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PortugalVacaciones y ausencias
¿Cómo gestiona un software la solicitud de vacaciones y ausencias de los colaboradores?
Un software de vacaciones y ausencias te ayuda a organizar los descansos de tus empleados. Descubre aquí cómo lo hace exactamente.
¿Necesitas ayuda?
Alejandro Peña
HR Consultant
28 de diciembre, 2021
Cada vez que se acercan el periodo de fin de año o la temporada de verano, muchos trabajadores empiezan a suspirar por sus vacaciones. Pero así como para los trabajadores puede representar una alegría, a algunos departamentos de recursos humanos puede significar dolores de cabeza sobre la cantidad de solicitud de vacaciones.
Y es que, dependiendo el tamaño de la organización, cuadrar los periodos de vacaciones de los colaboradores puede representar todo un reto.
Un software de solicitud de vacaciones y ausencias te ayuda a gestionar todos los descansos de tus empleados de forma sencilla. En este artículo verás las ventajas de usar un software especializado y cuál es el que más le conviene a tu empresa.
La importancia de saber gestionar los descansos de tus empleados
Para una buena gestión de las vacaciones en una empresa se requiere establecer políticas que ayuden a administrar las ausencias y un buen sistema para llevar dicha gestión. Por ello, en las siguientes líneas pretendemos brindarte consejos y tips para realizar una buena administración de las vacaciones.
En México, todos tus empleados (absolutamente TODOS) tienen derecho a gozar de un período de vacaciones anual. Así lo dice la el artículo 76 de la Ley Federal del Trabajo. Si esto no se cumple, tu empresa puede ser demandada y sufrir penalizaciones por parte del gobierno.
Teniendo en cuenta que es obligatorio dar a tus trabajadores un período de descanso, es necesario que sepas gestionarlo todo para evitar descensos en tu productividad.
Imagínate esto: Necesitas que un trabajador cumpla con una tarea de alta prioridad, pero sino sabes que está de vacaciones, puede ser que te retrases. Lo mismo sucede con las ausencias. Si no sabes qué día un empleado va a faltar, no podrás asignarle sus tareas a tiempo a alguien más. Por eso necesitas controlar los descansos de tus empleados.
Puedes hacerlo de forma manual y gestionarlo todo a través de aplicaciones como WhatsApp o Slack. Sin embargo, muchas veces esto es contraproducente, pues requieres de cuidar tu organización. Sobre todo si tienes una gran cantidad de empleados. Lo mejor es emplear un software de solicitud de vacaciones y ausencias.
Las vacaciones acordes a la Ley Federal de Trabajo
En México las vacaciones son un derecho por ley con el que cuentan todos los empleados.
En el artículo 76 de la LFT se establece que «los trabajadores que tengan más de un año de servicios disfrutarán de un periodo anual de vacaciones pagadas».
Existen ciertas reglas a tomar en cuenta como que los periodos iniciales no podrán ser menores a seis días laborables y que cada año aumentarán dos días laborables. Cuando se llega al cuarto año de servicios, este periodo irá incrementándose dos días por cada cinco de servicios.
El trabajador tiene el derecho de elegir los días en que va a disfrutar sus vacaciones, salvo que en su contrato se establezcan lineamientos para ello y si la empresa impondrá los periodos vacacionales.
También, en los contratos deberá estipularse si los periodos vacacionales serán mayores a los que establece la LFT, o quizá periodos en los que no se puedan solicitar por el alto volumen de trabajo.
Generar una política de prioridades
No es suficiente con establecer periodos permitidos para solicitar vacaciones o el mínimo de días a solicitar. Muchas veces existen periodos en los que varias personas solicitan el goce de sus vacaciones en el mismo periodo. Cuando la empresa se lo puede permitir, no hay problemas. Pero la mayoría de las veces no es así. Por ello, recomendamos que tu empresa cuente con una política de prioridades.
Esta política debe establecer lineamientos para dar un orden a quienes hacen la solicitud de vacaciones. Por ejemplo, se le puede dar prioridad a aquellos empleados que tengan hijos para gozar de sus periodos en verano.
Otro factor para generar la prioridad puede ser la antigüedad de los colaboradores (ya que estarías premiando la fidelidad de las personas). O podrías establecer un sistema rotativo, dando oportunidad a todos de en algún momento poder ser primeros en escoger su periodo vacacional.
Una vez que cuentes con tu política, es indispensable que la des a conocer a todos los trabajadores para que ellos a su vez puedan organizarse, adaptarse y así, evitar conflictos.
Diseñar un calendario de vacaciones
Después de contar con tus políticas y lineamientos para solicitar vacaciones, debes construir un calendario que te permita planificar las ausencias y prepararte para que los empleados puedan gozar sus vacaciones sin contratiempos.
Muchas empresas siguen empleando hojas de cálculo para calendarizar sus vacaciones y llevar la administración de las mismas. Sin embargo, estos métodos permiten ciertos solapamientos. Algunos jefes otorgan días de descanso sin registrarse, o acuerdan periodos de vacaciones al mismo tiempo para dos o más miembros del equipo, generando sobrecargas de trabajo, etc.
Conforme la tecnología ha avanzado, nos presenta nuevas herramientas que ayudan al mejor control de este proceso.
Ventajas de un software de solicitud de vacaciones y ausencias
Estas son las ventajas de usar un software de vacaciones y ausencias en tu empresa:
- Organización más sencilla: Estos softwares te organizan todo de forma automática. De esta manera, te es muy fácil saber quién está de vacaciones o quién va a faltar. Todo en tiempo real.
- Solicitudes al instante: Los empleados pueden mandarte solicitudes de vacaciones sin importar en donde se encuentres. Lo único que tienes que hacer tú como parte del personal de recursos humanos es aceptar o rechazar dicha solicitud. Sucede lo mismo con las ausencias.
- Más visual: Muchos de estos softwares cuentan con un calendario integrado que te permite ver la información de una forma más clara. De esta manera, se evitan problemas como solapamientos.
Como puedes ver, utilizar un software de vacaciones y ausencias es mucho mejor que tratar de ordenarlo todo por carpetas en tu computadora o que emplear un calendario digital para administrar todo. Estos softwares te hacen todo más fácil y evitan que te compliques la vida con este tema.
Ahora bien, ¿cuál escoger?
¿Qué software de solicitud de vacaciones y ausencias deberías escoger?
Existen muchos softwares de este tipo en el mercado, cada uno con sus características y funciones propias. Pero, sin duda, uno de los mejores es Sesame HR.
Este software de recursos humanos que cuenta con un gestor de vacaciones y ausencias. Además de lo mencionado anteriormente, Sesame HR calcula automáticamente las vacaciones disponibles que tiene un empleado. De esta forma, no tendrás que preocuparte por esto.
Sesame HR es un software que te permite llevar el control de los periodos de vacacionales de tus trabajadores. Con este sistema los trabajadores pueden solicitar de manera electrónica sus periodos y de la misma manera ser notificados de su autorización o rechazo.
También, puedes generar tu calendario de vacaciones y ver en tiempo real si se solapan con las de algún otro colaborador. Además, podrás almacenar toda esta información en un solo lugar, consultar desde cualquier ubicación y dispositivo dicha información y ver el estatus en cualquier momento de todo tu equipo.
No solo eso, sino que, si tus trabajadores no pueden asistir cierto día por algún motivo, pueden subir justificantes directamente (lo que te ayuda a digitalizar los documentos de tu empresa).
Finalmente, te permite aprobar la solicitud de vacaciones al instante o asignar roles. De esta manera, puedes tener dos niveles de aprobación cada vez que alguien quiera tomarse un descanso.
Sin duda, los softwares de vacaciones y ausencias son una de las grandes maravillas de la tecnología. Optimizan la gestión de los descansos de tus colaboradores y te permiten enfocar tus esfuerzos en tareas más importantes.
Contar con un software de vacaciones en recursos humanos que te permita administrar las ausencias y las vacaciones de los empleados es ya una prioridad.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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Soy Juan Carlos Puerta, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
