Guía para el registro de asistencia de personal en el trabajo

6 de diciembre, 2024

Las áreas de recursos humanos tienen la enorme responsabilidad de optimizar el registro de asistencia de personal o control de asistencia laboral.

Esto no sólo ayuda a incrementar la productividad, sino que también permite mejorar la cultura laboral y la motivación de los trabajadores.

En esta guía queremos hablar de todas las consideraciones que hace la Ley Federal del Trabajo respecto a las jornadas laborales. Quédate para saber más.

¿En qué consiste el registro de asistencia de personal?

El registro de asistencia de personal de los colaboradores consiste en marcar el horario efectivo realizado por cada uno de los trabajadores de tu empresa.

Es una actividad prioritaria en el área de recursos humanos ya que permite generar una disciplina laboral y controlar las operaciones generales de la organización.

Gracias a contar con un control de asistencia laboral, las empresas pueden evaluar si el empleado brindó sus servicios durante el horario acordado y si se laboraron más o menos horas de las establecidas.

¿Es obligatorio realizar un registro de asistencia de personal?

En México, la Ley Federal de Trabajo no establece tal cual una obligatoriedad en llevar el registro de las asistencias del personal.

Sin embargo, es fundamental contar con estos controles para tener una evidencia de la jornada laboral de los colaboradores.

Herramienta para garantizar un registro de jornada laboral eficaz

Muchas empresas cuentan con un reloj checador que permite el registro de las entradas y salidas de personal. Existen desde los más sencillos que funcionan a través de tarjetas, hasta los que usan sistemas biométricos que verifican la identidad de la persona.

Contar con un software que centralice la información generada y permita un análisis exhaustivo de la información es una gran ventaja.

Además, estos sistemas permiten conocer la información en tiempo real y desde cualquier ubicación y dispositivo.

Objetivos del registro de asistencia laboral

El registro de asistencia laboral es una herramienta esencial para la gestión efectiva de los recursos humanos. Sus objetivos principales van más allá de simplemente registrar la presencia de los empleados.

• Monitorear la asistencia y puntualidad.
• Cumplir con la legislación laboral.
• Facilitar el cálculo de nómina.
• Mejorar la planificación de recursos.
• Promover la transparencia.
• Evaluar el desempeño.
• Garantizar un entorno laboral organizado.
• Generar datos para análisis.
• Apoyar la flexibilidad laboral.

Características del registro de asistencia de personal

Para que tu proceso de registro de asistencia de personal genere la información pertinente se requiere que cuente con las siguientes características:

1. Capacidad de identificación. Se debe contar con algún mecanismo que permita validar la identidad de la persona que realiza el registro como claves, passwords, bandas magnéticas o sistemas biométricos.
2. Comprobante de marcación. El sistema debe poder generar un comprobante de que el registro se realizó con satisfacción, identificado en un papel, un correo electrónico o un registro visible en pantalla.
3. Generación de reportes. Los datos capturados deben poder procesarse para generar información resumida que ayude a procesos como la captura de nómina o la aclaración ante los trabajadores y otras instancias.
4. Disponibilidad del servicio. El sistema que utilices debe estar siempre disponible para que los trabajadores puedan hacer su registro en el lugar que realicen su jornada laboral.

Reduce el ausentismo a través de la productividad y la flexibilidad laboral

Al contar con un registro de las jornadas de los trabajadores podrás establecer medidas disciplinarias para que, quienes se ausenten o lleguen tarde sean alertados y eviten caer en dichos comportamientos. El simple hecho de saberse observados ayudará en cierta medida a corregir el comportamiento.

Además, con las modalidades flexibles que cada vez son más usadas por las empresas, permite que el colaborador se sienta vigilado en su quehacer diario.

Reducir el ausentismo y los retardos impacta en la productividad al disminuir los cambios en la plantilla por falta de miembros del equipo y a mantener una continuidad en los procesos productivos y comerciales.

¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre el registro de la jornada laboral?

La Ley Federal del Trabajo (LFT) de México regula de manera clara el registro y control de la jornada laboral, estableciendo los derechos y obligaciones tanto para los trabajadores como para los empleadores.

Estos lineamientos aseguran el cumplimiento de las horas de trabajo, descansos y otras disposiciones relacionadas. A continuación, se resumen los puntos clave:

¿Cuántas horas se puede trabajar en una jornada laboral?

De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo (LFT) de México, las jornadas laborales se dividen en tres tipos, y cada una tiene un límite de horas de trabajo:

• Jornada Diurna: es la que ocurre entre las 6:00 y las 20:00 horas, y la duración máxima es de 8 horas por día, es decir, un total de 48 horas por semana.
• Jornada Nocturna: esta jornada abarca el horario de 20:00 a 6:00 horas, con una duración máxima de 7 horas diarias, lo que suma 42 horas a la semana.
• Jornada Mixta: combina horas diurnas y nocturnas, pero el tiempo nocturno no debe exceder de 3.5 horas. En este caso, la jornada puede durar hasta 7 horas y media por día, o un total de 45 horas semanales.

Además, si el trabajador realiza horas extras, puede trabajar un máximo de 3 horas adicionales al día, hasta 3 veces por semana.

Estas horas extras deben pagarse con una tarifa mayor: las primeras 9 horas extras de la semana se remuneran al 200% del salario, y cualquier hora extra adicional se paga al 300%.

Estas regulaciones buscan proteger la salud y el bienestar de los trabajadores, garantizando límites razonables en las horas de trabajo.

Sanciones en la jornada laboral de acuerdo a la Ley de la Ley Federal del Trabajo

Obligaciones y derechos de los patrones

La LFT establece que los patrones tienen la obligación de pagar completo el salario al trabajador. También se establece que dicho salario no puede verse reducido bajo ninguna causa arbitraria. Por ello, si el patrón requiere descontar días no trabajados, debe contar con la evidencia pertinente.

El patrón debe expedir, al menos cada 15 días, y a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido.

El incumplimiento a las normas relativas a la remuneración del trabajo, la duración de jornadas y descansos, contenidas en cualquier contrato laboral se sanciona con multas entre 50 y 250 veces la unidad de Medida y Actualización.

Obligaciones y derechos de los colaboradores

La LFT también le otorga derechos y obligaciones al trabajador. En tema de la jornada laboral, el trabajador debe cumplir las disposiciones de las normas de trabajo que le sean aplicables como el horario acordado con el patrón.

También está obligado a asistir puntualmente y a dar aviso inmediato al patrón, salvo caso fortuito o de fuerza mayor, de las causas justificadas que le impidan acudir a su trabajo.

Faltar al trabajo sin causa justificada o sin permiso del patrón se le puede sancionar descontando el día no laborado y, en caso de reincidencia, con el levantamiento de un acta administrativa.

Tipos de sistemas para el registro de asistencia de personal

A través del tiempo, las herramientas para controlar la asistencia laboral de los trabajadores se han venido ampliando y perfeccionando. En la actualidad podemos contar con diversos métodos, entre los que destacan:

• Registro manual con hojas en papel: Esta es una solución práctica y económica vigente en algunas empresas. Se trata de plantillas impresas colocadas en la entrada del lugar de trabajo, donde el trabajador apunta el momento de entrada y salida en la casilla correspondiente.

• Registro con hojas de cálculo: Una evolución del método anterior fue trasladar dichas plantillas a programas como Excel (hojas de cálculo). El registro sigue siendo manual, pero el sistema permite generar ciertos análisis que ahorran tiempo y se gana eficiencia en su gestión.

• Máquinas para checar sin análisis de datos: Es un método que se sigue empleando mucho. Los trabajadores pasan una tarjeta con banda magnética por un lector y éste registra tanto la entrada como la salida.

• Sistemas de control biométricos: Estos sistemas emplean lectores de alguna característica física como la huella dactilar, pupilas, reconocimiento facial o tono de voz. De esta manera se registra de manera inequívoca a la persona, evitando fraudes.

• Reloj checador digital: De las herramientas más completas con las que contamos en la actualidad son los software de control horario o checadores digitales.

Errores más comunes en el control de asistencia

Cuando se cuenta con un grupo de colaboradores pequeño, el implementar un registro de asistencia de personal no es una tarea compleja. Pero conforme el número de empleados aumenta, el control se puede complicar.

Problemas como descuentos de horas a personas que si trabajaron pueden presentarse. Algunos de los errores que se pueden tener al controlar el registro de entradas y salidas son:

Utilizar herramientas obsoletas incapaces de registrar la asistencia diaria y por horas

El uso de herramientas como las plantillas impresas o los formatos en Excel son soluciones prácticas pero que están sujetas a errores humanos. Primero porque falle el registro de la entrada o salida y, segundo, porque en ocasiones esta información se traslada al sistema de nóminas u otros donde se procesa la información.

Olvidar checar en la entrada y la salida del trabajo

Uno de los errores que más se repiten es que a los trabajadores se les olvida registrar su entrada y/o su salida. Para ello sería necesario estar recordando al equipo que debe realizar su registro o bien, contar con un software de registro que a través del mismo celular de la persona se pueda realizar el registro.

Usar procesos complejos para registrar la asistencia de los empleados

Otro error común es que el registro de la entrada es un proceso difícil de realizar. Algunas empresas les piden a sus trabajadores que anoten la hora de entrada, su firma, presenten una identificación al guardia, reporten su estado de salud y sigan el protocolo para el COVID. Este largo proceso incomoda a los trabajadores, haciendo que puedan presentarse omisiones o errores en el registro.

La mayoría de estos errores se pueden solucionar implementando un software de registro de asistencia de personal ya que se automatizan los procesos haciéndolos más rápidos, sencillos y a prueba de errores humanos. Veamos algunas ventajas más de la implementación de este tipo de herramientas.

Ventajas de un software de registro de asistencia de personal

El control de la geolocalización y el registro horario

Una de las grandes ventajas que aporta un software para el control de entradas y salidas del personal es el uso de la geolocalización, ya que permite detectar el lugar desde donde la persona esta registrando su entrada/salida.

Si todos tus trabajadores laboren en una sola ubicación sin necesidad de moverse, la geolocalización no tiene mayores ventajas.

Pero si cuentas con personas que se mueven en sus labores, que realizan su trabajo en diferentes ubicaciones, o que trabajan en modalidad híbrida o teletrabajo, es muy útil.

El registro de asistencia de personal en el home office o teletrabajo

¿Qué dice la Ley Federal de Trabajo sobre el home office?

En enero del 2021 entró en vigencia lo que se conoce como la Ley Home Office. Se trata de una adición a la LFT donde se establece que el home office es «una forma de organización laboral subordinada que consiste en el desempeño de actividades remuneradas, en lugares distintos al establecimiento o establecimientos del patrón».

Obligaciones de los patrones respecto al Home Office

Existen diversas obligaciones estipuladas por la ley que deben cumplir los patrones. Pero las que tienen que ver con el cumplimiento de la jornada son:

1. Establecer bajo contrato la naturaleza del trabajo a realizarse, el tiempo que se requiere como jornada laboral y la manera en que se distribuirán los horarios.
2. Descripción y monto que el patrón debe pagar al colaborador por los servicios en el domicilio relacionados con el home office.
3. Mecanismos de contacto y supervisión entre el trabajador y sus líderes.
4. Respetar el derecho a desconexión que tienen los trabajadores, por lo que deben quedar claros los horarios de trabajo.

La LFT sobre la gestión de turnos

Toda empresa busca maximizar el tiempo de su recurso más valioso que es el talento humano. Por ello algunas empresas emplean el trabajo a turnos, donde los colaboradores ocupan sucesivamente los mismos puestos de trabajo.

En esta modalidad, el trabajador presta sus servicios en horas diferentes en periodos determinados por días, semanas o meses.

Horas extras

Hemos mencionado ya que es importante el control de las horas extras. Estas horas se deben pagar según lo estipulado por la LFT. Pero en este apartado queremos hablar a detalle de esta labor importante y que se soluciona con un adecuado control del registro de asistencia de personal.

Horas extra dobles y triples

La LFT establece que se pueden trabajar horas extra a la jornada laboral pactada entre trabajador y patrón por cuestiones extraordinarias y que se deben pagar con un ciento porciento más del salario que corresponda a las horas de la jornada.

¿Cómo se integran las horas extras en el salario?

Pongamos un ejemplo muy sencillo. Supongamos que una persona percibe $12,000 en el mes y tiene 3 horas extra acumuladas en una jornada diurna. Se deben dividir los $12,000 entre 30 para conocer su sueldo diario ($400 por día).

Al ser su jornada totalmente diurna. Se dividen los $400 entre 8 horas ($50 por hora). Por lo tanto, cada una de las 3 horas extra deberá ser pagada a $100.

¿Qué otras funcionalidades puede ofrecer un software de registro de asistencia de personal?

Para terminar de redondear todas las ventajas que aporta un sistema digital de registro de asistencia de personal, mencionaremos otras funcionalidades con las que cuentan la mayoría de este tipo de software:

• Sólo para checar: una de las grandes ventajas de un software de control de asistencia es que se pueden generar los registros desde cualquier ubicación, empleando cualquier dispositivo (computadora, celular o tableta) y en tiempo real.

• Gestión y cálculo de horas extras: al sistematizar el proceso, el mismo sistema puede alertar del uso de horas extra, cargas excesivas de trabajo y límites por rebasar del uso de horas extra.

• Gestión de turnos: ya vimos que la planeación y administración de los turnos puede ser una tarea compleja. Pero contando con herramientas adecuadas, dicha actividad se facilita y se hace de manera más eficiente.

• Gestión de vacaciones: además de los controles antes mencionados, un software de gestión de vacaciones. te permite administrar las vacaciones de los trabajadores de manera que puedas evitar solapamientos entre los colaboradores.

Si quieres llevar un buen control de asistencia de tus empleados, pide una demo gratuita.

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