Guía de encuestas laborales: el lado oscuro que debes evitar

30 de agosto, 2022

Las encuestas laborales son una herramienta muy potente para las áreas de Recursos Humanos. Es gracias a ellas que podemos obtener información y opiniones de nuestros colaboradores acerca de cualquier tema.

Una de las aplicaciones más empleadas de las encuestas laborales es para realizar la medición del clima laboral. Las empresas reconocen que contar con un buen ambiente resulta clave para alcanzar los objetivos e incrementar la productividad.

Sin embargo, en muchas otras ocasiones se les presta poca atención. Existen procesos para los cuales se podrían aplicar y no lo hacemos.

También, el realizar encuestas laborales con poca planeación puede ser contraproducente. Podríamos generar escenarios de desconfianza que siempre se deben evitar.

En esta guía te vamos a presentar la información más relevante de las encuestas laborales. Revisaremos los objetivos que se pueden alcanzar.

De esta manera, detallaremos los pasos que se deben seguir para elaborarlas y mencionaremos los errores que debes evitar.

También hablaremos de los tipos de encuestas laborales, haciendo especial énfasis en las encuestas que miden el clima laboral.

Por último, veremos cómo ayuda la incorporación de herramientas tecnológicas en la aplicación de encuestas.

Así es que sin más, empecemos nuestro recorrido por este interesante mundo de las encuestas laborales.

¿Qué son las encuestas laborales?

Las encuestas laborales son herramientas de medición creadas con el objeto de conocer la opinión de los miembros de un equipo de trabajo.

Los temas sobre los que pueden tratar pueden ser muy variados:

• Clima laboral.
• Un proceso en específico,
• Un cambio o modificación que afecta las condiciones de trabajo, etc.

Las encuestas laborales buscan obtener datos que nos permiten determinar la percepción de los colaboradores en su lugar de trabajo. Podemos identificar lo que piensan del trabajo, cómo se relacionan unos con otros, o su perspectiva sobre la empresa.

Objetivos de las encuestas laborales

Como acabamos de ver, las encuestas laborales pueden aplicarse para un sin fin de temas. Sin embargo, podemos definir algunos objetivos que tienen en común todas las encuestas. Mencionaremos cuatro muy específicos:

1. Obtener datos medibles

Una encuesta de clima laboral buscan generar información a partir de preguntas concretas. No se busca entrar en detalle, sino recabar datos medibles que puedan analizarse de manera sencilla.

Por lo tanto, para generar indicadores de manera fácil se recomienda el uso de preguntas de opción múltiple o escalas de satisfacción.

2. Escuchar a los colaboradores

Otro objetivo común de las encuestas laborales es tener un mecanismo para conocer las opiniones de nuestro equipo de trabajo. El simple hecho de que los trabajadores se sientan escuchados hace que mejore el clima laboral.

Las encuestas deben traer consigo acciones posteriores para que se demuestre que se toman en cuenta las opiniones.

3. Detectar oportunidades de mejora

Los datos que se recaben deben ser tan específicos para poder detectar problemas no perceptibles a primera vista. También funcionan para saber si alguna acción implementada en temas de Recursos Humanos está funcionando o no.  Es decir, nos ayudan a encontrar oportunidades para corregir el rumbo o continuar por la buena senda.

4. Crear estrategias de transformación

Es importante que después de tener los resultados de la encuesta, se diseñen planes de acción y se ejecuten. Sólo si se trabaja sobre los hallazgos de las encuestas es que lograremos mejorar los indicadores.

Aunque esta actividad no es parte de la encuesta, si no se realiza, el sondeo habrá sido en vano.

Cómo hacer encuestas laborales en tu organización

El primer paso para realizar buenas encuestas laborales es planearlas. Dicha planeación empieza por definir el objetivo específico de la misma.

• ¿Qué se quiere medir?
• ¿Qué información se requiere?
• ¿Qué se quiere hacer con los datos?
• ¿Qué decisiones se quieren tomar?

Una vez teniendo los objetivos se define el alcance. Esto es identificar a qué personas se va a encuestar. También debemos determinar si la encuesta tendrá una periodicidad.

Para obtener datos comparativos siempre será necesario repetir la encuesta de clima laboral con periodos definidos de tiempo.

Una vez, teniendo los objetivos se diseñan los cuestionarios laborales o preguntas. Se pueden incluir preguntas abiertas para que los colaboradores puedan expresar sus opiniones.

Pero lo ideal es tener preguntas cerradas que permitan procesar fácilmente las respuestas para convertirlas en indicadores de la situación.

Teniendo listos los cuestionarios, deberás contar con una logística de reparto o un espacio para su aplicación. En este paso se recaba toda la información posible que te ayude a alcanzar tus objetivos.

Por último se hace el análisis de la información. Se procesan los datos para convertirlos en indicadores que se puedan analizar. Con base en los hallazgos se realiza un plan de acción que mejore las condiciones que se hayan detectado con el instrumento.

Errores que debes evitar al aplicar encuestas laborales

Siempre las empresas tienen buenas intenciones al aplicar encuestas laborales. Podría ser escuchar la opinión de los nuevos empleados en su proceso de onboarding o podría ser la medición de clima laboral.

Sin embargo, el proceso podría presentar errores que te pueden llevar al lado oscuro. Es decir, si no se cuidan ciertos detalles, la encuesta podría salir contraproducente.

Podrías afectar la confianza de los colaboradores, los hallazgos de la encuesta o las estrategias que se deben implementar.

Estos son los errores más comunes que se cometen al aplicar encuestas laborales y que deberás evitar:

Aplicar tu encuesta y no hacer nada

Este es el error más recurrente. Como comentamos, no es parte integral de la encuesta, pero afecta a todo el proceso. Al aplicar una encuesta mandas el mensaje a tu equipo que los quieres escuchar.

Pero si después de ello, no haces nada, el mensaje es que no te importó lo que ellos dijeron. Esta falla afecta la credibilidad y confianza de tu equipo hacia la empresa.

No utilizar un instrumento de medición estadístico

El diseño de los cuestionarios debe realizarse de manera que los datos se puedan procesar con una validez estadística. Hacerlo de manera intuitiva hará que la información no sirva para tomar decisiones. Peor aún cuando nos lleve a tomar malas decisiones.

Medir sin una periodicidad determinada

Hay empresas que realizan mediciones sólo cuando se presentan problemas o una crisis excepcional. Otras más lo hacen en momentos de euforia por alcanzar cierto logro. Pero aún, cuando la medición se aplica una sola vez y se olvida el tema.

Es necesario determinar una periodicidad de manera que se pueda impactar de manera positiva a la cultura laboral. Este impacto se debe sostener en el tiempo y sólo lo puedes lograr dándole continuidad a tu sistema de encuestas.

No comunicar los objetivos de la encuesta

Es indispensable que antes de aplicar las encuestas laborales comuniquemos a todo el equipo el objetivo que pretendemos alcanzar.

Esto mejorará la participación en la misma y también dará claridad en el proceso. Recuerda que los malos entendidos puedan afectar los resultados de tu encuesta.

Privar a los empleados de emitir su opinión

Este punto va amarrado con el anterior. Si vas a aplicar una encuesta de clima laboral sólo a un equipo de trabajo, los miembros de otro pueden sentirse excluidos. Si vas a segmentar a los encuestados, tienes que hacerlo bajo una técnica y comunicar tu método de estratificación.

Utilizar muestras o preguntas sesgadas

A veces podemos cometer estos errores sin darnos cuenta. Por ejemplo: aplicas una encuesta de opinión sobre los servicios de onboarding y sólo responden los responsables de Recursos Humanos. Seguro habrá un sesgo en las respuestas.

Ejemplo de pregunta sesgada o tendenciosa podría ser el siguiente: ¿Consideras que los buenos empleados deberían entrar a las 10:00 am? La frase «buenos empleados» desvía la atención de los encuestados.

Por eso, debe mantenerse el enfoque en el objetivo: «¿Considera que debería modificarse el horario de entrada a las 10:00 am?

No garantizar la confidencialidad

La mayoría de las encuestas laborales requieren del cuidado de la confidencialidad de quienes responden. No es recomendable preguntar el nombre de los encuestados, o aplicar la encuesta estando los jefes o dueños de la empresa presentes.

Esto sólo sesga las respuestas y no permite conocer la opinión sincera de los trabajadores.

Dar lugar a comentarios, chismes y discursos de odio

Las encuestas de clima laboral pueden convertirse en un medio de quejas, chismes y comentarios negativos.

De nuevo, nos surge la importancia de un adecuado diseño del cuestionario que te permita conocer la opinión pero sin caer en el exceso de detalles.

No presentar datos claros y digeridos

Para que los responsables de tomar decisiones puedan generar las estrategias adecuadas, es preciso otorgarles indicadores claros.

La importancia aumenta cuando la encuesta evalúa temas delicados como el estilo de liderazgo. Si los datos no son claros, podrán ser cuestionados o invalidados.

Tipos de encuestas laborales

Gracias a la intervención de la tecnología en la aplicación de las encuestas laborales es que cada vez se emplean más para diferentes usos. Recordemos que las encuestas permiten generar una interacción con nuestros colaboradores.

Como son muchos procesos, hay que identificar qué se quiere obtener, cómo y para qué. Algunas encuestas están orientadas a conocer la experiencia del empleado.

Otras están más enfocadas en medir ciertos aspectos de la cultura organizacional, motivación, engagement, reconocimiento, etc.

Veamos algunos tipos de encuestas que tienen un uso extendido:

Encuesta de onboarding

Este cuestionario se aplica a las personas recién ingresadas a la plantilla de una empresa. Sirve para conocer las expectativas del nuevo colaborador.

Se vuelve a aplicar al final del proceso de onboarding para comparar los resultados y conocer la efectividad de los programas de bienvenida e inducción.

Encuesta de offboarding

Es un tipo de encuesta que arroja información muy importante. Esta se aplica a las personas que abandonan la empresa.

Permite identificar los factores por los cuales las personas nos abandonan y con ello evitar la rotación en el futuro.

Encuesta de bienestar

El bienestar laboral es un concepto complejo, pero se puede medir a través de este tipo de encuestas. Además nos permite identificar factores de riesgo psicosocial, que son parte del cumplimiento de la NOM 035.

Encuesta de clima laboral

Estas encuestas nos ayudan a generar una medición del clima laboral en general de una empresa. En estas encuestas se miden diversos factores como la calidad del liderazgo, la satisfacción laboral y otros. Dada su relevancia, hablaremos de ella en la siguiente sección.

Encuesta de pulso

Esta encuesta es muy parecida a la anterior con algunas diferencias. La encuesta de pulso es más corta, incluso en ocasiones puede formarse con una sola pregunta. También suele ser más frecuente y se enfoca en un objetivo muy concreto.

Como podrás notar, se pueden aplicar encuestas con objetivos muy variados. Otras más que se suele aplicar son para conocer la salud mental del equipo, para determinar las condiciones del teletrabajo, determinar competencias para un proyecto, etc.

La medición de clima laboral

El clima laboral es un factor que determina la satisfacción de los colaboradores e influye en la rentabilidad de las empresas.

Las empresas tienen la necesidad de conocer la percepción de los trabajadores respecto a sus condiciones laborales. A ello se debe la popularidad de las encuestas de clima laboral.

Una encuesta de clima laboral puede cubrir una gran variedad de temas relevantes para la empresa. Lo que se busca es obtener una opinión medible de los colaboradores para detectar oportunidades de mejora.

Entre los temas más evaluados se encuentran:

• Motivación en el trabajo.
• Liderazgo.
• Condiciones generales de la empresa.
• Sueldos y prestaciones.
• Jornadas de trabajo y horarios.
• Comunicación interna.
• Capacitación.

Al final, el realizar la encuesta de clima laboral te permite conocer el grado de compromiso de los trabajadores.

También podrás detectar los aspectos a trabajar para optimizar tus procesos de trabajo. Esto te llevará a garantizar la calidad de las condiciones de trabajo de tu gente.

Preguntas frecuentes en la encuesta de clima laboral

El tipo de preguntas que se deben hacer en una encuesta de clima laboral dependerá de los aspectos o parámetros que se quieran evaluar. A continuación, te presentamos algunos cuestionamientos a manera de ejemplo:

• ¿Dispone de las herramientas necesarias para desempeñar su trabajo?
• ¿Las decisiones que toma tu líder son justas o imparciales?
• ¿Te sientes con la libertad de expresar tus ideas a cualquier miembro de la empresa?
• ¿Consideras que los trabajadores son reconocidos por sus logros?
• ¿Las condiciones para desempeñar tu trabajo son seguras?
• ¿Consideras que tus compañeros de trabajo son conflictivos u hostiles contigo?
• ¿Se siente motivado por su líder de equipo?

Uso de software para encuestas laborales

El trabajo en el diseño de las encuestas y la logística para su aplicación son las tareas que más recursos demandan. Aunado a ello, se requiere una herramienta de análisis que permita procesar los datos y generar reportes que faciliten la toma de decisiones.

Por ello la necesidad del uso de software para encuestas que faciliten nuestro proceso.

Para seleccionar la herramienta tecnológica adecuada para aplicar tus encuestas laborales debes considerar los siguientes aspectos:

1. Intuitiva y fácil de usar para los encuestados.
2. Multidispositivo para operarse desde cualquier equipo.
3. Adaptable a las necesidades específicas de tu empresa.
4. Diseño personalizado.
5. Fácil para la aplicación de las encuestas.
6. Que cuenta con herramientas de análisis potentes.

Sesame HR: tu aliado para aplicar encuestas laborales

Un software eficaz para aplicar encuestas laborales es el de Sesame HR. Esta herramienta cuenta con todas las características enumeradas de manera previa. Además, permite conocer la opinión de los colaboradores en tiempo real, lo que puede agilizar la toma de decisiones.

Sesame HR es una herramienta que permite hacer un correcto análisis de los datos. Se pueden detectar tendencias, adelantarse a problemas y tomar decisiones que mejoren cualquier condición de la empresa.

Es una plataforma muy versátil que además te permite integrar otros indicadores de Recursos Humanos.

Diseña encuestas laborales con Sesame HR

Imagina que puedes crear encuestas laborales en 5 minutos. Con Sesame HR este tiempo se hace realidad. Gracias a que cuenta con plantillas, las encuestas se pueden diseñar muy fácil.

La aplicación de las mismas se puede programar para que les llegue online a los encuestados. Al aplicarlas de esta manera, se garantiza la confidencialidad de las respuestas.

Puedes elegir a las audiencias de las que requieres recabar la información. Las respuestas van llegando conforme se ejecutan y los datos se van procesando al momento.

Los usuarios pueden valorar con un sistema de estrellas o con estados de ánimo. Estos sistemas son muy intuitivos y prácticos.

Además, se pueden diseñar preguntas abiertas para dar oportunidad a los colaboradores a expresarse.

Abre un nuevo medio para que tus colaboradores se expresen. Implementa tu sistema de aplicación de encuestas laborales.

Podrás constatar que ayudarán a mejorar las condiciones de tu empresa y la productividad y satisfacción de tu equipo de trabajo.

¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos y procesos digitales, continúa en Sesame HR.