Name: Cuáles son las etapas de la organización y cómo dirigirlas
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8 de agosto, 2023

No podemos ocultar que toda empresa, sea pequeña, mediana o grande debe atravesar por procesos administrativos. Y cuando eso sucede, es importante saber las etapas de la organización para poder ejecutarlos.

Me explicaré mejor. Un proceso administrativo tiene varias fases o pilares, que deben cumplirse para tener éxito. Ahora bien, en este artículo hablaremos con detalle de cada una de las etapas de la organización y cómo llevarlas a cabo.

Primero, debes saber que este proceso significa establecer el rumbo de cómo se conducirá la empresa. Por ello, te invito a descubrir juntos los detalles sobre las etapas de la organización administrativa en este artículo de Sesame HR.

¿Qué es la organización administrativa?

Quisiera ahora pasar a definir qué es la organización administrativa. Y se define como el grupo de pasos que se deben seguir para garantizar el manejo de una empresa.

En sí, las etapas de la organización administrativa se usan para que la gestión de la empresa sea ordenada y eficiente. Ahora, recordemos que todo el trabajo debe estar alineado a los objetivos, misión y visión de la compañía.

Pues bien, esta gestión puede darse en la 🤝🏼 gestión humana, administración y hasta el área de tecnología. Por ejemplo, las etapas de la organización administrativa bien llevadas ayudan a agilizar flujos de trabajo, dirigir departamentos y empleados.

Importancia de las etapas de la organización administrativa

Dado que la organización administrativa se emplea para marcar lineamientos y alcanzar objetivos. Ahora te planteo la importancia de las etapas de la organización. Primero, esta herramienta proporciona elementos para la toma de decisiones gerenciales.

Además, te permite medir el grado de eficacia con respecto a las metas, e incrementa la productividad de la empresa. En sí, las etapas de la organización generan un camino que permite alcanzar los objetivos con control.

No olvidemos que, es de suma importancia que se eviten errores como:

Quiebres en los esquemas directivos
Medidas improvisadas que causen pérdidas
Evita la toma de decisiones incorrectas.

Etapas de la organización: cuáles son

Después de esa introducción es hora de ir a lo mero bueno. Por ahora, quiero mencionarte las fases o etapas de la organización. En total son cinco y el desarrollo de cada una lo veremos más abajo. Estas son:

Planificación
Organización
Dirección
Integración
Control.

Ahora bien, cada una de las etapas de la organización administrativa son el eslabón de una cadena fuerte. Cada una va de la otra para obtener éxito, son como el timón que ayuda a dirigir a un barco.

Características de la organización administrativa

Pero antes de seguir adelante, consideremos las siguientes características de las etapas de la organización administrativa. En resumen, todas contemplan a la empresa, a su capital humano y los objetivos.

Carácter específico, ya que cada empresa tiene su propio ADN y estructura.
Carácter dinámico, porque una compañía debe ser flexible y con capacidad de transformación.
Carácter humano, dado a que es vital identificar habilidades y puntos fuertes de los colaboradores.
Ascenso de los empleados y capacitación de los colaboradores, para generar crecimiento.
Orientación a los objetivos, con la ayuda de la directiva y cada uno de los equipos. Para obtener excelentes reportes de productividad.
Asignación de responsabilidades, ya que para alcanzar los objetivos debemos sumar a personas que harán el trabajo arduo.

Ejemplo de etapas de la organización administrativa

Llegó la hora de plantear un ejemplo de las etapas de la organización administrativa. A continuación, te dejo el caso de una unidad de enfermería. Con esto comprobamos que los procesos administrativos son útiles en todas las empresas.

Las etapas de la organización administrativa son una herramienta útil para cualquier empresa. Los hospitales no quedan atrás, por ello la administración de recursos y el personal son vitales para el funcionamiento.

Puedo, por lo tanto, decir que en un área de enfermería se aplica las etapas de la organización. Es decir, planificación, organización, dirección, integración y control.

Planificación: crear políticas para las enfermeras, reuniones con médicos y programas de capacitación para el personal.
Organización: crear equipos de trabajo entre médicos, enfermeras y personal de apoyo. En esta segunda de las etapas de la organización se debe fortalecer el trabajo en equipo, garantizar insumos y servicios.
Dirección: dar estímulos y premios que ayuden a producir cambios positivos en la enfermería. Se debe fortalecer la entrega y el compromiso con los pacientes y la institución.
Integración: monitoreo de las actividades y de los responsables. Es decir, que el trabajo de los equipos esté bien hecho.
Control: supervisión del funcionamiento del hospital, el compromiso de los empleados y calidad del servicio prestado. Con ello se cumplirían las etapas de la organización.

5 fases de la gestión de proyectos en empresas

Las fases o etapas de la organización administrativa son cinco en total. Así que vamos a desarrollar cada una de ellas.

Planificación

Esta es quizás la primera de las etapas de la organización administrativa. Cabe señalar que en esta fase se deben definir los objetivos y las estrategias a seguir. Además, se incluirán las actividades a ejecutar, tiempos y plazos.

Según Hubspot, en esta primera fase se puede tomar en cuenta:

Políticas y procedimientos
Flujos de trabajo
Presupuestos y partidas económicas
Esquema que plantee posibles errores y sus soluciones.

Organización

Esta es la segunda de las fases de la organización administrativa.

En sí esta va atada a la planificación, dado a que se establecen las tareas, quién, cuándo y cómo se realizarán. Cabe señalar que las tareas pueden ser asignadas por grupo o por trabajador.

Con esto, para las asignaciones se debe contemplar las habilidades y las capacidades de los empleados. Para el éxito de esta etapas de la organización se debe dotar de herramientas que permitan cumplir las asignaciones.

Ahora bien, un punto clave será preguntarte lo siguiente: ¿Cuál es el trabajo para realizar? ¿Cómo se divide el trabajo? ¿Quién hará cada tarea a realizar? Aquí es clave contar con un organigrama de empresa. 🏬

Dirección

Bien pareciera por los dos puntos anteriores que esto de las etapas de la organización están encadenadas. Y así es, una va de la otra. En esta fase de dirección se debe asignar a un encargado global o a un líder.

De hecho, esta persona será el comandante principal de las etapas de la organización administrativa. Pero al mismo tiempo, el líder podrá asignar a encargados y coordinar sus trabajos.

Ahora bien, el líder debe:

Mantener motivados a los miembros de los equipos que participan en las etapas de la organización.
Tener claro los pasos y qué se hará para alcanzar los objetivos.

Integración

Dentro de los modelos de organización administrativa se contempla una nueva, que es Integración. Esta es una de las etapas de la organización que engloba la acción en sí. Vamos a plantearlo de forma más clara.

La integración trata de anclar el plan y garantizar la marcha. Para ello se deben tener claras las estrategias de lo que se hará y quienes lo harán.

Control

Esta es la última de las etapas de la organización. El líder o supervisor comenzará a medir y a analizar el performance de tus equipos. En este punto entra en juego el uso de los KPI y la 📈 evaluación de desempeño.

Sin pasarlo por alto, en este punto se podrá:

Establecer los filtros de verificación de calidad del trabajo
Implementar medidas correctivas si es necesario
Determinar si las etapas de la organización salieron bien y conforme a la planificación (fase uno).

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Software de RRHH para control de proyectos y tareas

Quisiera que, ahora que estoy por hablar de un Software para control de proyectos y tareas presten toda la atención. Y, no te olvides de anotar todas las bondades de Sesame HR.

Queda por aclarar que para el éxito de las etapas de la organización la tecnología no vendría nada mal. Es decir, con el software de Sesame HR especialista en RR. HH. podrás desarrollar las cinco etapas y monitorearlas.

Gestor de tareas y proyectos

Deja el pasado pisado y moderniza las etapas de la organización administrativa en tu empresa. Por ejemplo, ya que estamos desarrollando las bondades de nuestra solución Gestor de Tareas y proyectos con Sesame HR, me permito mencionarte que:

Puedes medir el desarrollo de cada etapa y el rendimiento de cada uno de los empleados.
Mejorar la planificación y asignar tareas en línea. Además, con alertas de nuestra app los empleados se dan por enterados de su chamba.
Si es necesario podrás modificar los tiempos, según vaya el desarrollo de las etapas de la organización en tu compañía.
Clasifica, con filtros, las categorías establecidas en la etapa de planificación de la organización administrativa.

De algo estamos seguros, con todo esto te aligeramos la chamba y desaparecerán de tu vida los dolores de cabeza.

Antes de despedirnos, te recordamos que Sesame HR tiene una solución para cada una de las necesidades de tu empresa. Con esto, si piensas desarrollar las etapas de la organización administrativa de manera ágil, pide una demo gratuita de nuestro software para usarlo durante 14 días. Verás cómo te enamora.

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★★★★☆

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.