Sesame HRControl de asistencia
En esta guía te contamos qué dice la LFT sobre el registro de asistencia de personal y las ventajas de tener un control de asistencia en tu empresa.
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Juan Carlos Puerta
HR Consultant
12 de abril, 2022
Las áreas de recursos humanos tienen la enorme responsabilidad de optimizar el registro de asistencia de personal o control de asistencia laboral. Esto no sólo ayuda a incrementar la productividad, sino que también permite mejorar la cultura laboral y la motivación de los trabajadores.
En esta guía queremos hablar de todas las consideraciones que hace la Ley Federal del Trabajo respecto a las jornadas laborales, los retos y errores al realizar el registro de la asistencia, las herramientas que se emplean y los beneficios que aporta el digitalizar este proceso.
El registro de asistencia de personal de los colaboradores consiste en marcar el horario efectivo realizado por cada uno de los trabajadores de tu empresa. Es una actividad prioritaria en el área de recursos humanos ya que permite generar una disciplina laboral y controlar las operaciones generales de la organización.
Gracias a contar con un control de asistencia laboral, las empresas pueden evaluar si el empleado brindó sus servicios durante el horario acordado y si se laboraron más o menos horas de las establecidas.
Con esta información, tu empresa puede analizar la productividad de sus trabajadores y, además, los trabajadores tienen la seguridad del reconocimiento de su trabajo.
En México, la Ley Federal de Trabajo no establece tal cual una obligatoriedad en llevar el registro de las asistencias del personal. Sin embargo, es fundamental contar con estos controles para tener una evidencia de la jornada laboral de los colaboradores.
Más aún si tomamos en cuenta la última reforma laboral del 2019, donde se ampliaron ciertos derechos de los trabajadores como la resolución de conflictos, derechos de contratos colectivos laborales y otros.
Por ejemplo, entre las nuevas disposiciones esta la prohibición del descuento de los salarios. Si hay deducciones, se debe informar al empleado la razón de las mismas. Por ello es prácticamente indispensable contar con un reloj checador.
Muchas empresas cuentan con un reloj checador que permite el registro de las entradas y salidas de personal. Existen desde los más sencillos que funcionan a través de tarjetas, hasta los que usan sistemas biométricos que verifican la identidad de la persona. Sin embargo, no sólo basta con tener estas herramientas.
Contar con un software que centralice la información generada y permita un análisis exhaustivo de la información es una gran ventaja. Además, estos sistemas permiten conocer la información en tiempo real y desde cualquier ubicación y dispositivo.
El objetivo básico del registro de asistencia laboral es conocer el cumplimiento de la jornada laboral. Sin embargo, podemos sumar otros objetivos más, como lo son:
Para que tu proceso de registro de asistencia de personal genere la información pertinente se requiere que cuente con las siguientes características:
Al contar con un registro de las jornadas de los trabajadores podrás establecer medidas disciplinarias para que, quienes se ausenten o lleguen tarde sean alertados y eviten caer en dichos comportamientos. El simple hecho de saberse observados ayudará en cierta medida a corregir el comportamiento.
Además, con las modalidades flexibles que cada vez son más usadas por las empresas, permite que el colaborador se sienta vigilado en su quehacer diario.
Reducir el ausentismo y los retardos impacta en la productividad al disminuir los cambios en la plantilla por falta de miembros del equipo y a mantener una continuidad en los procesos productivos y comerciales.
Como mencionamos en un inicio, la Ley Federal del Trabajo en México no obliga a las empresas a contar con un sistema de registro de asistencia de personal laboral. Sin embargo, en dicha ley se establece que el trabajador y el patrón deben fijar una jornada laboral, siempre y cuando ésta no rebase los límites que se establecen.
La Ley en México, en el artículo 60 de la LFT establece que existen tres tipos de jornada laboral. Una jornada diurna es la que se desarrolla en horarios entre las 6 y las 20 horas. La jornada nocturna es aquella que se desarrolla entre las 20 y las 6 horas.
La jornada mixta es la que cuenta con periodos de tiempo de las dos jornadas anteriores, siempre y cuando el periodo nocturno sea menos a tres horas y media.
Diversos artículos en la misma ley reglamentan diferentes cuestiones sobre la jornada laboral como los artículos 60, 61, 63, 64 y 68. De este último, es importante que conozcas la siguiente información:
Artículo 68:
«Los trabajadores no están obligados a trabajar más que el tiempo establecido en esta ley. La prolongación de tiempo que exceda las 9 hrs a la semana obliga al patrón a pagar al colaborador el tiempo excedente con un 200% más del salario que corresponda a las horas de la jornada.»
Ley Federal del Trabajo
Como podemos ver, la ley no menciona nada sobre el control de la asistencia, pero es más que obvio que, para cumplir lo estipulado en estos artículos, es necesario contar con un control de la jornada laboral de cada trabajador.»
La LFT establece que los patrones tienen la obligación de pagar completo el salario al trabajador. También se establece que dicho salario no puede verse reducido bajo ninguna causa arbitraria. Por ello, si el patrón requiere descontar días no trabajados, debe contar con la evidencia pertinente.
El patrón debe expedir, al menos cada 15 días, y a solicitud de los trabajadores, una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido.
El incumplimiento a las normas relativas a la remuneración del trabajo, la duración de jornadas y descansos, contenidas en cualquier contrato laboral se sanciona con multas entre 50 y 250 veces la unidad de Medida y Actualización.
La LFT también le otorga derechos y obligaciones al trabajador. En tema de la jornada laboral, el trabajador debe cumplir las disposiciones de las normas de trabajo que le sean aplicables como el horario acordado con el patrón.
También está obligado a asistir puntualmente y a dar aviso inmediato al patrón, salvo caso fortuito o de fuerza mayor, de las causas justificadas que le impidan acudir a su trabajo.
Faltar al trabajo sin causa justificada o sin permiso del patrón se le puede sancionar descontando el día no laborado y, en caso de reincidencia, con el levantamiento de un acta administrativa.
A través del tiempo, las herramientas para controlar la asistencia laboral de los trabajadores se han venido ampliando y perfeccionando. En la actualidad podemos contar con diversos métodos, entre los que destacan:
Cuando se cuenta con un grupo de colaboradores pequeño, el implementar un registro de asistencia de personal no es una tarea compleja. Pero conforme el número de empleados aumenta, el control se puede complicar.
Problemas como descuentos de horas a personas que si trabajaron pueden presentarse. Algunos de los errores que se pueden tener al controlar el registro de entradas y salidas son:
El uso de herramientas como las plantillas impresas o los formatos en Excel son soluciones prácticas pero que están sujetas a errores humanos. Primero porque falle el registro de la entrada o salida y, segundo, porque en ocasiones esta información se traslada al sistema de nóminas u otros donde se procesa la información.
Uno de los errores que más se repiten es que a los trabajadores se les olvida registrar su entrada y/o su salida. Para ello sería necesario estar recordando al equipo que debe realizar su registro o bien, contar con un software de registro que a través del mismo celular de la persona se pueda realizar el registro.
Otro error común es que el registro de la entrada es un proceso difícil de realizar. Algunas empresas les piden a sus trabajadores que anoten la hora de entrada, su firma, presenten una identificación al guardia, reporten su estado de salud y sigan el protocolo para el COVID. Este largo proceso incomoda a los trabajadores, haciendo que puedan presentarse omisiones o errores en el registro.
La mayoría de estos errores se pueden solucionar implementando un software de registro de asistencia de personal ya que se automatizan los procesos haciéndolos más rápidos, sencillos y a prueba de errores humanos. Veamos algunas ventajas más de la implementación de este tipo de herramientas.
Una de las grandes ventajas que aporta un software para el control de entradas y salidas del personal es el uso de la geolocalización, ya que permite detectar el lugar desde donde la persona esta registrando su entrada/salida.
Si todos tus trabajadores laboren en una sola ubicación sin necesidad de moverse, la geolocalización no tiene mayores ventajas. Pero si cuentas con personas que se mueven en sus labores, que realizan su trabajo en diferentes ubicaciones, o que trabajan en modalidad híbrida o teletrabajo, es muy útil. Con esta función puedes conocer la ubicación de tu personal e incluso registrar entradas y salidas de diferentes centros de trabajo.
El uso de la geolocalización es totalmente legal en México. Lo que se debe hacer es avisar a tus trabajadores que dicho registro se estará llevando a cabo y que es únicamente para fines laborales, normalmente, a través de una cláusula en el contrato laboral.
En enero del 2021 entró en vigencia lo que se conoce como la Ley Home Office. Se trata de una adición a la LFT donde se establece que el home office es «una forma de organización laboral subordinada que consiste en el desempeño de actividades remuneradas, en lugares distintos al establecimiento o establecimientos del patrón».
Existen diversas obligaciones estipuladas por la ley que deben cumplir los patrones. Pero las que tienen que ver con el cumplimiento de la jornada son:
Toda empresa busca maximizar el tiempo de su recurso más valioso que es el talento humano. Por ello algunas empresas emplean el trabajo a turnos, donde los colaboradores ocupan sucesivamente los mismos puestos de trabajo.
En esta modalidad, el trabajador presta sus servicios en horas diferentes en periodos determinados por días, semanas o meses.
La LFT no hace mención tal cual a los turnos de trabajo. Simplemente para gestionar los turnos en una organización debemos tomar en cuenta las características de las jornadas laborales y no rebasar el límite máximo de cada jornada.
Lo que es una realidad es que sumado a la necesidad de trabajo en equipo que tienen algunas empresas, la crisis sanitaria del COVID trajo una nueva necesidad de trabajar en turnos.
Para salvaguardar la salud de los trabajadores, muchas empresas han tenido que trabajar bajo turnos para que no todo el equipo se encuentre al mismo tiempo en una misma instalación.
Para poder administrar los turnos rotativos requieres seguir los siguientes pasos:
Hemos mencionado ya que es importante el control de las horas extras. Estas horas se deben pagar según lo estipulado por la LFT. Pero en este apartado queremos hablar a detalle de esta labor importante y que se soluciona con un adecuado control del registro de asistencia de personal.
La LFT establece que se pueden trabajar horas extra a la jornada laboral pactada entre trabajador y patrón por cuestiones extraordinarias y que se deben pagar con un ciento porciento más del salario que corresponda a las horas de la jornada.
Pongamos un ejemplo muy sencillo. Supongamos que una persona percibe $12,000 en el mes y tiene 3 horas extra acumuladas en una jornada diurna. Se deben dividir los $12,000 entre 30 para conocer su sueldo diario ($400 por día).
Al ser su jornada totalmente diurna. Se dividen los $400 entre 8 horas ($50 por hora). Por lo tanto, cada una de las 3 horas extra deberá ser pagada a $100.
Para terminar de redondear todas las ventajas que aporta un sistema digital de registro de asistencia de personal, mencionaremos otras funcionalidades con las que cuentan la mayoría de este tipo de software:
Ya te hemos hablado de todas las ventajas que un software de control de asistencia puede brindarle a tu empresa y que centraliza Sesame HR. ¿Por qué te recomendamos este software para la gestión de tus jornadas de trabajo?
En primer lugar Sesame HR es una plataforma integral de soluciones de recursos humanos, por lo que no sólo podrás gestionar los horarios de tu equipo de trabajo, sino que también podrás:
Soy Anjolly Capponi, consultora de
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