Checklist descargable para gestionar un proceso de onboarding

22 de enero, 2025

El onboarding es el proceso que se encarga del recibimiento de un nuevo integrante a una organización. Con esta plantilla de onboarding, la integración de la persona será mucho más fácil de gestionar.

Dada esta importancia del onboarding en las empresas, en este artículo te explicaremos los pasos a seguir y te proporcionamos un checklist para iniciar con el proceso.

Pasos para realizar un proceso de onboarding

El proceso de onboarding es clave para integrar a un nuevo empleado en una organización de manera efectiva. Este proceso tiene como objetivo familiarizar al colaborador con la cultura, valores, procedimientos y expectativas de la empresa.

A continuación, los pasos clave para llevar a cabo un onboarding exitoso:

1. Planificación previa

• Preparar documentación: Tener listos contratos, manuales de empleado, políticas internas, etc.
• Asignar responsabilidades: Definir quién será el encargado del onboarding (RH, líder de equipo, mentor).
• Organizar el espacio o acceso digital: Si aplica, configurar el espacio físico (escritorio, herramientas) o los accesos a plataformas digitales antes del primer día.

2. Primer contacto (Pre-onboarding)

• Comunicación clara: Informar sobre su horario, lugar de trabajo, contacto inicial y cualquier material necesario.
• Bienvenida anticipada: Enviar un correo o mensaje de bienvenida para generar confianza y entusiasmo.

3. Día de inicio

• Recepción cálida: Asegurar que el nuevo empleado se sienta bienvenido desde el primer momento.
• Presentación al equipo: Presentarlo a compañeros y líderes para facilitar relaciones interpersonales.
• Entrega de materiales: Proveer herramientas de trabajo, como computadora, teléfono, manuales o kits de bienvenida.

4. Inducción a la empresa

• Explicación de la cultura organizacional: Hablar sobre misión, visión, valores y normas internas.
• Políticas y procedimientos: Revisar horarios, ausencias, código de vestimenta, beneficios, etc.
• Tour o introducción virtual: Mostrar las instalaciones o guiar al empleado en las herramientas digitales.

5. Formación específica

• Capacitación inicial: Brindar información sobre herramientas, procesos o software específicos que utilizará en su rol.
• Asignar un mentor: Designar un compañero o líder que actúe como guía durante las primeras semanas.
• Explicación del rol: Detallar objetivos, expectativas y responsabilidades del puesto.

6. Seguimiento continuo

• Revisiones periódicas: Programar reuniones semanales o mensuales para resolver dudas y evaluar su integración.
• Feedback bidireccional: Pedir al nuevo empleado su opinión sobre el proceso y su experiencia inicial.
• Refuerzo de la cultura: Asegurar que se sienta parte del equipo a través de actividades de integración.

7. Evaluación del proceso

• Medir resultados: saber si el colaborador se ha adaptado bien a su rol y al entorno.
• Ajustes necesarios: Incorporar mejoras en el onboarding según el feedback recibido.

Checklist para la plantilla de onboarding

Esta checklist te ayudará a asegurarte de que no falte ningún detalle durante la incorporación de un nuevo empleado.

1. Antes del primer día (Pre-onboarding)

✅ Confirmar la aceptación de la oferta laboral.
✅ Preparar y enviar una carta de bienvenida.
✅ Proveer detalles sobre el primer día (horario, lugar, vestimenta, contacto inicial).
✅ Configurar accesos a herramientas digitales (correo, software, plataformas internas).
✅ Asignar un mentor o compañero de apoyo.
✅ Preparar el espacio de trabajo (escritorio, computadora, credenciales, etc.).
✅ Reunir documentos necesarios (contrato, manuales, políticas internas).

2. Primer día

✅ Recibir al empleado con una bienvenida cálida y personalizada.
✅ Presentarlo al equipo y a sus líderes inmediatos.
✅ Proveer un kit de bienvenida (manual del empleado, artículos de oficina, gadgets, etc.).
✅ Realizar un tour por las instalaciones o presentación virtual (según el caso).
✅ Revisar horarios, políticas clave y procedimientos generales.
✅ Explicar los valores, misión y visión de la empresa.
✅ Asistir con la configuración inicial de herramientas y dispositivos.

3. Primera semana

✅ Capacitar sobre el uso de herramientas, software y procesos específicos del puesto.
✅ Detallar las expectativas, objetivos y responsabilidades del rol.
✅ Revisar el organigrama y explicar la estructura de la empresa.
✅ Programar reuniones de seguimiento con el mentor o supervisor directo.
✅ Involucrarlo en actividades del equipo para fomentar integración.
✅ Proveer una lista clara de tareas iniciales.

4. Primer mes

✅ Evaluar su integración y adaptación al puesto mediante reuniones uno a uno.
✅ Recoger feedback del empleado sobre el proceso de onboarding.
✅ Identificar necesidades de formación o capacitación adicional.
✅ Reafirmar los objetivos a corto plazo.
✅ Ofrecer reconocimiento por sus primeros logros o avances.

5. Seguimiento a largo plazo (3-6 meses)

✅ Revisar el progreso en el cumplimiento de objetivos del puesto.
✅ Asegurar que el empleado se sienta integrado y comprometido.
✅ Realizar encuestas de satisfacción para medir su experiencia.
✅ Proveer oportunidades de desarrollo profesional y crecimiento.

Esperamos que esta plantilla te ayude a realizar un buen onboarding para nuevos empleados, pero si quieres saber más, solicita una prueba gratuita aquí.

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