2 de diciembre, 2024

Gestionar los turnos de trabajo de tu empresa puede ser una tarea titánica. Esta se complica cuando se tiene una gran cantidad de empleados y cuando los turnos son rotativos. Por eso, se utilizan los software de control horario cada vez más.

Muchas empresas cuentan con elaboradas hojas de cálculo y aunque son un recurso muy útil para muchas tareas, también es cierto que tienen sus limitaciones. El uso de un software de control de asistencia es más productivo.

En esta publicación, hablaremos de cómo funcionan los software de control de horarios y seis beneficios de digitalizar la gestión de turnos.

Función de un software de control horario en la gestión de turnos

Un software de control horario juega un papel crucial en la gestión de turnos, al proporcionar herramientas automatizadas para planificar, organizar y supervisar los horarios de trabajo de los empleados.

Su función principal es garantizar que los turnos se gestionen de manera eficiente, precisa y en cumplimiento con las normativas laborales.

Beneficios de digitalizar la gestión de turnos

1. Optimización del Tiempo

Automatizar la gestión de turnos ahorra tiempo al eliminar tareas repetitivas como la planificación manual, el ajuste de horarios y la comunicación de cambios.

Un software puede generar horarios completos en minutos, asignando turnos según reglas predefinidas y notificando automáticamente a los empleados. Esto permite que los responsables se concentren en tareas estratégicas, en lugar de invertir horas en procesos administrativos.

2. Reducción de errores

Los sistemas automatizados eliminan problemas comunes como turnos mal asignados, superposiciones o conflictos de horarios.

La tecnología detecta de forma automática cualquier inconsistencia y asegura que los turnos cumplan con las reglas establecidas. Esto evita problemas operativos y reduce los malentendidos entre empleados, promoviendo una planificación más confiable.

3. Mejora de la productividad

Un software de gestión asegura que el personal esté adecuadamente distribuido según las necesidades del negocio. Esto evita que algunos empleados trabajen en exceso mientras otros tienen menos responsabilidades.

Además, al optimizar la asignación de turnos, se asegura que cada área cuente con el personal necesario en momentos críticos, lo que mejora la eficiencia y la calidad del trabajo.

4. Cumplimiento normativo

El software ayuda a garantizar que se cumplan las leyes laborales, como los límites de horas trabajadas, descansos obligatorios y registros de horas extras.

También genera informes claros y organizados que son útiles para auditorías o inspecciones laborales. Esto no solo protege a la empresa de sanciones legales, sino que también refuerza la confianza de los empleados en el cumplimiento de sus derechos.

5. Facilidad para gestionar cambios

La gestión de turnos automatizada facilita la respuesta rápida a imprevistos como ausencias, solicitudes de cambio de turno o vacaciones. Los empleados pueden realizar solicitudes directamente en el sistema, que las procesa y ajusta los horarios en consecuencia.

Este proceso eficiente mejora la comunicación interna, reduce los conflictos y garantiza que las operaciones no se vean afectadas por cambios de última hora.

6. Generación de reportes y análisis

El software recopila y analiza datos como horas trabajadas, ausencias, retrasos y horas extras. Estos reportes permiten identificar patrones de comportamiento, medir la eficiencia de los equipos y ajustar estrategias de planificación.

Además, proporcionan una visión clara de los costos asociados a los turnos, ayudando a tomar decisiones informadas y optimizar los recursos de la empresa.

Sesame HR: el software de gestión de turnos ideal

Con el software de Sesame HR puedes crear y asignar fácilmente turnos de trabajo. Con ello podrás diseñar los cuadrantes de turnos que te permitirán generar turnos rotativos y, en una sola vista, podrás gestionar cambios y eventualidades sobre tu planeación.

También, permite que asignes un número de personas necesario para cubrir cada cuadrante de trabajo, avisándote en cuanto se haya cubierto cada cupo. Se pueden crear cuantos cuadrantes de trabajo se requieran para generar borradores o distintos escenarios.

Si quieres saber más, solicita una demo gratuita.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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HR Content Specialist

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