Cálculo de vacaciones en Excel: por qué se quedó obsoleto

30 de noviembre, 2022

Los tiempos han cambiado. Y el cálculo de vacaciones en Excel está mandado a recoger. Si revisas a fondo esta herramienta digital, te darás cuenta que el gasto de tiempo en las ausencias se puede ahorrar. Así, te enfocarás en las tareas claves de la gestión del recurso humano.

La falta de eficacia de la hoja de cálculo se evidencia con la aparición de varios softwares. Estos están pensados para facilitar tu labor de manera personal.

Sin embargo, es clave que puedas identificar las falencias del cálculo de vacaciones en Excel. Así, elegirás un software enfocado a tus necesidades y no sólo porque todos lo usan.

Quédate en este artículo, pues vamos a conocer más sobre:

• Cálculo de vacaciones en México.
• Desventajas de Excel.
• Ventajas de adquirir un software de RR.HH.

¿Qué es el cálculo de vacaciones?

El cálculo de vacaciones es un proceso que hace el área de Recursos Humanos. Con este, se define la asignación de los días libres que por derecho tiene el empleado por su tiempo laborado.

En el caso de México, un empleado tiene derecho a vacaciones cuando cumple un año de servicio. Asimismo, sus días dependen de la cantidad de años laborados.

Al cumplir el primer año, recibirá 12 días de vacaciones. Tras esto, se agregan 2 más por cada nuevo año laborado. Así, hasta llegar a 20 días.

¿Qué pasa desde el sexto año de trabajo? Que los empleados recibirán 2 días más por cada 5 años de trabajo.

5 razones para dejar de hacer cálculo de vacaciones en Excel

Hacer el cálculo de vacaciones en Excel no ha sido la única forma de control. Antes se hacía de forma manual llevando:

• Control de asistencia.
• Licencias.
• Vacaciones.

De esta forma, se podía saber cuándo se cumplía el tiempo del primer año laborado. Y así de forma sucesiva, otorgando el período vacacional exigido por la ley.

Sin embargo, conforme las empresas crecen se vuelve más difícil llevar este cálculo. De esta manera, tendrías que estar pendiente todos los días. ¿Para qué? Verificar si se cumple o no el tiempo vacacional de algún empleado sumado a la remuneración.

Por eso, en los años 90 el Excel se convirtió en el programa favorito de los equipos de RR.H.

¿El Excel sigue siendo útil hoy en día?

En este software, calcular las vacaciones se logra con el uso de marcos y fórmulas. Así, creas una especie de tablero de control que te puede mostrar los datos requeridos para estas decisiones. Pues afectan a los procesos de las empresas.

Sin embargo, el Excel es limitado y deja de ser útil como lo era hace 20 años. ¿El motivo? Porque se invierte más tiempo debido para programarlo. Y los datos se pueden perder con facilidad.

También, se puede deber a la dificultad para actualizar la información. O que esta solo dependa de pocas personas. Y así, el empleado no puede acceder al archivo para su revisión.

Ahora, conoce las principales razones para cambiar el cálculo de las vacaciones en Excel por nuevas opciones para automatizar.

1. Gasto de tiempo

Como hemos explicado, crear una plantilla en Excel para calcular los descansos es una tarea larga.

Además, el proceso no termina con su creación. Estas plantillas necesitan una actualización constante para que funcione. Sin contar las que sufre el programa y que deja obsoletas ciertas plantillas.

Junto al conocimiento a profundidad del programa, este hecho te generará un gasto de tiempo poco necesario. Por tanto, ahorra tiempo que puedes invertir en tareas cruciales del área de RR.HH.

2. Falta de exactitud

Es usual que un mal uso del Excel te genere problemas de exactitud a la hora de asignar las vacaciones. Pues la actualización se hace de forma manual.

¿Te interesa saber cómo funciona el proceso? ¡Presta atención! Primero, el empleado envía un correo al director de Recursos Humanos solicitando sus vacaciones.

Aquí, el gestor deberá cargar sus solicitudes de manera general al Excel. Luego, para revisar el historial revisará en:

• Una hoja de cálculo llena de datos.
• Datos de una única casilla que corresponde al empleado.

Mientras este proceso sucede, se puede perder información en el camino al usar comandos incorrectos. También puede el cargarla a la persona equivocada.

Entonces, a la hora de otorgar las vacaciones la empresa no contará con información verídica. Tendrás que revisar el contrato original y demás documentos de contabilidad. Y así, que sustenten los datos que vienen con la solicitud.

Pérdida de información

Imagínate que la hoja de cálculo se pierda. O que no se actualice de manera correcta. Perder los datos de tus empleados es un grave problema para la gestión del recurso humano.

No hay forma de contrastar la solicitud del empleado. En el caso de México, el histórico es crucial. De este depende la cantidad de días de vacaciones a otorgar al empleado.

Sin la hoja de cálculo histórica, no es posible tener estos datos en Excel. Entonces, tendrás que volver a los archivos originales para hacer un nuevo registro.

Protección de datos

Los empleados que desean consultar la información sobre sus vacaciones, deben solicitar la información a Recursos Humanos.

Sin embargo, ¿qué pasa cuando se usa una hoja de Excel y se comparte con algún empleado? Que se estará haciendo de todo el personal de la empresa.

Es necesario tenerlo en cuenta, porque quizás son datos sensibles que no son de acceso público. Y que por tanto, puede generar diferencias entre los empleados.

Manejo a pocas manos de la información

Otro aspecto clave al actualizar la información es que solo 2 o 3 personas puedan cargar la información. Es decir, cuando se usa la hoja de cálculo.

Esto se debe a la pérdida de datos que puede ocasionar la alteración del archivo por varias manos.

Además, también recarga de obligaciones a solo una persona. De esta, dependerá que la información:

• Esté actualizada.
• Sea verídica.
• No existan olvidos humanos para registrar la información en el plazo correcto.

Del sistema manual a nuevos software para calcular las vacaciones

Antes del Excel, el cálculo de vacaciones se hacía con un registro manual de planillas. Este contenía la:

• Fecha de inicio del contrato.
• Licencias de maternidad.
• Incapacidades.

De normal, existía un registro individual. Y después se pasaba la información a un documento general.

Cómo imaginas, esta forma de trabajo tenía varias dificultades. En primer lugar, la de tener este registro al día con una nómina de empleados creciente. Sumado al tamaño del archivo físico, pues va creciendo y generando un problema de espacio.

Por eso, los computadores y software facilitan el trabajo. Así, el cálculo de vacaciones con Excel generó enormes mejoras. A los equipos de RR.HH., les permite ahorrar tiempo con el buscador de datos.

Más allá de gestionar las ausencias

Sin embargo, Excel no está diseñado para la gestión de vacaciones. Y este punto es vital. Al no pensar el software así, se convierte en un programa limitado para todo lo que debería hacer.

De esta manera, nacen los software de gestión de Recursos Humanos. Estos automatizan los procesos del equipo de RRHH. Y genera una gran diferencia.

Así, los empleados pueden hacer sus propias solicitudes. Y asimismo, el historial no depende de un solo archivo, sino de una nube de almacenamiento online.

Sesame HR, software de cálculo de las vacaciones

Los software pensados para facilitar esta labor de Recursos Humanos han aumentado la eficacia de esta área.

En nuestro caso, esa fue una de las principales razones para crear el software de Sesame HR. Este ofrece soluciones para estas gestiones y optimiza el tiempo de trabajo.

Este software permite controlar las vacaciones de tus empleados y las ausencias laborales. Esto, gracias al gestor de vacaciones y registro de ausencias sencillo.

También puedes ver en tiempo real la solicitud de vacaciones que hacen tus empleados. Cruzar las horas extras laboradas, si se requieren tener en cuenta para estos descansos.

De igual manera, puedes acceder a informes de manera individual o por equipos de trabajo. Esto es crucial para evitar cruces de fechas que pongan en riesgo el desempeño de un área.

También, es clave considerar que estos software son más que un archivo. Son un gestor de vacaciones que te ayuda a tener todos los datos a tu alcance. Y así, poder tomar decisiones óptimas que pasan por:

• Control de asistencia.
• Fechas de inicio del contrato.
• Turnos que hacen tus empleados.

¡Esperamos que te haya sido de gran ayuda este artículo! Ahora, si quieres ver más plantillas e información útil sobre estos asuntos, puedes seguir en nuestra sección de recursos. Recuerda, ¡en Sesame HR estamos para ayudarte!

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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