Sesame HRGestión de tareas y proyectos
Un software de gestión de tareas puede facilitar el proceso de organización dentro de tu empresa. Descubre cómo ahorrar tiempo y aumentar la productividad.
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Estrella Ponce de León
HR Consultant
22 de febrero, 2021
Un software de gestión de tareas puede revolucionar la forma en la que el departamento de RRHH organiza a los empleados. Cada vez son más empresas las que lo utilizan, pues ahorra una gran cantidad de tiempo y aumenta la productividad.
Es necesario escoger el software de gestión de tareas que más se adapte a la empresa. Existen muchos software de este tipo en el mercado es por ello que conviene estar al tanto de este tipo de herramientas y sus funciones para determinar cuál es el mejor para cada tipo de empresa y poder tomar la mejor decisión.
Son herramientas que sirven para coordinar y realizar un seguimiento a todas las actividades de los trabajadores. Quienes usan un gestor de tareas suelen ser el Project Manager y el departamento de RRHH.
Cada gestor de tareas tiene sus características, pero sin importar las que posea, todos tienen una misión: hacer la organización y la planificación más fácil y sencilla. Cuando se busca seleccionar qué gestor de tareas utilizar, lo más importante es que cumpla con las dos características anteriores.
Un negocio con 5 o 10 empleados delega sus actividades a sus empleados. Esto es relativamente sencillo, pues no existe mucho personal. Sin embargo, a medida que el negocio crece, el número de empleados también. Al poco tiempo tienen 20, después 50, 100… y asignar tareas ya no es tan sencillo.
A todo lo anterior hay que añadirle una cosa. No se sabe con precisión qué tarea es la que más beneficios trae. Puede realizarse un análisis, pero igual: entre más empleados, más difícil se vuelve hacerlo manualmente.
Puedes utilizar un gestor de tareas a partir de 20 empleados. Decidir si hacerlo o no depende de lo complicado de la organización. Sin embargo, ya con 50 se vuelve una necesidad tener un gestor de tareas. Con 100 ni se diga.
Un software de gestión de tareas permite a la empresa crecer y expandirse. Si cuentas con muchos empleados y no estás aprovechando esta herramienta, corres el riesgo de quedarte estancado. ¿Por qué? Porque seguramente tu competencia sí lo está utilizando. Implementar este tipo de sistemas a la hora de priorizar las tareas y ejecutarlas te da la posibilidad de destacar y mejorar.
Sesame HR es un software de Recursos Humanos que se puede usar en computadoras, Tablets o smartphones. Cuenta con una gran cantidad de funciones: sistemas de fichaje, reportes, geolocalización…, y la lista sigue. Y dentro de esta lista se encuentra el gestor de tareas.
Ahora bien, ¿qué características tiene este gestor? ¿Cómo puede aumentar el rendimiento?
Cada trabajador tiene una tarea a desempeñar dentro de la organización. Para saber cuáles son estas tareas, un encargado debe de comunicárselas, ya sea entregándole una hoja o algo parecido.
La desventaja de esto es que, entre más trabajadores, más tiempo se consume en este proceso. Además, si alguien pierde esa hoja o se le olvida de lo que tiene que hacer, necesita volver a preguntar.
Con Sesame HR se pueden asignar proyectos, tareas y definir responsables. Lo único que debes de hacer es dar de alta a los empleados dentro de la aplicación y, desde ahí, comenzar a repartir el trabajo.
Esto es muy útil sobre todo ahora que el trabajo remoto está en aumento. Poder asignar tareas desde un solo lugar es bastante cómodo y no requiere de tanto esfuerzo como con los métodos convencionales.
Dentro de una organización existe una gran variedad de actividades. Sin embargo, hay algunas que son más rentables que otras. Definir la importancia de cada una ayuda a mejorar la productividad, enfocándose solo en las que traen más beneficios.
Hacer esto manualmente, sin embargo, puede complicarse. Con tantas actividades a tomar en cuenta, y actualizar siempre la jerarquía cuando aparece una nueva, la tarea se vuelve agotadora.
Sesame hace todo el trabajo anterior automáticamente. Al obtener información sobre los trabajos, con el tiempo puede determinar cuáles son los más rentables. Y si llegan a aparecer tareas nuevas, solo hay que agregarlas para que el sistema defina su importancia.
Sesame asocia los beneficios obtenidos con los costos por hora de los empleados. Así, tienes información completa sobre los beneficios y los gastos de la empresa.
Cuando un empleado está realizando sus actividades, lo puedes comprobar yendo a su departamento y observándole. Sin embargo, hacer esto consume tiempo y energía, sobre todo si las instalaciones de la empresa son grandes.
Sesame HR te da la posibilidad de ver en todo momento qué está haciendo cada empleado. Solo basta con abrir la aplicación y mirar el perfil de cada trabajador. Para el trabajo remoto esto es muy beneficioso.
Supongamos que un empleado se pone a realizar sus tareas pero no se reporta en la aplicación. Las horas que pase no le serán contadas. Cuando esto suceda, Sesame HR te enviará notificaciones para hacerle saber que tiene que confirmar sus labores.
Esta característica evita que un trabajador haga la jornada completa sin que el sistema lo cuente, impidiendo así problemas con la empresa y con el departamento de RRHH.
Imagina por un momento el escenario del punto anterior, solo que en esta ocasión el empleado no hizo caso a su notificación. Al cabo de tres horas, finalmente se acordó que debía reportarse en la aplicación. Pero ahora tiene un problema: ha trabajado tres horas sin computarlas.
Sesame tiene la solución para estas situaciones. Desde este software de gestión de tareas, se pueden computar las horas que este trabajador perdió. Así, se evitan conflictos dentro de la organización y se crea una mejor cultura laboral.
En una organización es normal que existan puestos con distintos niveles de importancia. Y cada uno de estos puestos puede acceder a cierto tipo de información. Por ejemplo, un operador no debe tener acceso a la misma información que un gerente.
Dentro de Sesame HR puedes asignar roles para controlar el acceso de cada trabajador a cierta información.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
Soy Anjolly Capponi, consultora de
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