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¿Cómo escoger un software para crear organigramas fácilmente?
¿Qué es lo que debes de tener en cuenta a la hora de escoger un software para crear organigramas? ¿Por qué necesitas uno en tu empresa?
¿Necesitas ayuda?
Estrella Ponce de León
HR Consultant
26 de agosto, 2021
Un software para crear organigramas es una herramienta que te permite tener una mejor organización en cada departamento. Si tú empresa es grande y cuenta con una gran cantidad de empleados, es esencial que poseas uno.
¿Por qué necesito un software para crear organigramas?
Muchas empresas, sobre todo las pequeñas, hacen los organigramas haciendo uso de Excel o de Word. Esto no está mal, teniendo en cuenta que no hay tantos colaboradores. Sin embargo, estas herramientas se vuelven obsoletas cuando la organización crece.
Una vez que empiezan a aparecer nuevos departamentos, hay que hacer más organigramas. No solo eso, sino que también deben de actualizarse constantemente: empiezan a ocurrir con más frecuencia las promociones internas, se añaden nuevos roles a los departamentos, y más. Todos estos cambios deben de ir viéndose reflejados.
La tarea de crear y actualizar organigramas se vuelve tediosa con Excel o Word. Esta es la razón por la que es mejor un software.
Los softwares para crear organigramas te ayudan a:
- Crear organigramas de forma rápida y sencilla, ahorrando bastante tiempo.
- Mantener actualizados los existentes sin mucho esfuerzo.
- Hacer un mejor diseño, fácil de entender para todos.
¿Cómo escoger un software para crear organigramas?
Existen varios aspectos que debes de tener en cuenta cuando necesitas decidir qué software usar. A continuación se mencionará qué es lo que tienes que buscar para escoger el mejor.
Un software para crear organigramas intuitivo
El propósito de adquirir esta herramienta es el de facilitar la creación de organigramas. Es por eso que debes buscar uno fácil de usar. Uno que no requiera de complejos procesos para poder ser utilizado por ti o tus compañeros.
No tener en cuenta este punto te impedirá ahorrar tiempo, y a la larga se convertirá en una pérdida de dinero.
Integraciones
Las integraciones son un elemento fundamental para los software de recursos humanos. Por ejemplo, si algo le sucede a la computadora donde tienes guardado los organigramas, hay softwares que tienen integraciones con Google Drive. Así, los archivos se guardan en la nube y no se pierden.
Las integraciones también son útiles para compartir archivos. Con una integración a Google Drive, por ejemplo, se puede compartir el link de la carpeta donde se guarda todo.
A pesar de que se está tomando Google Drive como ejemplo, existen más integraciones: Google Docs, Confluence o Slack. Aquí tienes la libertad de decidir cuáles son más útiles para tu empresa.
Diseño
Una de las desventajas de crear organigramas con Word o Excel es su falta de estética. Sirven para ordenar la información, pero le restan seriedad a tu empresa. Esto es perjudicial cuando tienes visitas en las instalaciones.
Un software para crear organigramas ayuda a hacer diseños llamativos y profesionales. Mejoran la imagen de tu empresa y la forma en la que te ven tus clientes.
Atención al cliente
Puede ser que mientras usas el software te surjan dudas acerca de algunas funcionalidades. O que algún “bug” te haya generado varios problemas con un trabajo.
Cuando seleccionas el software ideal, este debe tener detrás un equipo de atención al cliente. De esta forma, ellos podrán aclarar todas las preguntas que tengas, y ayudarte con los problemas.
Este punto es más que nada para software de pago. Si cada mes vas a tener que estar dando cierta cantidad de dinero, un equipo que te asista cuando lo necesites debe de estar incluido.
Exportar el documento a otros formatos
Esto sirve para facilitar procesos como la impresión del archivo. Como mínimo, un software debería de dejarte guardar los documentos en imagen (JPG o PNG) y en PDF. También hace más sencillo compartir el organigrama, pues puede ser enviado por correo.
Estos son los puntos más importantes que debes tener en cuenta cuando busques un software para crear organigramas en tu empresa. Asegúrate de seleccionar el adecuado, y el que se ajuste a tus necesidades.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
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