15 de septiembre, 2022

Cuando la plantilla de una empresa es pequeña, gestionar la solicitud de vacaciones es sencillo. Pero, ¿qué pasa cuando aumenta el número de empleados? Que el proceso de atender todas las ausencias se complica.

Los responsables de Recursos Humanos pueden recibir una gran cantidad de correos electrónicos. Y muchos sobre solicitudes de vacaciones pidiendo:

Fechas distintas.
Rectificaciones.
Cambios posteriores.
Dudas en la asignación.
Preguntas sobre el derecho a ausencias.

Relevancia de controlar la solicitud de vacaciones

Un mal control puede suponer pérdidas económicas importantes. ¿El motivo? La reducción de la capacidad productiva o la mala atención a los clientes.

De ahí, la importancia de contar con herramientas para gestionar las solicitudes.

Los descansos laborales son necesarios si quieres mantener la productividad en tu empresa. Está comprobado que las personas descansadas están en mejores condiciones para ejercer sus labores.

Esto se debe a que disminuyen sus cargas de estrés y aumentan su creatividad.

Por ello, una buena gestión de vacaciones mejora el clima laboral y los resultados económicos de la empresa.

La LFT y la solicitud de vacaciones

La Ley Federal del Trabajo (LFT) constituye los descansos como un derecho de todos los trabajadores. Su artículo 76, establece los periodos anuales correspondientes a cada uno.

Estos dependerán del tiempo que lleven trabajando en la empresa. Eso sí, recalcar que ningún periodo podrá ser menor a 12 días a partir del 1 de enero de 2023 en donde se aplicó la reforma del periodo vacacional.

¿Cuánto tiene que trabajar un empleado para acceder a su primer periodo de vacaciones? Debe estar mínimo un año en la empresa. Este descanso se concede durante los seis meses siguientes al cumplimiento del año de servicios.

De acuerdo a la reforma vacacional, el derecho a días de descanso de acuerdo a los años trabajados quedó así:

Años trabajados	Días de descanso
1	12
2	14
3	16
4	18
5	20
De 6 a 10	22
De 11 a 15	24
De 16 a 20	26
De 21 a 25	28
De 26 a 30	30
De 31 a 35	32

Durante la ausencia otorgada, los patrones deben cubrir el salario ordinario que percibe cada empleado.

A ello, se deberá pagar una prima vacacional. Esta equivale al 25% sobre el salario que le corresponde durante dicho periodo.

Cada año, la ley también obliga a los patrones a entregar una constancia que muestre:

Antigüedad en la empresa.
Los días de vacaciones pertinentes.
Las fechas en que deberán disfrutarlas.

Efectos de los errores en la solicitud de vacaciones

Cuando crecen los equipos de trabajo, se complica la asignación de vacaciones y el control de las ausencias laborales. Esto se debe a la:

Gran cantidad de solicitantes.
Distintos derechos en relación a los días de descanso.
Combinación de dichos periodos con las necesidades de la empresa.

Al llevar la gestión de equipos de una empresa, los responsables pueden cometer errores como:

Desatender la asignación de un periodo.
Duplicar tareas o periodos vacacionales.
Olvidar que se han otorgado permisos de ausencias.

Esto genera pérdida de tiempo. Y es el resultado de no optimizar los recursos o re estructurar los calendarios.

Además, entre los empleados puede surgir la idea de que existen favoritismos. ¿Por qué? Porque a que a algunos sí les conceden los periodos solicitados, y a otros no.

Optimar la gestión de solicitud de vacaciones

Para llevar un buen control de ausencias de tu equipo, debes seguir los siguientes pasos:

1. Definir una política de asignación de vacaciones

Tu empresa necesita lineamientos y condiciones que orienten las solicitudes de descanso. Así como su asignación. Este reglamento debe conocerlo toda la plantilla para que no existan dudas.

Dicha política establecerá con cuánta antelación deben pedirse las vacaciones, y también:

Máximo de días a solicitar.
Épocas del año en que se puede pedir.
Puestos que no pueden reclamar sus vacaciones a la vez.

2. Contar con un proceso para la solicitud

Lo normal es que las empresas compartan un formato rellenado por el solicitante. En líneas generales, se incluyen datos como:

Nombre y área.
Número de empleado.
Años de antigüedad.
Días solicitados.

Pero más allá del formato, debemos diseñar una serie de pasos para procesar con éxito la solicitud de vacaciones. Por ejemplo, una empresa puede pedir a sus empleados que se aclaren entre quienes comparten tareas.

Otro, podría ser que este se firme por el jefe inmediato. Autorizando así el periodo solicitado y entregarlo a Recursos Humanos.

3. Usar un software para controlar las vacaciones

El control de vacaciones y ausencias puede llevarse en un calendario u hoja de Excel. Aunque ambos son válidos, pueden generar errores humanos. Por ello, lo mejor es ayudarse de la tecnología digital para automatizar los procesos.

Gestionar la solicitud de vacaciones con Sesame HR

Este software simplifica el trabajo a RR.HH. Pues automatiza el control de los descansos y permite hacer de forma intuitiva las funciones de:

Solicitud.
Asignación.
Modificación.
Cancelación.
Comprobación.

Control de vacaciones

Una vez tengas tu política de vacaciones, ésta puede publicarse para que todos la conozcan. Y puedes hacerlo con los canales de comunicación de Sesame HR.

Asimismo, el administrador podrá configurar y personalizar las vacaciones por año y área. Asignando la autorización de las mismas a sus responsables.

El empleado podrá entrar a la app desde cualquier dispositivo conectado a internet. Y accediendo al calendario de vacaciones, seleccionará los días que desee.

También podrá conocer los ya disfrutados y los que siguen disponibles.

¿Dónde ver si han sido aceptadas?

El responsable de aprobarlas recibirá una alerta para confirmar que no se solapen. Así, podrá aceptarlas o realizar anotaciones de por qué no se pueden tomar.

En un tablero central, los empleados podrán ver con antelación las ausencias de sus compañeros. Esto mejora la gestión de los equipos.

Por otro lado, los responsables de los proyectos recordarán a sus miembros qué periodos no están disponibles.

Por último, Recursos Humanos podrá preparar el reporte de nómina con la información de las vacaciones. Con ello, se debe cumplir con lo dispuesto en la LFT acerca del pago ya mencionado.

Control de ausencias

Junto a la gestión de solicitudes, se puede llevar un control de ausencias. Y es que este software permite registrar las entradas y salida s del personal.

Por ello, pueden concretarse las faltas de asistencia presentadas e identificar si son justificadas o no.

Si un trabajador desea solicitar permisos, puede dirigirse a la sección de ausencias. Dicha petición depende de la aprobación del encargado. Destacar que estos también pueden verse en el tablero central.

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Autogestión de las vacaciones

Sesame HR te gestionará las vacaciones de forma automática. Así, los empleados podrán tramitar sus ausencias con la función de permisos y bajas.

Cada uno solicita sus vacaciones. Y estas se autorizan en línea a través de una cadena de aprobación.

El sistema facilita los días ya disfrutados y los pendientes para conseguir un control de vacaciones actualizado.

También podrás tener un sistema de justificación de ausencias automático. Sobre todo, para los casos que lo requieran. Pueden generarse reportes que muestren el:

Cálculo de las vacaciones.
Días totales disfrutados y disponibles.
Solicitudes de ausencias pendientes y confirmadas.

Configurar tus políticas de vacaciones

Con Sesame HR puedes hacerlo. Estas varían según el área de la empresa, pudiendo modificar:

El proceso.
Nombre de la ausencia.
Si se requiere documentación o autorización.
Si puede ausentare sólo con enviar la solicitud pertinente.

Recordemos que este software funciona en cualquier dispositivo. Y puede emplearse desde cualquier ubicación, obteniendo respuestas en tiempo real.

Ventajas de usar Sesame HR

Usar un software de control de vacaciones tan potente como Sesame HR te permite ejercer varias tareas.

Podrás automatizar la solicitud de vacaciones y potenciar la gestión de los equipos de trabajo.

Otro gran beneficio es mejorar el clima laboral creando un proceso equitativo. Así como acabar con las dudas sobre los favoritismos en la aprobación de descansos.

Entre las ventajas para tu empresa también encontrarás:

Optimizar los tiempos de los jefes de Recursos Humanos.
Consultar un calendario empresarial con el acceso de cada trabajador para mejorar la planeación.
Facilitar las solicitudes para los que laboran en distintas ubicaciones.
Agilizar la gestión de los turnos laborales consultando los datos en tiempo real.

¿Te sirvió de ayuda toda esta información? Si es así, te animamos a explorar más contenidos en nuestra sección de Recursos Humanos. ¡En Sesame HR queremos ayudarte!

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★★★★☆

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist