Sesame HRVacaciones y ausencias
Nada más estimulante que un merecido descanso al finalizar un período de trabajo muy productivo. De repente, llega la primera solicitud de vacaciones, e inicia la chamba. Ahí, tu tarea desde Recursos Humanos es mover las fichas, acomodar jornadas y, sobre todo, mantener la sinergia del flujo de trabajo. Para ello, seguro vas a necesitar […]
¿Necesitas ayuda?
Estrella Ponce de León
HR Consultant
7 de septiembre, 2022
Nada más estimulante que un merecido descanso al finalizar un período de trabajo muy productivo. De repente, llega la primera solicitud de vacaciones, e inicia la chamba.
Ahí, tu tarea desde Recursos Humanos es mover las fichas, acomodar jornadas y, sobre todo, mantener la sinergia del flujo de trabajo. Para ello, seguro vas a necesitar un gestor de vacaciones y ausencias.
Como gerente de RR. HH. te empezarán a suceder todo tipo de complicaciones. Porque como ya sabes, entre más grande es la empresa, más difícil será el trabajo de concertar los tiempos.
Además, tu deber es evitar que se afecten los procesos, mientras todos pueden recibir sus vacaciones.
¡Imagina que todos pidan las vacaciones al tiempo! Esto suele suceder en fechas festivas e importantes. Por ejemplo, la Navidad, las fiestas patrias de septiembre y por supuesto la Semana Santa.
Por eso, hemos creamos este artículo, para que gestiones las solicitudes de vacaciones de forma fácil y rápida. Conocerás las herramientas de automatización para este proceso.
Además, te contaremos todos los detalles que la Ley Federal del Trabajo estipula para la solicitud de vacaciones en México.
La solicitud de vacaciones es un proceso que hace el empleado de una organización, para tramitar ese tiempo de descanso al que tiene derecho. Las vacaciones se pueden solicitar por cada año de servicio en la compañía.
Esta solicitud de vacaciones se realiza ante el empleador o jefe, a partir de un documento en el que se manifiesta su deseo de tomar el período vacacional.
El 3 de noviembre de 2022, todos los legisladores mexicanos votaron a favor por aprobar esta reforma laboral. Y el pasado miércoles 14 de diciembre se aprobó esta iniciativa.
Eso sí, para aplicarla se van a renovar los artículos 76 y 78 de la LFT. Este cambió se regirá desde el próximo 1 de enero de 2023.
Aumentar el periodo de vacaciones dignas es una demanda social que cada vez ha ganado más fuerza. Hoy en día, para su solicitud el empleado debe llevar seis meses en su empresa.
Pero con la reforma de la LFT, ahora deberá estar un año. ¿La razón? Como se duplica el tiempo de descanso, también lo hace el exigido para solicitarlo.
Como hemos dicho, el empleado debe haber trabajado un año. Siendo esta una de las principales exigencias. Entonces, para diferenciar la situación actual con la enmienda:
La intención de la reforma de la Ley Federal del Trabajo es que estos días se disfruten de forma seguida.
Pero, ¿cuándo podrá el patrón otorgar el descanso a sus empleados? 3 meses después de que este haya cumplido el primer curso laboral.
De acuerdo a la Ley Federal del Trabajo en México, en el artículo 76 se contempla que:
estas vacaciones no deben ser menor a seis días laborables. Así mismo, explica que este tiempo aumentará en dos días laborables cada año de servicio, hasta llegar a 12.
Además, después de 4 años de seguir laborando en la empresa, el período de vacaciones se aumentará en 2 días por cada 5 años de servicio.
Este período vacacional se deberá asignar a tus colaboradores, dentro de los seis meses siguientes de cumplir un año en labores. También, cada año debes entregar una constancia que refleje la antigüedad del empleado y el período de vacaciones ganado.
La empresa no puede negarle las vacaciones que por ley le pertenecen al empleado. Sin embargo, sí puede negar el período seleccionado por el colaborador en su solicitud de vacaciones.
Esto se debe justificar y obedece a dos razones en particular. La primera, está relacionada con que en el contrato se acordaran por ejemplo vacaciones colectivas en ciertas fechas del año, como en el caso de los docentes.
La segunda, tiene que ver con que para el momento en el que se hace la solicitud, ya se le hubiera asignado a otra persona de su mismo equipo de trabajo este período de vacaciones.
Esto no implica que se nieguen las vacaciones en sí mismas, sino que hace referencia a las fechas seleccionadas. Si esto sucede, lo más conveniente es concertar con tu colaborador nuevas fechas, a la luz de tu organización previa, para que se elijan nuevas fechas.
Como sabes, después del primer año de labores tus colaboradores podrán recibir las vacaciones. Este período de descanso no se puede omitir o compensar con una remuneración económica para que no se tomen estos días.
Sólo se podría pagar las vacaciones y no tomarlas, en los casos en que el empleado no alcanza a tomarlas, porque renuncia previo al cumplimiento de un año más en la empresa.
El costo de las vacaciones del equipo humano de la empresa depende de múltiples factores. En primer lugar, la empresa deberá cubrir el salario ordinario como si el empleado estuviera laborando.
Además, los colaboradores tienen derecho a recibir una prima vacacional, que equivale al 25% sobre el salario que les corresponde durante los días del período vacacional.
La prima vacacional es:
la compensación económica que reciben los colaboradores, para que puedan tener un dinero extra en este período.
Para calcular la prima vacacional, necesitas conocer el salario diario de tu colaborador y la cantidad de días de vacaciones.
Luego, debes multiplicar el salario diario por el número de días de vacaciones. Por último, el resultado lo multiplicas por 0.25 y el resultado será la prima vacacional.
Esto significa que si tu colaborador gana el salario mínimo diario de 172.87 MXN. Y además, ya cumplió su primer año en la empresa, le corresponden 6 días de vacaciones y su prima vacacional será: 259.3 MXN.
La Ley Federal del Trabajo no explica en qué momento se debe pagar la prima vacacional. Algunas organizaciones lo hacen tras el año de laborar. Otras, cuando se hacen efectivas las vacaciones.
En ambos caso, será a elección de la empresa, pero debe comunicarlo de forma oportuna a sus colaboradores.
Son muchas variables a tener en cuenta para procesar la solicitud de vacaciones.
Por eso, preparamos 5 sencillos pasos. Para que, como encargado de Recursos Humanos, armes este rompecabezas y mantengas el funcionamiento regular de la empresa.
Como lo hemos explicado, la Ley Federal del Trabajo establece los lineamientos de las vacaciones. Sin embargo, le da posibilidad a la empresa de crear unos puntos base, para procesar esta solicitud de manera útil y ordenada. Veamos.
Es importante unificar el formato de documento de solicitud de vacaciones. Así, podrás poner en el mismo la información relevante que necesitas para procesar la solicitud.
Deberás tener en cuenta:
datos del trabajador, cantidad de días de vacaciones solicitados, las fechas del período vacacional y por supuesto la firma. También, puedes agregarle otros datos relevantes.
Además, es muy importante que definas el conducto regular para entregar la solicitud. Ya sea al correo o a través de otro canal interno de la empresa.
Es común que el cálculo de vacaciones lo hagas en una hoja de datos. No obstante, como ya hemos explorado juntos, hay muchas variables que unir para procesar una solicitud de vacaciones.
Por eso, es importante hacer la transición a la digitalización de este proceso. Así, lograrás reducir todos estos pasos en un sólo clic.
Además, no sólo es más fácil para ti como gestor de vacaciones, sino para tus empleados. De esta manera, ellos podrán solicitar sus vacaciones desde el software elegido.
Una vez que tienes diseñado el proceso de solicitud de vacaciones, el conducto regular y demás reglas que la empresa requiera para que no sea un proceso traumático, es momento de comunicar el procedimiento.
Sobre todo, en el caso de ser un proceso ya automatizado a través de un software de Recursos Humanos, requieres hacer un proceso de socialización detallado.
También es recomendable que crees un manual sencillo, o infografía, para que todos los colaboradores puedan consultar al momento de hacer la solicitud.
Ahora que todos conocemos el procedimiento, es importante recordar a los empleados las fechas oportunas de solicitud. Por ejemplo:
si un empleado está próximo a cumplir el año y aún no ha hecho su solicitud, podrías enviarle una notificación, para que no olvide las fechas de solicitud.
De esta manera, evitarás represamiento de solicitudes y la posibilidad de que coincidan (si no lo deseas) sus períodos vacacionales.
Es importante tener un plan de respaldo al que puedas recurrir cuando surja un imprevisto.
Algunos eventos extraordinarios podrán obligar a tener un plan, como:
Todo esto puede exceder tus recursos existentes.
No es una buena opción cancelar vacaciones después de que hayan sido aprobadas. Esto puede ocasionar disgustos con los empleados.
Una buena opción sería:
contactar a los empleados con solicitudes de vacaciones activas, para ver quién podría tener flexibilidad en sus planes.
Entre más grande sea tu nómina, más complejo es el proceso de solicitud de vacaciones.
Es así porque deberás armar un ‘Tetris’, para poner en su lugar cada pieza, sin romper flujos de trabajo y sin perjudicar procesos y proyectos que suceden en determinadas horas del año.
La automatización de este proceso está a tu alcance, gracias a nuestro software de Sesame HR y su funcionalidad de gestión de vacaciones. Así podrás controlar las vacaciones de tu equipo humano.
Además, este software te permite marcar y hacer seguimiento de quiénes ya están cerca a la solicitud de sus vacaciones. E incluso, notificarle a tus empleados durante las fechas de solicitud, para que lo puedan gestionar con tiempo.
Otra de las funcionalidades de nuestro software está en que las solicitudes son notificadas en tiempo real. Además, se pueden establecer calendarios para evitar el solapamiento de fechas. Por eso, siempre la mejor opción será la automatización de este proceso.
Si te ha parecido interesante este artículo, quédate con nosotros en Sesame HR. Te ofrecemos guías, plantillas y más. para que los uses en tu empresa
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
Soy Alejandro Peña, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
México
Brasil
EEUU
Colombia
Chile
Costa Rica
Perú
España
Francia
Alemania
Reino Unido
Italia
Países Bajos
Portugal
