Guía de la NOM 037: todo sobre la ley de teletrabajo en México 

9 de diciembre, 2022

¿Cuál es el objetivo de la ley? ¿De qué consta esta norma? ¿Para quién aplica? ¿Cuándo entrará en vigor? Esta guía de la NOM 037 te ayudará a conocer todos los aspectos relevantes que envuelven a la norma del teletrabajo.

La NOM 037 está causando revuelo entre las empresas que cuentan con colaboradores que laboran en formatos de trabajo remoto. Esta norma obliga a las organizaciones a dotar los hogares de estos trabajadores a distancia del equipo necesario para su labor.

Regular el teletrabajo es un verdadero reto. Y en este sentido el cumplimiento de la NOM 037 no será una tarea sencilla. Por ello es que las empresas deben empezar a prepararse ya que en algunos meses estará en pleno vigor.

¿Cuáles son los objetivos de la NOM 037?

El proyecto de norma PROY-NOM-037-STPS-2022 «Teletrabajo: condiciones de seguridad y salud en el trabajo» fue publicado en el Diario Oficial de la Federación, el 15 de julio de este año.

La norma fue impulsada por la Secretaría de Trabajo y Previsión Social (STPS). Su objetivo es establecer las condiciones de prevención para evitar posibles riesgos físicos, ergonómicos y psicosociales para quienes cuentan con empleo home office.

La reglamentación de las condiciones laborales y los factores de riesgo se inició con la NOM 035. La NOM 037 viene a complementar dicha norma enfocándose en las condiciones específicas del teletrabajo.

De acuerdo con datos del INEGI, alrededor del 23% de los puestos laborales en México son susceptibles de realizarse en teletrabajo. Por ello se estima que la norma pueda beneficiar a más de 13 millones de trabajadores.

La importancia de la norma se acentúa más si consideramos que se estima que para el 2030 el trabajo remoto crecerá 30% a nivel mundial.

¿Qué empresas deben cumplir con la NOM 037?

La NOM 037 aplica a todas las empresas que tengan personas con actividades en trabajo remoto dentro de la República Mexicana.

Conforme a la ley, se considera que un colaborador labora bajo esta modalidad cuando trabaja más del 40% del tiempo de su jornada en un sitio distinto al centro de trabajo de la organización.

Además, para desempeñar su labor, el empleado en home office debe hacer uso de herramientas y tecnología de la información.

¿Qué es un empleo home office?

Durante la crisis sanitaria que vivimos en el 2020, muchas empresas tuvieron que afrontar al teletrabajo como una opción laboral. Dado que para muchos el formato fue exitoso, se vio la necesidad de regular este formato.

En el 2021 se reformó la Ley Federal del Trabajo (LFT) en su artículo 311, que se llega a conocer como «ley teletrabajo«.

En dicho artículo se establece que un empleo home office es «el que se ejecuta de modo habitual para un patrón, en el domicilio del trabajador o en un local libremente elegido por él, sin vigilancia ni dirección inmediata de quien proporciona el trabajo».

Lo que implica esta definición es que no se requiere la presencia física de los empleados en algún lugar de trabajo de la empresa. También se especifica que son las tecnologías de la información las que facilitan el contacto entre el trabajador y su supervisor inmediato.

La ley también especifica lo que se entiende por tecnologías de la información. Y menciona que se refiere a todas las herramientas que facilitan las tareas y funciones en las organizaciones, así como las que se requieren para la gestión y transformación de la información.

De este modo, las redes, el software, la infraestructura, los servicios informáticos, las aplicaciones y dispositivos son parte de estos recursos.

¿Desde cuándo es obligatorio el cumplimiento de la NOM 037?

El 1 de enero de 2023 entra en vigor la norma. Desde su publicación en el DOF (el pasado 15 de julio), deben pasar 60 días. Durante ese tiempo los empresarios, trabajadores y público en general podrá enviar sugerencias y comentarios a la STPS.

Al terminar el plazo, el comité encargado del proyecto de la NOM 037 analizará las respuestas y realizará las mejoras pertinentes. Con ellas, buscará que todos los involucrados aprueben el dictamen.

Lo que es una realidad es que el próximo año estará entrando en vigor esta nueva norma.

¿Qué tipo de contrato se necesita para hacer teletrabajo?

Como todo trabajo, el teletrabajo requiere formalizarse mediante un contrato escrito. Esto es tanto si se hace onboarding de empleo home office como si un trabajador presencial pasa a hacer actividades en remoto.

El contrato debe contener los siguientes aspectos:

• La naturaleza y características específicas del trabajo que se va a realizar.
• El monto del salario, así como la periodicidad, las fechas, lugar y forma de pago.
• Equipo, herramientas e insumos de trabajo que se requieren para laborar. Se deben incluir los recursos para cumplir las obligaciones de seguridad y salud que se determinan para la modalidad de teletrabajo.
• Mecanismos y canales de contacto para comunicar al colaborador con sus líderes.
• Descripción y monto que el jefe debe pagar al trabajador por los servicios en el domicilio relacionados con el trabajo remoto.
• La duración y la forma en que serán distribuidos los horarios laborales.

Esta modalidad puede formar parte del contrato colectivo de trabajo entre sindicatos y empresas. La empresa deberá facilitar los mecanismos de comunicación y difusión de manera remota necesarios.

Es responsabilidad de la organización garantizar que su personal que trabaja en home office conozca los procedimientos de libertad sindical y negociación colectiva que se pueden llevar a cabo.

Por último mencionar que si la empresa no cuenta con este tipo de contrato, deberá incluir el teletrabajo en su reglamento interior de trabajo.

Obligaciones de la empresa tras la NOM 037

Recordemos que el objetivo de la NOM 037 es proteger la salud de los trabajadores que laboran en home office, al menos 40% de su jornada total. Dentro de las obligaciones que los patrones deben contemplar están:

• Llevar un listado de colaboradores actualizado que estén en la en teletrabajo.
• Acordar las condiciones mínimas que deben tener el o los lugares desde donde va a laborar.
• Contar con una política de teletrabajo y difundirla. Dicha política deberá:
  • Prevenir riesgos.
  • Promover perspectiva de género.
  • Conciliar la vida personal.
  • Evitar el aislamiento.
  • Cuidar la igualdad de derechos.
• Informar a los trabajadores los riesgos y exposición a factores que conlleva el trabajar en esta modalidad.
• Validar la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el teletrabajo y cumplirlas.
• Hacer una visita al lugar de trabajo en donde se teletrabaja o que el trabajador llene la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud.
• Documentar el proceso de implementación del teletrabajo. Aquí se deberá describir el canal de comunicación, manera de supervisar, causas para asistir presencial, etc.
• Entregar herramientas e insumos para desempeñar su trabajo: silla ergonómica, equipo de trabajo y aditamentos para garantizar condiciones ergonómicas.
• Documentar y comunicar los programas de mantenimiento a equipos para el manejo de las tecnologías de la información.
• Dar capacitación sobre esta modalidad y sus condiciones de seguridad y salud.
• Dar seguimiento a los accidentes sufridos y reportados en el lugar que se hayan generado.
• Citar a trabajo presencial cuando el trabajador informe sobre condiciones o alteraciones que justifiquen el cambio.
• Compartir la documentación con las instancias que así lo requieran (listas del personal en teletrabajo o de verificación de las condiciones, evidencia fotográfica y aquella que compruebe la entrega del equipo).
• Contar con canales de atención para casos de violencia familiar.

¿Qué son las guías de referencia de la NOM 037?

En el proyecto de la NOM 037 se incluyen cinco guías de referencia. Estas guías son una referencia para elaborar ciertos procesos que se requieren para el cumplimiento de la norma.

Las guías de referencia de la NOM 037 son:

1. Lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el lugar de trabajo

En esta guía se dan ejemplos de preguntas para integrar el contenido de una lista de verificación que se aplicará al colaborador que desea laborar en formato de teletrabajo o ya lo está haciendo.

Estas preguntas se presentan a manera de ejemplo y no son limitativas a las que deben formularse.

2. Selección de candidatos para el teletrabajo

Como todas las guías de referencia, esta cuenta con datos informativos pero no de cumplimiento obligatorio. Esta guía presenta una orientación para que la empresa determine si sus colaboradores o los puestos de trabajo son candidatos para el trabajo remoto.

3. Recomendaciones de actividades previas a teletrabajar

Esta guía es corta y está dirigida a las personas que van a laborar en modalidad home office. Presenta seis actividades que se recomiendan realizar antes del inicio de la jornada de trabajo.

4. Política de teletrabajo

En esta guía se dan ejemplos relacionados con el contenido de la política de teletrabajo. La guía da especial énfasis en los puntos que se deben cuidar para cumplir con lo estipulado en la NOM 037.

5. Recomendaciones para seleccionar una silla ergonómica

Esta última guía presenta tips y recomendaciones para la selección de una silla adecuada para el teletrabajo. También presenta recomendaciones sobre las posturas que el trabajador debe tomar para trabajar y cuidar su salud física.

Todas estas guías se pueden encontrar al final del proyecto de norma de la NOM 037 en el DOF del 15 de julio de 2022.

Avances de la NOM 037

A pesar DE los meses que han pasado desde la publicación del proyecto de norma, el 83% de los trabajadores desconocen la misma. El 61% de las empresas no han elaborado o comunicado su política de teletrabajo.

Estos datos los arrojó un sondeo realizado por OCC Mundial sobre la NOM 037. También se menciona que el 40% del personal están en alguna modalidad de home office pero un 33% de los encuestados desconoció cuántos trabajadores hacían home office.

Sólo el 28% de los encuestados mencionó que la empresa aporta algún insumo para el desempeño del trabajo remoto. Entre los insumos que más se mencionaron se encuentran:

• Equipo de cómputo (95%),
• Pago de internet (33%),
• Línea telefónica (29%),
• Mecanismos de seguridad informática (28%),
• Sillas ergonómicas (24%),
• Pago de energía eléctrica (22%).

Como podemos ver, aún existe un trecho amplio para que las empresas puedan cumplir con lo establecido en la NOM 037. El tema es que los plazos se acortan y aún queda mucho por resolver y avanzar.

Software para cumplir con la Ley

Cumplir con la NOM 037 puede ser más fácil si empleamos las herramientas pertinentes. Apoyarnos en software especializado en gestión de recursos humanos optimiza los procesos del área gracias a la automatización y la inteligencia artificial.

Por ejemplo, la norma menciona que las empresas deben contar con una lista de las personas que laboran en formato de teletrabajo. Dicha información se puede obtener rápidamente a partir de una base de datos de todos tus trabajadores.

Otro requerimiento es la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en el lugar del teletrabajo. Gracias a un software especializado puedes realizar la verificación de manera digital y a distancia.

Además, la misma plataforma se convierte en un canal de información entre la empresa y el teletrabajador. Por medio de la misma se pueden gestionar horarios, enviar comunicados, compartir documentos y archivos y muchas otras funciones más.

Cumple la NOM 037 gracias a Sesame HR

Ya que hablamos de tecnología, te queremos proporcionar información sobre una de las mejores herramientas digitales para optimizar las actividades del área de Recursos Humanos.

Estamos hablando de Sesame HR, un software especializado que cuenta con diversas funciones que te ayudarán a cumplir con la NOM 037 de forma eficaz.

Hemos hablado de dos ejemplos con los listados que solicita la norma y que se pueden solucionar con el uso de tecnología. Con Sesame HR puedes generar ambas listas sin mayores problemas.

Base de datos del empleado para la NOM 037

La lista de los trabajadores la obtienes a partir de la base de datos centralizada de colaboradores. En ella puedes registrar a toda tu plantilla con las especificaciones de su puesto, tipo de jornada laboral, horarios y la modalidad en que trabaja.

Como tu base de datos se actualiza en tiempo real, tu listado estará actualizado para el momento en que la autoridad te lo pudiera requerir.

La verificación de los lugares de trabajo la puedes realizar a distancia. Le puedes solicitar al trabajador que haga la supervisión de su lugar de trabajo. La persona llenará un formulario y podrá anexar imágenes de la evidencia requerida.

Además, tus trabajadores podrán registrar sus entradas y salidas para gestionar sus horarios. Como la marcación es geolocalizable, podrás comprobar que labora desde los lugares que de modo previo fueron supervisados.

Trabajo para modalidades híbridas

Con Sesame HR puedes llevar el registro de los días y horas que los colaboradores están trabajando en home office. Cuando se labora en modalidad híbrida, te sirve para comprobar que se excede o no el 40% del tiempo que marca la norma.

Además, uno de los puntos que la NOM 037 establece es que se debe proporcionar de herramientas que faciliten la comunicación. Sesame HR cuenta con tableros donde las personas pueden saber quién esta laborando en el momento y bajo que modalidad se encuentra.

Esta aplicación te ayudará a reducir el sentimiento de aislamiento que un teletrabajador puede llegar a sentir. Puedes enviar notificaciones a los colaboradores en home office para una rápida interacción.

Flexibilidad de horarios

Con Sesame HR tus colaboradores podrán enviarte solicitudes de teletrabajo indicando los días en que quisieran trabajar en esta modalidad. Los supervisores podrán gestionar el calendario laboral permitiendo la flexibilidad sin incumplir las normas del teletrabajo.

Cuando los trabajadores se encuentren en trabajo remoto, se verán en color diferente dentro de tu panel de control de colaboradores. Así podrás identificarlos y mantener una comunicación fluida.

Si requieres que una persona en trabajo remoto autorice ciertos documentos, puedes emplear la función de firma electrónica. De esta manera la firma se mantiene certificada y segura.

Informes de Recursos Humanos

A partir de la información que se genera en el día a día de tu operación, Sesame HR te permite integrar información para generar reportes. Estos te permitirán analizar patrones y tendencias en las jornadas de home office.

También puedes aplicar encuestas de satisfacción para ir valorando el sentir de las personas que laboran en teletrabajo. De esta manera podrás monitorear su salud psicoemocional.

Recuerda que el no contar con herramientas que permitan que el trabajador se desempeñe de manera correcta desde casa puede generar una desventaja competitiva para tu empresa.

No sólo se puede ver afectada tu productividad de manera negativa. También se corre el riesgo de un aumento en la tasa de rotación o incremento de estrés por falta de integración y comunicación.Así es que te invitamos a conocer a detalle a Sesame HR. Verás como será más eficaz el cumplimiento de la NOM 037 mientras mantienes integrados y productivos a tus colaboradores en home office.