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Gestor de tareas: todo lo que debes saber sobre sus beneficios
Descubre los beneficios del gestor de tareas es una de las herramientas más novedosas para controlar el tiempo y aumentar la productividad.
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Anjolly Capponi
HR Consultant
14 de julio, 2021
Conocer cuáles son los principales beneficios del gestor de tareas que implementamos en nuestra empresa, es fundamental para llevar una buena gestión.
¿Qué es un gestor de tareas?
Un gestor de tareas es un software que permite controlar las actividades realizadas en una empresa. Sin embargo, hay varios softwares en el mercado y cada uno cuenta con distintas funciones.
Es indispensable que estos softwares se encuentren en varios dispositivos como computadoras, Android o IOS.
De esta forma, gestionar las actividades se vuelve mucho más fácil y rápido. Además, facilita el acceso para todos los trabajadores.
Para Recursos Humanos o para aquellas personas encargadas de la gestión de tareas, un organizador de proyectos y tareas puede optimizar sus labores.
Beneficios del gestor de tareas
Los principales beneficios del gestor de tareas dentro de tu empresa son:
- Control de asistencia: te permite saber el tiempo que toma realizar una actividad y de esta forma decidir si vale la pena enfocarte en esta o en otros proyectos.
- Mayor productividad: al enfocarte en tareas que generan más resultados, aumentas la productividad de la empresa.
- Mejor organización: impide un descontrol total y te ayuda a saber qué es lo que hacen los empleados.
- Sencillo de utilizar: no es necesario contactar con un especialista de TI para que lo instale, y aprender a usarlo toma poco tiempo.
- Planificación de proyectos: aunque mandar un WhatsApp a veces puede servir, no es tan efectivo como usar un organizador de tareas, en donde la actividad se asigna automáticamente.
¿Cómo gestionas tus tareas hoy en día?
Un administrador de tareas te brinda la ventaja de poder organizar tus responsabilidades diarias con un solo clic.
Esto facilita el comenzar y completar sus proyectos sin ninguna complicación. ¿Y cuáles son los beneficios que se pueden obtener al usar un administrador de tareas?
Uno de los beneficios es la productividad, ya que separan las responsabilidades por proyectos y por categorías, permitiendo al usuario realizarlas con mayor eficiencia.
También se pueden configurar recordatorios y alertas para mantenerse informado sobre qué es lo que debes hacer y cuándo.
¿Cómo puede un gestor de tareas ayudar a la productividad?
Uno de los beneficios del gestor de tareas es que puede ayudarte a aumentar tu productividad:
Te mantiene organizado
Esto puede parecer una obviedad, pero cuando tu trabajo está organizado, es más fácil encontrar y completar la gestión de tareas.
Un buen organizador de tareas te ayudará a hacer un seguimiento de lo que tienes que hacer, cuándo tienes que hacerlo y cuánto tiempo tienes para hacerlo.
Te ayuda a mantener la concentración
Cuando tienes muchas tareas que hacer, es fácil sentirse abrumado y perder la concentración. Con una buena gestión de tareas puedes dividir tu trabajo en partes más manejables, para que mantengas tu concentración óptima.
Permite gestionar mejor el tiempo
Saber cuánto tiempo lleva cada tarea es esencial para una buena gestión del tiempo. Con los gestores de tareas, puedes hacerte una idea precisa de cuánto tiempo tienes disponible cada día y cada semana, y planificar tu trabajo en consecuencia.
Consejos para utilizar un organizador de tareas de forma eficaz
Ahora que ya sabes lo importante que es utilizar un software de gestión de tareas, vamos a ver algunos consejos para utilizarlo con eficacia.
- Empieza a utilizar el gestor de proyectos y tareas lo antes posible.
- Úsalo para algo más que tareas sencillas.
- Prioriza tus tareas en función de su urgencia e importancia.
- Establece recordatorios para mantenerte al día con tus tareas o plazos.
Objetivos del gestor de proyectos y tareas
Establece objetivos específicos para cada tarea, así como una fecha límite para lograrlos. Esto te ayuda a mantenerte enfocado y motivado para completar la tarea dentro del plazo previsto.
Puedes configurar recordatorios de tu organizador de tareas para los vencimientos y ajustarlos según el nivel de urgencia de la tarea.
Mejora la productividad laboral de tu equipo con un gestor de tareas
Un gestor de tareas digital puede ser una herramienta muy efectiva para mejorar la productividad laboral.
Aquí hay algunas formas en las que puedes utilizar un administrador de tareas para maximizar tu eficiencia en el trabajo:
Establece metas y objetivos claros
Antes de empezar a utilizar un gestor de tareas, es importante establecer tus metas y objetivos claros para el día, la semana o el mes.
Prioriza las tareas
Utiliza la función de priorización de tu administrador de tareas para asegurarte de que las tareas más importantes estén en la parte superior de tu lista.
Programa recordatorios
Configura recordatorios en tu organizador de tareas para asegurarte de que no te olvides de las tareas y proyectos importantes.
Delega tareas
Si trabajas en equipo, utiliza las funciones de colaboración de tu gestor de tareas para compartir tareas con otros miembros del equipo.
Haz un seguimiento de tu progreso
Utiliza la función de seguimiento de progreso de tu organizador de tareas para evaluar tu productividad y hacer ajustes según sea necesario.
Recuerda que un gestor de tareas digital es una herramienta útil, pero al final del día, eres tú quien tiene que tomar la acción para lograr tus objetivos.
Utiliza tu organizador de tareas de manera consistente y comprométete a mejorar continuamente tu productividad laboral.
Crea un cronograma de proyectos con un gestor de tareas
La mayoría de los gestores de tareas también incluyen herramientas para priorizar las tareas. Esto significa que puedes establecer la prioridad de cada trabajo para asegurarte de que aquellos más importantes se completen primero, así como definir la frecuencia con la que deben realizarse.
¿Qué gestor de tareas deberías de utilizar?
Como se dijo antes, hay varios softwares en el mercado. Entonces, ¿Cuál es el que deberías de escoger? Sin duda, uno muy completo, que cuente con las funciones básicas que todo organizador de tareas debe de tener.
Sesame HR es un software de Recursos Humanos que cuenta con un gestor de tareas. A diferencia de otros, cuenta con funciones extras como notificaciones por inactividad, informes de rentabilidad, o gestión en tiempo real.
Además de los beneficios mencionados anteriormente, Sesame HR tiene otros adicionales y son:
- Ver a tus trabajadores qué es lo que están haciendo en tiempo real, sin importar en qué lugar se encuentren.
- Permite que tus trabajadores computen sus horas dependiendo de la actividad que realicen.
- Notifica a tus trabajadores en caso de que estén haciendo una tarea pero no la están computando.
- Te permite crear una relación entre los costes de un proyecto y las horas de tus empleados, lo que te da la posibilidad de saber la rentabilidad de una tarea de forma automática.
- Computar tiempos de forma manual por si ocurrió algún error.
Sesame HR, adicionalmente, cuenta con soporte para varias plataformas. Puede ser usado desde computadoras, smartphones o tablets.
Por último, cuando escojas un gestor de tareas, asegúrate de que realmente cumplirá con las necesidades que tu empresa necesita. Si lo haces así, podrás aprovechar de sus funciones al máximo.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
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Soy Alejandro Peña, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
