Guía sobre cómo crear un organigrama de empresa

24 de junio, 2024

La estructura de la plantilla de una empresa tiene una gran importancia estratégica para las empresas. Por lo general, son las áreas de recursos humanos las responsables de seleccionar el modelo de organigrama de empresa adecuado.

Aunque hablar de la estructura organizacional o del organigrama de una empresa no es nada novedoso, lo cierto es que con frecuencia encontramos profesionales de RRHH que se cuestionan:

¿Qué es el organigrama de una empresa?

Como ya sabrás, un organigrama de empresa es una representación gráfica de la estructura organizacional que conforma la entidad.

De acuerdo con los criterios que establece la Dirección General y las políticas dictadas por recursos humanos, el organigrama permite identificar, entre otras cosas:

1. Las cadenas de mando.
2. Los diferentes departamentos o áreas en los que se dividen las funciones.
3. La manera en que se agrupan las personas.
4. Las vinculaciones jerárquicas de la plantilla.

De esta forma, el organigrama de empresa define las bases de la organización y ofrece información relevante relacionada con el negocio y sus personas.

¿Puede una empresa tener varios organigramas?

Dado que el organigrama de empresa es la representación gráfica de la estructura de una empresa, es posible que una empresa tenga varios. Mientras más grande sea la estructura, mayor cantidad de departamentos existirán.

Por eso, suelen generarse varios organigramas divididos por departamentos o áreas funcionales.

No debemos confundir el organigrama con la cadena de mando. La cadena de mando es una sola y esta no puede duplicarse o no deben generarse dos o más diferentes.

¿Para qué sirve un organigrama de una empresa?

Cuando se diseña la estructura organizacional de manera digital, la tarea se simplifica mucho.

Sin importar el tamaño de tu empresa, podrás obtener un organigrama detallado y a medida en pocos clics y con actualización constante.

Diferencia entre organigrama tradicional y digital

El organigrama tradicional se realiza en una hoja diseñando las casillas que representan los puestos, y las líneas entre ellos que representan la relación entre cada posición. Esta tarea se vuelve compleja.

Por otro lado, el organigrama digital se diseña con la ayuda de un software especializado. La gran ventaja es que aporta funcionalidades que ayudan en el diseño y que se puede mantener actualizado de manera constante.

Beneficios de incorporar un software con organigrama

Contar con un organigrama de empresa ayuda a los encargados de los recursos humanos a visualizar a las diferentes personas encargadas de impulsar cada tarea en la organización.

Además, podrás identificar los diferentes grados de responsabilidad y el flujo de comunicación interna que puede existir.

El hecho de hacerlo digital te aporta otros beneficios adicionales, como:

1. Mantener actualizado el organigrama con roles, responsabilidades y datos de cada trabajador.
2. La información del organigrama se respalda en la nube, con lo que se evita el riesgo de pérdida de datos.
3. Se puede crear el organigrama sin necesidad de conocimientos previos de diseño.
4. Las personas autorizadas pueden consultar el organigrama desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

¡Suena bastante interesante! ¿No crees?

Más adelante te aportaremos algunos tips para evaluar y seleccionar el software adecuado. Por lo pronto, sigamos comprendiendo la utilidad del organigrama de empresa.

Pasos para hacer un organigrama de empresa

A continuación, te contamos cuáles son los pasos básicos para crear un organigrama de empresa:

1. Identifica los roles y puestos clave: es importante tener claridad sobre los diferentes roles y puestos que existen en la empresa. Esto implica identificar los departamentos, posiciones y relaciones jerárquicas entre ellos.
2. Determina la estructura organizativa que se ajuste mejor: puedes optar por una estructura funcional, divisional, matricial u otra variante. Siempre según los objetivos y la naturaleza de la organización.
3. Elige el tipo de organigrama: que se adapte mejor a tu empresa y a la información que deseas representar.
4. Establece los niveles jerárquicos: desde la alta dirección hasta los niveles operativos. Estos niveles reflejarán la estructura de autoridad y toma de decisiones.
5. Dibuja los cuadros y las conexiones: utiliza software de diagramas o herramientas de diseño para crear los cuadros que representarán a cada puesto o departamento en el organigrama. Conecta los cuadros mediante líneas que muestren las relaciones jerárquicas y de supervisión.
6. Agrega la información relevante: dentro de cada cuadro del organigrama, incluye el nombre del puesto, el nombre del empleado que ocupa ese puesto. Y, si es necesario, otra información relevante como títulos, funciones principales o ubicaciones físicas.
7. Revisa y ajusta el organigrama: una vez que hayas completado el organigrama, revísalo para asegurarte de que refleje la estructura y las relaciones dentro de la empresa. Realiza los ajustes necesarios para mejorar la legibilidad.
8. Distribuye y actualiza el organigrama: una vez que el organigrama esté finalizado, compártelo con los miembros relevantes de la organización, como los empleados o los departamentos involucrados. Asegúrate de mantener el organigrama actualizado.

Principales objetivos de un organigrama de empresa

Podemos citar diversas funciones para las cuales, como profesionales de los recursos humanos, nos sirve tener un organigrama de empresa.

Recordemos que la definición de la estructura organizacional no sólo es una herramienta para el uso del área de recursos humanos. De hecho, todos los miembros del equipo encontrarían una utilidad en ella.

Veamos cinco objetivos principales del organigrama de una empresa:

Ordenar la empresa según su estructura

El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizacional. Una de sus funcionalidades es permitir identificar en una vista cómo se encuentran distribuidos los departamentos.

Facilitar y mejorar la comunicación

Cuando un empleado requiere cierto servicio interno, es más fácil buscar en el organigrama y ubicar a la persona responsable de la función.

Por otro lado, si recursos humanos necesita contactar a una persona, pueden buscar en el organigrama. Así pueden ubicarla y conocer el área en la que se encuentra y su horario.

Aumentar la efectividad de los empleados

Contar con un organigrama público y actualizado sirve como motivación para tus empleados. Mejor aún, si cada vez que se tiene una vacante se busca cubrir con promociones internas.

Los colaboradores, al saber de las promociones y al conocer el organigrama, se pueden dar una mejor idea de las oportunidades de crecimiento que pueden tener en tu organización.

Facilitar la asignación de tareas

La asignación de tareas y proyectos es una tarea que se vuelve compleja conforme las empresas van creciendo. Sin embargo, un organigrama de empresa ayuda en esta asignación haciendo la tarea más sencilla.

Al identificar los objetivos que tiene cada departamento, podrás detectar a cuál de ellos le correspondería la tarea.

Una vez identificado el departamento, puedes analizar a cada miembro del equipo y ver quién tiene las competencias necesarias para realizar la actividad.

Definir objetivos claros

Al contar con una estructura clara y definida, les puedes asignar objetivos claros a cada área o departamento. Así enfocas mejor a cada equipo y las personas pueden conocer lo que se espera de su trabajo.

Tipos de organigrama de una empresa

Existen distintos tipos de organigrama y la elección entre ellos está sujeta a la perspectiva de cada organización.

Es necesario que, desde el área de RRHH, se haga una evaluación de las necesidades de tu empresa para seleccionar aquella que sea más adecuada en cada caso.

Ahora nos centraremos en los tipos de organigrama de una empresa más empleados en la actualidad.

Organigrama vertical

Este tipo de organigrama de empresa es considerado el más clásico. La estructura se va representando de los niveles superiores a los inferiores.

El CEO o Director está en la parte superior y el resto de posiciones se subordinan a él. Por su diseño, la estructura es rígida en cuanto a autoridad y responsabilidad.

Como es sencillo de entender, el organigrama vertical es de los más empleados en las organizaciones a nivel mundial. Tiene la ventaja de poder aplicarse para empresas de distintos tamaños e industrias.

Organigrama horizontal

El organigrama horizontal se representa de izquierda a derecha.

Los puestos con mayor mando y responsabilidad aparecen en el extremo izquierdo y las siguientes escalas jerárquicas se van desplegando hacia la derecha.

Esta estructura da formalidad a la empresa, pero también incentiva los vínculos horizontales. Es decir, facilita la comunicación entre personas y genera una cultura participativa.

Organigrama funcional

El organigrama funcional es un tipo de estructura vertical que se configura a partir de las funciones. Este organigrama parte de un CEO o Director General y, después, se divide en áreas o departamentos.

Por ejemplo, se define la posición del Director General y se divide la empresa en tres departamentos:

• Administración
• Operaciones
• Comercial

Los puestos se ordenan de acuerdo a la descripción de funciones que se necesitan cubrir en cada uno. Así los colaboradores ocupan las posiciones de acuerdo a sus capacidades.

Organigrama híbrido

El tipo de organigrama híbrido fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de áreas principales que actúan como líderes y que se muestran bajo la estructura vertical de arriba a abajo.

De manera horizontal se hace una segunda división mostrando los departamentos que cruzan y componen cada área.

Es un tipo de organigrama muy común para organizaciones de gran tamaño y con múltiples funciones.

Problemas comunes del organigrama de empresa tradicional

Para diseñar un organigrama que te aporte todos los beneficios de los que hemos hablado se deben cuidar cinco aspectos relevantes:

1. Tener claras las necesidades de la empresa.
2. Establecer una cadena de mando.
3. Segmentar los departamentos.
4. Definir y asociar las diferentes tareas y responsabilidades.
5. Establecer el ámbito de control.

Evita inconvenientes

Cuidar estos aspectos es clave para tener un buen diseño del organigrama. Si alguno de los puntos anteriores no se realiza de manera adecuada, pueden surgir problemas con el organigrama planteado.

Algunos de los problemas más comunes que se llegan a presentar son:

• El copiado de la estructura de otras empresas sin considerar las necesidades de la nuestra.
• No tener claridad en cuanto a la asignación de tareas y/o funciones.
• Definir los nombres de los puestos sin contar con los objetivos y los procesos.
• Estructurar con base a las personas y no a las tareas. Es decir, se contrata a la persona y luego se crea el puesto alrededor de lo que sabe hacer.
• Centralizar el poder en unas cuantas posiciones.
• El sistema de información de gestión no se ajusta a la estructura de la organización.
• No adaptar la estructura de la empresa cuando los objetivos de la misma se ven modificados.
• No actualizar el organigrama y dejar que la inercia prevalezca.

Importancia de una estructura organizacional definida desde RRHH

Te vamos a explicar el porqué debe ser el área de Recursos Humanos la que gestione el diseño y la actualización del organigrama de una empresa.

¿Qué define este organigrama?

El organigrama se dicta desde la Dirección de la empresa. De manera general, lo que se establece es la división de los departamentos y las líneas de mando.

A continuación, es el área o departamento de recursos humanos el responsable de organizar y gestionar dicho organigrama funcional.

Y con ello debe administrar las jornadas de trabajo y el control de horario de trabajo y descanso.

Mejora del control de asistencia

El contar con un organigrama actualizado va a permitirle a los responsables de recursos humanos, tener un mejor control de asistencia.

Estas se podrán valorar divididas desde cada departamento para detectar dónde se están presentando mayores incidencias y tomar las medidas necesarias.

Este beneficio se potencializa cuando se emplea un software integral que permite el diseño de tu organigrama por un lado, y cuenta con la función de control de entradas y salidas por el otro.

Control de las vacaciones

Al tener claras las divisiones de funciones, se facilita la asignación de periodos de vacaciones. Recuerda que estos días se otorgan de acuerdo a cómo los solicitan los trabajadores.

Aunque, también empatando con las necesidades de la empresa y que no se empalmen con periodos solicitados por otros.

Registro de las horas de trabajo

Sumado al control de asistencia, el organigrama también te ayuda a registrar las horas de trabajo. Al conocer las jornadas por departamento, es más fácil analizar si alguien se encuentra fuera de su horario.

También te permite analizar las horas extras y determinar los departamentos que pueden generarlas, para ejercer un mayor control.

Si has llegado a este punto de la lectura, de seguro estarás convencido de contar con tu organigrama o de digitalizar el que ya tienes. Regresemos al tema de las herramientas online para el diseño de los mismos.

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¿Qué software se adapta más a mi empresa?

Al momento de seleccionar un software que te permita diseñar y gestionar tu organigrama debes tomar en cuenta varios aspectos.

Las funcionalidades que consideramos debe tener un buen software para la gestión de tu estructura organizacional son:

Ordena la información de forma más visual

No es solo que te permita hacer diseños llamativos y profesionales, sino también que muestre la información ordenada y fácil de detectar.

Recuerda que debemos poder ver en un sólo vistazo la estructura, los miembros del equipo, los horarios de su jornada, entre otras cosas.

Permita exportar documentos en varios formatos

Al digitalizar el organigrama se facilita la gestión del mismo.

Sin embargo, las consultas no siempre se hacen de manera digital, por lo que es necesario que se pueda exportar a otro tipo de documentos. Lo básico es que te permita guardar en documentos imagen (jpg o png) y en pdf.

Cuente con herramientas para crear un organigrama intuitivo

La facilidad de uso del software es otro tema que debes considerar. Lo que se quiere es facilitar la creación de los organigramas, empezando por la misma herramienta de diseño.

Cuente con una óptima atención al cliente

Por lo general, pueden surgir dudas o errores sobre ciertas funcionalidades del software. Por ello es necesario que exista un equipo de atención al cliente que puedan aclararte todas las preguntas y resolver cualquier problema.

Sesame HR: controla el organigrama de empresa con un software de RH

Existen varios software para diseñar organigramas. Sin embargo, queremos mostrarte los beneficios de uno de los más completos en el mercado:

Se trata de Sesame HR, software integral especializado en recursos humanos. Estas son algunas de las características con las que cuenta esta herramienta:

Un software especializado mejor que Word y Excel

¿Has intentado clavar un clavo con un atornillador? Sería lo mismo si quisieras usar una hoja de cálculo o un editor de textos para diseñar un organigrama. Lo puedes lograr, pero vas a emplear mayores recursos de tiempo y económicos, con un resultado poco óptimo.

Sesame HR es un programa que cuenta con una función especializada para diseñar y gestionar el organigrama de una empresa. Si tu organización tiene más de 100 empleados, esta es la solución ideal.

Podrás ver en una sola imagen:

• La escala jerárquica
• Los puestos
• Nombres de quienes los ocupan
• Horarios y mucha información más que consideres necesaria.

Pero una ventaja mayor de Sesame HR es que integra diversas funciones de recursos humanos. Nuestro software además te permite llevar el control de asistencia, gestión de las vacaciones, asignar tareas y proyectos, controlar horas extra y muchas más.

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Crear organigramas de manera rápida

La aplicación es muy sencilla de utilizar. No necesitas conocimientos de diseño ni de uso de herramientas complejas.

En pocos clics puedes generar tu organigrama y modificarlo las veces que necesites hacerlo.

Mantén actualizados a los empleados

Dado que la información se guarda y actualiza en línea, es más sencillo mantener actualizado el organigrama.

Diseño comprensible para toda la empresa

Todas las personas podrán entender el diseño del organigrama de empresa y tener acceso a la información, dependiendo de los privilegios otorgados.

Las consultas las podrán realizar en cualquier momento y desde cualquier celular, tableta o computadora con internet.

Incorpora un organigrama en tu empresa

Te hemos mostrado los beneficios de contar con un organigrama de empresa. Y además te hemos explicado las bondades de hacerlo con una herramienta digital, ¡hazlo con Sesame HR pidiendo una prueba gratis!