13 de febrero, 2025

Llevar un adecuado control de vacaciones de los colaboradores es una tarea detallada y compleja. Siempre se pueden presentar problemas como: empatar las vacaciones con las ausencias no planeadas, falta de organización o el uso de sistemas obsoletos.

Entonces, para que la gestión de vacaciones no se salga de las manos, en la actualidad podemos disponer de herramientas digitales que facilitan el proceso.

Qué es el control de vacaciones

El control de vacaciones se refiere al proceso mediante el cual una organización o empresa gestiona y supervisa las solicitudes de vacaciones de sus colaboradores.

Este control se lleva a cabo para asegurarse de que la gestión de vacaciones se realiza de manera justa y equitativa, teniendo en cuenta las necesidades de la empresa y de los colaboradores.

Dicho control de vacaciones implica establecer políticas y procedimientos claros para solicitar y aprobar los días vacacionales. Estas políticas suelen incluir información sobre:

La cantidad de días de vacaciones a los que tienen derecho los colaboradores.
Las fechas en las que pueden tomarse las vacaciones.
Los requisitos para solicitarlas.

Cómo se hace el control de vacaciones de una empresa

El control de vacaciones de una empresa se lleva a cabo mediante un conjunto de pasos y procedimientos. A continuación, te mostramos un proceso típico de gestión de vacaciones:

1. Conocer la legislación laboral

Según la LFT, los trabajadores con más de un año de servicio tienen derecho a disfrutar de un período anual de vacaciones pagadas. A partir del 2023, la reforma laboral establece que:

El primer año de trabajo otorga 12 días de vacaciones, incrementándose en dos días por cada año trabajado hasta llegar a 20 días.
A partir del sexto año, el incremento es de dos días cada cinco años adicionales.

2. Establecer una política de vacaciones

Cada empresa debe contar con un reglamento interno que especifique:

Procedimiento para solicitar vacaciones.
Períodos de aprobación y restricciones.
Posibles acumulaciones o restricciones para el disfrute de días pendientes.
Compatibilidad con las necesidades operativas de la empresa.

3. Uso de herramientas de gestión

Para un mejor control, es recomendable utilizar:

Software de Recursos Humanos para registrar y gestionar solicitudes.
Hojas de cálculo en empresas pequeñas para llevar un control manual.
Aplicaciones en la nube que permitan accesibilidad y automatización del proceso.

4. Proceso de solicitud y aprobación

El proceso típico para gestionar vacaciones en una empresa incluye:

Solicitud del empleado, con anticipación suficiente.
Revisión del área de recursos humanos, verificando disponibilidad y cumplimiento de la normativa.
Aprobación del jefe inmediato o gerente, asegurando la continuidad operativa.
Registro en el sistema, para mantener control sobre los días usados y disponibles.

5. Supervisión y reportes

Es recomendable generar reportes periódicos sobre:

Días de vacaciones utilizados y disponibles por empleado.
Impacto en la operatividad de la empresa.
Cumplimiento de la normativa laboral.

Beneficios de tener vacaciones laborales

El tiempo vacacional ofrece múltiples beneficios tanto para los empleados como para las empresas, entre los cuales destacan:

Para los empleados:

Mejora de la salud física y mental: Reduce el estrés, disminuye el riesgo de enfermedades cardiovasculares y mejora el bienestar general.
Aumento de la productividad: Un trabajador descansado regresa con mayor energía y concentración a sus actividades.
Fortalecimiento de las relaciones personales: Permite pasar más tiempo con la familia y amigos, mejorando el equilibrio entre vida personal y laboral.
Estimulación de la creatividad: El descanso fomenta nuevas ideas y soluciones innovadoras en el trabajo.

Para las empresas:

Mayor eficiencia operativa: Un equipo descansado trabaja con mayor eficacia y menor cantidad de errores.
Mayor compromiso y satisfacción laboral: Los empleados que disfrutan de sus vacaciones tienden a ser más leales y comprometidos con la empresa.
Reducción del ausentismo y rotación: Un adecuado descanso disminuye el agotamiento y previene el desgaste laboral.
Mejor ambiente laboral: Promueve una cultura organizacional saludable y fomenta la motivación en los equipos de trabajo.

Características que debe tener un buen gestor de vacaciones

Gestionar las vacaciones de una organización no es una tarea fácil. Se tienen que realizar varias actividades de manera minuciosa para conjuntar la información de cada una de ellas:

Se requiere estudiar las necesidades organizativas y de personal de cada área en los diferentes meses del año.
Deben establecer políticas como número de días, tiempo previo para solicitarlas, prioridades en la elección, etc.
Cuadrar las fechas con cada miembro de los diferentes equipos.
Plantear un calendario que apruebe tanto recursos humanos como la dirección.

Para apoyar estas acciones, existen programas digitales. Así, un gestor de vacaciones digital debe cumplir con ciertas características para que sea eficiente:

Aunque la prioridad es agilizar las tareas administrativas del sector de recursos humanos, también debe proveer una visión más detallada del absentismo en tiempo real.

Cómo mejorar el control de vacaciones

Contar con un software de gestión de vacaciones es una parte importante para llevar una adecuada administración de ausencias, pero no lo es todo.

La clave se encuentra en definir una política clara de vacaciones. Para ello se deben tener presentes estos consejos:

Uso de software especializado: Herramientas digitales como sistemas de gestión de recursos humanos (HRMS) permiten un control automatizado y preciso de los días disponibles y utilizados por cada empleado.
Políticas claras y accesibles: Es fundamental que los empleados conozcan las reglas para solicitar vacaciones, los tiempos de anticipación requeridos y cualquier restricción que aplique.
Planeación anticipada: La empresa debe fomentar que los empleados planifiquen sus vacaciones con suficiente antelación para evitar afectaciones en la operación.
Supervisión y reportes periódicos: Generar informes periódicos sobre las vacaciones pendientes y programadas ayuda a evitar acumulaciones excesivas y permite ajustes en la distribución de cargas de trabajo.
Flexibilidad y equilibrio: Adaptar las políticas de vacaciones según las necesidades operativas de la empresa y la satisfacción del empleado contribuye a un ambiente laboral más saludable y eficiente.
Capacitación de líderes y supervisores: Es importante que los gerentes y líderes de equipo comprendan la importancia del tiempo vacacional y cómo gestionarlo de manera efectiva dentro de sus áreas.

Cómo digitalizar el control de las vacaciones y ausencias

¿Te ha pasado que se han otorgado vacaciones a tus empleados quedando algún proceso falto de personal? ¿Desconoces los días que le corresponden o que se le deben a cada trabajador?

Para resolver estos problemas, o para agilizar el control de vacaciones, un gestor de vacaciones es la mejor opción. Se trata de un software de recursos humanos que permite administrar las vacaciones y las ausencias de todos los empleados.

Software para el control de vacaciones de Sesame HR

Sesame HR es una plataforma en la que podrás compartir calendarios y agendas. Así, la planificación, el control de vacaciones y ausencias es más fácil y eficiente.

Se puede llevar el cálculo de los días que corresponden a cada trabajador en función de sus horas de trabajo.

Empleando la misma plataforma, los colaboradores pueden solicitar su periodo de vacaciones y conocer el estatus de la solicitud. Mientras que las diferentes gerencias pueden contar con roles de aprobación de las solicitudes.

Anímate a probar los beneficios del software de gestión de vacaciones de Sesame, pidiendo una prueba gratuita aquí.

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Valoración promedio:

5 estrellas (73 votos)

★★★★★

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

Cómo digitalizar el control de vacaciones de los colaboradores

Qué es el control de vacaciones