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Cómo realizar paso a paso un reporte de las semanas cotizadas de un empleado
Descubre cómo realizar un reporte de semanas cotizadas paso a paso y cuáles son los principales requisitos para realizar correctamente.
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Juan Carlos Puerta
HR Consultant
18 de febrero, 2025
La información laboral garantiza el respeto de los derechos de los empleados y es ahí donde un reporte de semanas cotizadas cobra fuerza. Pues, este documento refleja el tiempo trabajado y las aportaciones realizadas a la seguridad social.
Lo cual impacta de manera directa en la futura pensión de los colaboradores de una empresa. Además, es vital para acceder a prestaciones y otros beneficios derivados del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
¿Qué es el reporte de semanas cotizadas?
Es un documento que muestra el total de semanas que un empleado ha acumulado mientras ha estado asegurado en el régimen obligatorio.
En otras palabras, refleja el tiempo en el que un colaborador ha trabajado de manera formal y la empresa ha hecho aportaciones al IMSS.
Un reporte de semanas cotizadas muestra la siguiente información laboral clave:
- Total de semanas registradas en el Instituto Mexicano del Seguro Social.
- Historial de movimientos laborales del empleado a lo largo del tiempo.
- Salario base de cotización que establece cuánto ha ganado el colaborador.
- Datos del empleador, que incluyen la vigencia de la cobertura.
De hecho, la información de este reporte es vital para varias tareas y procesos de RRHH, como es el cálculo de la pensión de un colaborador. También para verificar si la empresa ha realizado de manera correcta las aportaciones de seguridad social.
Requisitos para obtener el reporte de semanas cotizadas
Para obtener este un documento oficial emitido por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), hay que tener a la mano estos 3 requisitos:
1. CURP: la Clave Única de Registro de Población del colaborador. Este código alfanumérico permite la identificación individual de cada persona para diversos trámites.
2. NSS: el Número de Seguridad Social previsto para el empleado. Se trata de un número único que el IMSS asigna a cada colaborador registrado en el sistema.
3. Correo electrónico: dirección de correo electrónico válido y en uso por parte del colaborador. En este caso, se solicita para recibir notificaciones y también para descargar el reporte.
El proceso para obtener el reporte de semanas cotizadas se puede hacer en línea o de manera presencial ante el IMSS. Si es online, se debe ingresar a la plataforma del instituto, en cambio, sí es presencial hay que acudir a la Subdelegación que corresponda.
5 pasos para realizar el reporte de semanas cotizadas en línea
Checa estos 5 pasos sencillos para hacer el reporte en línea de un empleado y de manera efectiva:
Paso 1: ingresar a la plataforma del IMSS
En primer lugar, hay que ingresar al sitio web oficial del Instituto Mexicano de Seguro Social (IMSS). Una vez dentro de la plataforma hay que buscar la opción que dice « semanas cotizadas«.
Esta herramienta del IMSS es gratuita y permite conocer cuántas semanas ha cotizado un empleado a lo largo de su vida laboral. Ahora selecciona la modalidad A “constancia de semanas cotizadas” y haz clic en “realiza en línea”.
Paso 2: completar formulario en el sistema con los datos del empleado
Para acceder al sistema de consultas del IMSS se necesita ingresar los siguientes datos del colaborador:
- Clave Única de Registro de Población (CURP).
- Número de Seguro Social (NSS).
- Correo electrónico.
Con esta información se ingresa al sistema de manera rápida y sencilla. Es importante que el empleado tenga acceso al correo, ya que el IMSS puede enviar una confirmación o notificaciones.
Paso 3: generar el reporte de semanas cotizadas
Cuando ya estamos dentro del sistema hay que buscar la opción “constancia de semanas cotizadas en el IMSS”. Damos clic en esta opción y de forma automática se genera el reporte que contiene los siguientes datos:
- Total de semana cotizadas.
- Datos del empleador.
- Salario registrado.
Paso 4: revisar los datos del reporte generado por el sistema
Una vez que damos clic en “continuar” revisamos los datos antes de finalizar la solicitud. Luego de ser confirmado, la constancia será enviada al correo electrónico que se ingresó en el sistema.
Este reporte digital de las semanas cotizadas en el IMSS es una pieza esencial para la gestión de diversos trámites. Por ello, debe ser almacenado y evaluado de manera adecuada.
Paso 5: entregar el reporte al empleado o usar para procesos internos
El último paso es entregar el reporte al empleado o utilizarlo para trámites internos de la empresa. Por ejemplo:
- Evaluación de crédito Infonavit.
- Verificar si el empleado puede acceder a una pensión.
- Cálculo de liquidaciones.
- Confirmar si el colaborador estuvo asegurado en empresas anteriores.
Ventajas de checar la constancia de semanas cotizadas
Aquí tienes 5 ventajas de revisar la constancia de semanas cotizadas en el IMSS:
1. Esta constancia permite verificar si el salario y semanas cotizadas coinciden con la historia laboral del empleado.
2. Tener un registro de control de las semanas cotizadas ayuda a promover el cumplimiento de la ley por parte de la empresa.
3. Previene errores en la gestión de los pagos al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
4. Facilita la gestión de trámites para el empleado, por ejemplo, pensiones, incapacidad o créditos Infonavit.
5. Refuerza la transparencia y el compromiso de la empresa con el bienestar de sus colaboradores.
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Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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