¿Por qué el offboarding es tan importante para tu employer branding?

15 de noviembre, 2022

El offboarding es quizás uno de los retos más difíciles para un gestor de Recursos Humanos. Ya que una vez que realizas un despido o gestionas una renuncia, sólo es el inicio de un largo proceso. Aunque no te lo hayas planteado, este paso es tan importante como el onboarding.

Recuerda, como empresas tenemos una employer branding que cuidar, para que las personas deseen trabajar con nosotros.

En este artículo te contamos sobre cómo abordar el ciclo de vida del empleado. También conocerás los proceso de desvinculación u offboarding. Y, cómo lograr que la renuncia o despido de un empleado no afecte la productividad de la empresa.

¿Qué es el offboarding?

El offboarding o desvinculación de un empleado se inicia cuando termina el ciclo laboral del trabajador con tu empresa.

Es un proceso realizado por Recursos Humanos, que hace efectivo una renuncia o un despido. Se usa para generar la menor afectación al exempleado y a la empresa con su ausencia.

El offboarding implica el diseño de un plan. Cabrá revisar el portal del empleado para ver su historial y preparar su salida. Un camino que haga la desvinculación del empleado, permita reclutar nuevo personal y se logre cubrir el puesto, mientras se resuelve el proceso de contratación.

Cuidar el proceso de offboarding es cuidar tu marca como empleador o el employer branding. Ya que un exempleado puede ser un embajador de marca o una pesadilla de relaciones públicas para tu empresa.

Aquí te presentamos un caso que ilustra esta relación entre la desvinculación y el employer branding.

Así podrás aprender de la experiencia de Scarleth, jefe de recurso humano de una empresa que fabrica productos de limpieza en México.

Ejemplo de offboarding exitoso

Para explicar mejor el offboarding exitoso te contaremos la historia de Scarleth. Ella es jefa del departamento de Gestión de Recursos Humanos y lleva varios meses haciéndole seguimiento a Cristina.

En la última evaluación 360°, sus supervisores se manifestaron inconformes con el desempeño de Cristina. Ellos advierten que ha sido irrespetuosa, usa lenguaje ofensivo en momentos de estrés y no cumple con las fechas de entregas.

Aún cuando se le socializó la evaluación, la actitud de Cristina fue desfavorable y días después llegó con su renuncia. En esta carta se manifestaba que tenía una mejor oportunidad laboral.

Fue así que la empresa procedió a aceptar la renuncia. Después, la jefa de Recursos Humanos inició el proceso de offboarding. El objetivo fue cuidar este vínculo con Cristina y el buen nombre de la empresa como futuro empleador.

Además, Scarleth sabía que tenía que hacer el offboarding transparente y muy respetuoso para todos. En parte, porque Cristina había sido líder de departamento.

Ella era una empleada reconocida en la empresa y el sector, y además era la jefe de un equipo de 25 personas.

Pasos para hacer un offboarding exitoso

Ahora vamos a observar un proceso de desvinculación laboral, etapa por etapa.

Paso 1: hacer efectivo el despido

Es importante notificarle al empleado de manera formal que su renuncia fue aceptada. En el caso de la renuncia de Cristina, Scarleth generó todo un archivo.

En él incluía el seguimiento de la empleada, desde la retroalimentación de la evaluación hasta su renuncia.

Apoyo digital

Por fortuna, Scarleth contaba con el software Sesame HR, que le permitió generar este archivo en tiempo récord. Allí tenía acceso a la funcionalidad de People Analytics, que le permitía conocer el desempeño y los comportamientos históricos de Cristina en la empresa.

Revisó también en los informes de RR. HH. que se generan con este programa y encontró el acta de la reunión con Cristina, en la que se le socializó sobre sus resultados en la evaluación de desempeño.

Allí se reportaba el incidente de su molestia y su enojo ante la información recibida. Todos estos aspectos son claves para hacer seguimiento al ciclo de vida del empleado, y no sería tan fácil realizarlo sin apoyo de un software como Sesame HR.

De igual manera, con ayuda del equipo legal revisaron si existía alguna cláusula del contrato que impidiera proceder. Y una vez hecha esta verificación se hizo efectiva la renuncia, mediante acuerdo de las partes.

Paso 2: comunicar de forma correcta la salida

Una vez se formaliza la renuncia, se procede a comunicar al equipo de trabajo. Si se decide guardar silencio, los empleados empiezan a crear sus propias versiones y los rumores no se hacen esperar.

Algunas formas para realizar este anuncio puede ser de forma escrita, a manera de circular o puede comunicarse en una reunión general. Recordando que es muy importante reconocer el trabajo de tu empleado y su valioso aporte para la empresa.

Scarleth hizo el anuncio de forma verbal, como parte del offboarding, el mismo día en que Cristina se llevó sus cosas de la oficina.

No dio detalles, pero agradeció a su empleada por liderar el área de producción. Reconoció sus aportes y aciertos, y compartió algunas directrices para lo que vendría después en esta área.

Paso 3: reconocer el trabajo de tu ex empleado

Imagina que el offboarding es un ejercicio de relaciones públicas.

Si lo piensas a profundidad, te darás cuenta que la persona que se va, en algún momento:

• Lo dio todo por la compañía.
• Conoce información privilegiada.
• Es muy posible que siga vinculada al sector.

En nuestro caso, Scarleth y Cristina eran cercanas. Por lo que la renuncia pudo generar dificultades personales.

Sin embargo, Scarleth decidió agradecerle por su aporte a la empresa. Realizó un recuento de todos lo proyectos y procesos que lideró con éxito.

Ella sabía que de este proceso dependía el buen nombre de su empresa como empleador, que se conoce en inglés como employer branding.

Cuidar la employer branding

Este concepto se refiere a que los mejores talentos profesionales quieran ser reclutados por nuestra empresa, porque es un gran lugar para trabajar.

Pero, cuando los exempleados salen mal de sus empresas, se convierten en portadores de historias negativas sobre la organización.

En el caso que estamos viendo, Scarleth ya sabía que la relación de Cristina con la empresa venía mal desde su evaluación. En consecuencia, necesitaba cerrar el ciclo desde un lugar de respeto y valoración de la excolaboradora.

Paso 4: empalmar y transferir el conocimiento

No siempre hay un reemplazo al día siguiente de hacer efectiva una renuncia o despido. Sin embargo, en el offboarding exitoso debes garantizar que el empleado deje sus conocimientos para la empresa.

Por ejemplo, conocer la forma de organización del equipo, su modelo de gestión de proyectos, el sistema de turnos y los proyectos que se están desarrollando.

Así, Scarleth le solicitó a Cristina, dentro de los acuerdos, que entregara un informe final de su gestión. Le pidió que relacionara su trabajo actual y futuro con el equipo.

También le solicitó entrega de backups, contraseñas de correo, bases de datos y demás accesos a las cuentas corporativas.

Además, le solicitó a la empleada que sugiriera quién podría desempeñar algunas funciones de su cargo, mientras se elegía un nuevo empleado.

Cuidar al exempleado

Por su parte, Cristina le comentó a la jefa de RR. HH. que en caso de necesitar apoyo en relación a dudas por resolver, ella podría ayudarles a través de una llamada o correo. ¿Ves la importancia de hacer el offboarding exitoso?

Scarleth supo de inmediato que esta buena relación y la amabilidad en el trato era parte un proceso de offboarding bien realizado.

Paso 5: entrevista de desvinculación

Este punto es vital. De la entrevista final depende dejar registradas las reflexiones, observaciones y conocimientos de un empleado, para mejoras futuras.

En esta entrevista se busca que los empleados que renuncian puedan expresar de manera más sincera los aspectos positivos y por mejorar de la empresa. Lo harán con claridad, ahora que no existe la relación laboral.

Esta entrevista la debe realizar alguien del departamento de Recursos Humanos con quién la persona que renunció se sienta tranquila.

Conversación que genere confianza

Scarleth procedió a hacer la entrevista en el offboarding, por lo que se hizo muy tranquila dada la relación personal que había entre ellas.

Durante la entrevista Cristina hizo referencia al altercado que tuvo cuando recibió la socialización de su evaluación, identificando las falancias de la empresa. Pero, también su dificultad para recibir feedback, y más porque la implementación de la evaluación de desempeño era casi nueva en la organización.

También propuso formas concretas de mejorar el trabajo de su departamento, como la posibilidad de automatizar ciertos procesos que siguen siendo manuales y que le quitan mucho tiempo a los empleados.

¿Qué preguntar?

Para generar las preguntas de la entrevista de desvinculación, puedes elegir temas como su experiencia laboral en la organización. O, aspectos de mejora de los procesos, sobre las relaciones entre pares y jefes.

También es importante preguntarle por formas para retener un talento como el de esa empleada que renunció. En el caso de Cristina, ella reconoce que la principal motivación fue monetaria, ya que la oferta actual mejoraba su salario en la empresa.

Beneficios de un offboarding exitoso

Por último, Cristina reconoció y agradeció el proceso de desvinculación que había realizado junto a Scarleth. Ella reconoció que no es usual ser reconocida por sus esfuerzos cuando se renuncia a un trabajo.

Esto significó para Scarleth que el offboarding fue exitoso. Pero al mismo tiempo marcaba el inicio de otro proceso: el reclutamiento para encontrar al empleado para la vacante surgida.

Este proceso es fundamental también, porque ayuda a retener el talento y a no generar interrupciones y dificultadas en el empalme con el nuevo empleado.

Aprender de cada experiencia

La jefa de Recursos Humanos aprendió de esta experiencia y se sintió satisfecha de su gestión de offboarding. Porque al final, la empresa fue transparente y respetuosa con la exempleada. Dando así un mensaje de coherencia para atraer talentos en la nueva contratación.

Además, destacó el uso de un software especializado en Recursos Humanos. Este le permitió tener toda la información organizada y a la mano, para hacer el offboarding como un proceso amable y positivo para ambas partes.

Y tú, ¿ya te estás tomando los procesos de desvinculación laboral con la importancia que requieren? Esperamos que este paso a paso te ayude con esa tarea.

Escribimos sobre empresas, empleados y Recursos Humanos. Por eso, quédate en Sesame HR y aprovecha los contenidos de calidad que te ofrecemos.

Julian Ignacio

HR Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Julian Ignacio Tur ha desarrollado una sólida carrera en el ámbito de Recursos Humanos, con una destacada trayectoria en roles que abarcan desde la adquisición de talento hasta la gestión integral de recursos humanos.

Su experiencia de más de 10 años abarca tanto el manejo de relaciones laborales como la coordinación de beneficios y programas de desarrollo profesional, contribuyendo al fortalecimiento de la gestión de personas en cada organización donde ha trabajado.

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