Base de datos de empleados: ¿Cómo realizar una correctamente?

31 de marzo, 2022

La frase «información es poder» se ha escuchado durante años en el mundo empresarial. Y hasta cierto punto, es verdadera esta afirmación. Departamentos estratégicos como el de recursos humanos deben tomar acción para llevar un registro de todos los trabajadores. Y por ello, necesita una base de datos de empleados eficiente.

Pero en la actualidad, en la gestión de datos ya no solo basta contar con información. Muchos líderes empresariales se frustran debido al exceso de información y que, por motivos diversos, no pueden analizar correctamente para una mejor toma de decisiones.

Por lo tanto, construir una base de datos de empleados de manera correcta te ayudará tanto a contar con información relevante de tu recurso humano, como a facilitar la capacidad de análisis de tu organización. Para realizar este trabajo y hacerlo sencillo, hemos diseñado una plantilla de base de datos de empleados, la cual queremos compartir contigo.

¿Para qué se utiliza una base de datos de empleados?

Llevar un registro actualizado de la información de los empleados (activos, nuevos ingresos y hasta ex-empleados) resulta muy útil para realizar análisis, realizar consultas futuras y mejorar la toma de decisiones. Como ejemplos de su uso podemos citar el enviar información a alguna institución, rellenar algún tipo de formato o documento, o para responder ante algún tipo de accidente o situación urgente.

Las empresas medianas y pequeñas que manejan menores cantidades de datos pueden emplear plantillas en hojas de cálculo para gestionar esta base de datos. Sin embargo, cuando la cantidad de datos es mayor, es conveniente utilizar cualquier software especializado para este tipo de procesos.

¿Qué datos debe contener una correcta base de datos de empleados?

Una base de datos de empleados puede contener cuantos campos se nos ocurran. Sin embargo, si se exagera en la cantidad de datos que se almacenan, se vuelve más complejo su análisis. Podemos decir que las bases de datos pueden contener dos grandes grupos de datos:

Información básica del empleado

Es la información mínima necesaria que tu base de datos de empleados debe contener para ser eficiente. Los datos a considerar son:

• Número interno de empleado.
• Fecha de entrada.
• Nombre(s).
• Apellidos.
• Fecha de nacimiento.
• Número de Seguridad Social (IMSS).
• Registro Federal de Contribuyente (RFC).
• Cargo en la empresa / Funciones / Área de trabajo.
• Dirección.
• E-mail.
• Teléfono.
• Persona de contacto (nombre, parentesco y teléfono).

Información secundaria relevante

Si quieres que tu base de datos te aporte un poco más de información, puedes incluir otros campos adicionales que no dejan de generar datos acerca de tus empleados:

• Último grado de estudios.
• Área de especialización.
• Áreas de experiencia.
• Principales competencias.
• Certificaciones.
• Cursos y talleres acreditados.

¿Cómo integrar tu base de datos de empleados con todos tus procesos de Recursos Humanos?

Es posible que por el volumen de información que tu empresa usa requieras alguna herramienta más robusta para administrar la base de datos de empleados. Para ello te recomendamos el uso de Sesame HR.

Con este software especializado en funciones de recursos humanos, no solo digitalizarás la gestión de tu base de datos, sino que centralizarás toda la información del recurso más valioso para tu organización.

Más relevante aún es la posibilidad que aporta Sesame HR de integrar toda la información con la gestión de diferentes procesos como el control de asistencia, la administración del reclutamiento, la asignación de proyectos, la gestión de vacaciones, horas extra, y muchas funciones más.

¡Descarga tu plantilla!

Para que puedas empezar a construir tu base de datos de empleados, te compartimos una plantilla para hoja de cálculo. Solo haz clic en el botón para descargar y, en cuanto tengas la plantilla en tu computadora, podrás abrirlo y empezar a llenar los campos de la información básica de los empleados.

Si tus necesidades son mayores, puedes aumentarle campos a la plantilla para incluir los datos que requieras acorde a las actividades de tu organización.

Plantilla para la base de datos de empleados en Excel

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