepción adecuada de la persona. Seguramente el primer día se le dará la información básica de la organización y el puesto. Pero debe venir un proceso de cursos de inducción cuyo objetivo sea brindarle la capacitación necesaria inicial para desempeñar sus funciones.  

También deberán realizarse otras presentaciones como con clientes, proveedores e incluso con socios (si la función de la persona lo requiere). Esto facilitará la integración del nuevo personal con otras personas que intervienen en las funciones que va a desempeñar.

Por último, se debe destinar tiempo para conversar con la persona sobre el proceso de orientación. Se debe preguntar sus impresiones, saber si considera que todo va bien o si se siente cómodo con el nuevo rol. Se pueden programar reuniones al inicio del día de 5 minutos para generar este feedback. O también se pueden aplicar encuestas de inducción laboral. En éstas se pide a los empleados su opinión, especialmente en las primeras semanas o meses de trabajo.

El proceso debe mantener una continuidad durante cierto periodo de tiempo. Lo ideal sería mantenerlo hasta que la persona pueda mostrar resultados por sí mismo. Por ello es importante que definas ciertas metas en cuanto a tiempos para que el trabajador aprenda sobre sus funciones, los procesos, los productos, las políticas y la cultura organizacional.

Checklist para iniciar tu Onboarding

Como podrás ver, el implementar un proceso de Onboarding puede traerle a tu empresa múltiples beneficios. Para ayudarte a completar el proceso, te compartimos un checklist con actividades iniciales que deberías realizar al incorporar a nuevos colaboradores a tu organización.

Cumpliendo estas primeras acciones, con el tiempo, y con la información que recabes de tus colaboradores, podrás ir mejorando tu proceso en el futuro.

Checklist para proceso de onboarding

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