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Organigrama funcional: ¿cómo se realiza y qué ventajas tiene?
Un organigrama funcional te ayuda a entender de manera visual y rápida la estructura organizacional de una empresa. Te contamos qué otras ventajas tiene.
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Anjolly Capponi
HR Consultant
17 de diciembre, 2024
Un organigrama funcional posee una estructura vertical y se reconoce muy rápido porque está organizado de acuerdo a las funciones. A continuación te contamos cuáles son las ventajas de este tipo de organigrama y cómo se elabora.
¿Qué es un organigrama funcional?
La estructura de un organigrama funcional está encabezada por el CEO o líder del grupo seguido por los departamentos que conforman la empresa, de acuerdo a las funciones que tiene a su cargo.
Dentro de cada departamento se incluye a todos los empleados que pertenecen al mismo área con mención de sus funciones. De manera gráfica toma forma de pirámide vertical.
Este tipo de organigrama es ideal para las empresas que poseen un orden de acuerdo a las capacidades de sus empleados. Todos los departamentos funcionan de manera independiente pero bajo el enfoque global de la empresa.
Así, no se generan malentendidos que puedan interferir de manera negativa en la productividad.
No se recomienda recurrir a la estructura del organigrama funcional en el caso de que los departamentos de la empresa se encuentren integrados entre sí. La razón fundamental de ello es que este tipo de organigrama genera barreras entre departamentos.
¿Cuáles son las principales características del organigrama funcional?
La característica fundamental de un organigrama funcional es que permite visualizar de una sola pasada cómo se dividen las funciones dentro de una empresa. Esta cualidad facilita la asignación de actividades para cumplir los objetivos generales de la empresa.
Incluso permite dividir el trabajo dentro de cada departamento de manera eficiente y facilitar la comunicación interna. Cada empleado sabe qué hacer y cuál es su rol dentro de la empresa, facilitando el control de las mismas.
Los managers o líderes se encuentran en los niveles superiores del organigrama. Por lo tanto, los empleados reconocen la cadena de mando, evitando cualquier malentendido. Al mismo tiempo, deja en evidencia al responsable, cuando existe algún tipo de inconveniente.
Los directivos pueden analizar a toda la organización y tomar decisiones correctas que afectarán a la producción en un corto, mediano y largo plazo. De un solo vistazo se tiene una idea de los departamentos que están sobrecargados de tareas y cuáles están más aliviados.
Beneficios de realizar un organigrama funcional
Este tipo de estructura de la organización tiene varios beneficios:
- La estructura de la empresa queda muy clara y visual en un gráfico. Es tan simple que cualquier persona lo puede entender.
- Cada empleado sabe muy bien a qué departamento pertenece y por lo tanto, su función en él.
- Simple para asignar tareas a las personas correctas.
- Permite a las empresas ampliar o expandir sus servicios.
- Facilita el proceso de toma de decisiones.
Tipos de organigramas funcionales
Un organigrama funcional se puede graficar de varias maneras:
Organigrama vertical o lineal
La estructura de este tipo de organigrama es una de las más conocidas. Se lee desde arriba hacia abajo. En las primeras posiciones se encuentran las de mayor responsabilidad, el CEO o el presidente. Debajo de ellas los responsables de departamentos y así hasta los empleados de menor rango.
Organigrama horizontal
En esta estructura, el organigrama tiene dirección de izquierda a derecha. La persona de mayor rango se encuentra a la izquierda y luego hacia la derecha los departamentos y personas que son parte de la empresa.
Organigrama mixto
Cuando la estructura del organigrama es mixta significa que fusiona los dos tipos de organigramas anteriores. El liderazgo se lee desde arriba hacia abajo, y los departamentos desde izquierda hacia derecha.
Organigrama circular
Una estructura muy utilizada para graficar el organigrama funcional es la circular. En el centro se ubica a la persona de mayor rango, a la cual la rodean los que le siguen en jerarquía. En el círculo más externo se encuentran los empleados de menor rango.
La ventaja de este tipo de gráfico es que permite la integración entre varios sectores de la empresa.
¿Cómo se realiza un organigrama funcional paso a paso?
Crear un organigrama funcional requiere análisis, organización y claridad sobre la estructura de la empresa. Sigue estos pasos:
Paso 1: identificar las funciones principales
- Enumera las funciones o actividades clave que realiza la organización (ventas, producción, finanzas, etc.).
- Clasifica las tareas según su naturaleza y agrúpalos en departamentos.
Paso 2: definir jerarquías y responsabilidades
- Identifica los niveles jerárquicos en la empresa, desde la dirección general hasta los mandos intermedios.
- Define qué funciones y responsabilidades corresponden a cada departamento o área.
Paso 3: asignar responsables a cada función
- Especifica quién será el responsable de cada departamento o función.
- Determina las relaciones de autoridad y subordinación entre las áreas.
Paso 4: diseñar el organigrama
- Utiliza herramientas como:
- Software especializado: Microsoft Visio, Lucidchart o Canva.
- Plantillas digitales en Word, PowerPoint o Google Docs.
- Dibujos manuales (para empresas pequeñas o preliminares).
- Organiza los niveles jerárquicos de arriba hacia abajo (estructura vertical) o de izquierda a derecha (estructura horizontal).
Paso 5: Validar y comunicar el organigrama
- Revisa con los responsables de cada área para asegurar que el organigrama sea preciso y funcional.
- Comparte el organigrama con todo el equipo para que cada trabajador comprenda su lugar en la estructura.
Desafíos y limitaciones del organigrama funcional
Aunque el organigrama funcional ofrece muchas ventajas, también puede presentar ciertos desafíos, especialmente en empresas grandes o con procesos complejos:
- Silos organizacionales
- La especialización puede llevar a que los departamentos trabajen de forma aislada y no colaboren entre sí.
- Falta de flexibilidad
- Puede ser difícil adaptarse a cambios rápidos o nuevos proyectos que requieran trabajo interdepartamental.
- Conflictos de autoridad
- Los empleados pueden recibir instrucciones contradictorias si no se definen claramente las responsabilidades.
- Dependencia de los jefes de departamento
- Si los responsables no tienen la preparación adecuada, pueden surgir problemas de liderazgo y gestión.
¿Cómo contribuye un software a construir un organigrama funcional?
Cuando se cuenta con un software de calidad como el de Sesame HR, que permite gestionar todo el área de recursos humanos de manera ágil y sencilla.
Además permite generar un organigrama de manera automática, manualmente o a través de una planilla.
Se puede acceder a él desde cualquier dispositivo, se actualiza automáticamente y se obtienen en tiempo real, por lo que estará siempre actualizado.
Para los niveles gerenciales, este organigrama es de gran utilidad porque muestra el nivel de complejidad que sea necesario para tomar las decisiones correctas.
Llegando a mostrar hasta el detalle de las actividades asignadas a cada empleado de un determinado departamento con un informe de las tareas realizadas.
¿Te sirvió esta información? Esperamos que sí. Para conocer más sobre software de recursos humanos, plantillas o guías útiles, continúa en nuestra sección de recursos.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
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