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PortugalNóminas y remuneraciones
Cómo hacer un recibo de nómina en la empresa y para qué se utiliza
Descubre cómo se realiza paso a paso un recibo de nómina de un empleado en la empresa y qué las partes de las que dispone.
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Juan Carlos Puerta
HR Consultant
3 de febrero, 2025
El recibo de nómina es más que un simple papel o archivo digital que se les entrega a los empleados cada quincena o fin de mes. Se trata del comprobante oficial de que la empresa está pagando lo que debe, tanto en tiempo como en forma.
Cuando un empleado recibe su pago, lo que hace es revisar si el monto corresponde a lo que esperaba. Si algo no le queda claro, su primera parada será la oficina de RRHH, por eso te enseñaremos qué es este recibo y para qué sirve ¡Empecemos!
¿Qué es un recibo de nómina?
Es un documento administrativo, impreso o digital que comprueba que un empleado ha recibido su salario. Además, de que le han hecho los descuentos correspondientes en función de los criterios de ley vigentes.
Un recibo de nómina le permite al colaborador ver con claridad cuánto ganó en el periodo, qué conceptos le pagaron y qué deducciones se aplicaron. Es decir que, este comprobante que emite la empresa puede reflejar los siguientes aspectos:
- Monto a percibir.
- Sueldo base.
- Horas extras.
- Impuestos.
- Seguridad social.
Este recibo es individual y debe mostrar todos los aspectos que componen la remuneración final de cada empleado. El artículo 101 de la Ley Federal de Trabajo (LFT) dispone que los colaboradores tienen acceso a los conceptos y deducciones de pago, y su recibo de nómina se debe entregar de manera impresa o a través de cualquier otro medio.
Partes que contiene un recibo de nómina
El recibo de pago de nómina de un empleado presenta las siguientes 6 partes clave:
1. Datos generales: se trata de la información del empleador como nombre o razón social de la empresa, RFC y domicilio fiscal. Lo cual se completa con la información del colaborador, por ejemplo, nombre completo y CURP.
2. Lapso de pago: se refiere al periodo trabajado que se está remunerando. Por lo tanto, se indica fechas de inicio y fin, así como también la fecha de pago.
3. Percepciones: implica el sueldo base, las horas extras, bonos o comisiones que registra el empleado. También en esta parte se incluye las prestaciones que tiene el colaborador.
4. Deducción: esta sección incluye los impuestos, las aportaciones al IMSS y otras contribuciones obligatorias. En esta parte, se puede establecer descuentos por préstamos adquiridos por parte del empleado.
5. Totales: se incluye la suma total de las percepciones y de las deducciones realizadas en el periodo de pago. Así como también la cantidad final que el empleado va a recibir.
6. Información complementaria: lugar de emisión, firma y sello de la empresa. Lo cual corresponde a datos adicionales de la estructura del recibo emitido de acuerdo al formato.
El paso a paso para hacer un recibo de pago de nómina en la empresa
Si sigues estos 4 pasos sencillos, podrás hacer un recibo de pago de nómina de forma eficiente.
Paso 1: recopilar la información clave del empleado
Antes de hacer el recibo, debemos tener a la mano todos los datos clave del colaborador. Por ejemplo:
- Nombre completo.
- Puesto de trabajo
- CURP.
- Salario diario.
- Días trabajados en el periodo definido de pago.
- Periodicidad de pago.
Con el uso de un sistema de gestión de nómina es posible asegurar que ningún dato importante se escape. También se puede ver la opción de una plantilla estructurada.
Paso 2: calcular las percepciones, deducciones y salario neto
Para este paso hay que estimar de manera correcta todos los conceptos involucrados en el recibo. Que en este caso serían los siguientes:
- Percepciones: se incluye el salario base, horas extras, bonos y comisiones. También cualquier otro ingreso que perciba el empleado.
- Deducciones: se descuentan los impuestos y las retenciones previstas por ley. Así como también los préstamos o descuentos internos si aplican.
- Salario neto: corresponde a la cantidad que recibirá el empleado después de aplicar las deducciones.
Paso 3: generar el recibo de nómina en formato CFDI
En México, los recibos de nómina se deben generar en formato Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Para ello, hay que considerar las siguientes acciones:
- Utilizar un sistema autorizado de nómina que cumpla los requisitos del SAT.
- Asegurarse de incluir todos los datos fiscales de la empresa y el empleado.
- Generar el recibo por medio de la herramienta.
Si la empresa no cuenta con un sistema propio, se puede utilizar el portal del SAT para emitir el CFDI de nómina.
Paso 4: timbrar y entregar el recibo de nómina
El timbrado es obligatorio, ya que muestra que el recibo tiene validez fiscal ante el SAT. Una vez timbrado, se entrega el recibo al empleado, que puede ser en físico o en digital.
Es importante que el empleado firme o dé su acuse de recibo como prueba de que en efecto se le entregó el comprobante de pago.
¿Para qué sirve el recibo de nómina?
En una empresa este comprobante cumple diversas funciones en los procesos del capital humano, tales como:
- Confirmar el pago: permite evidenciar de que la empresa ha realizado el pago que corresponde en el lapso de tiempo definido.
- Verificar el salario y deducciones: ayuda a revisar el sueldo, las percepciones y deducciones de cada empleado.
- Control financiero: facilita el registro y monitoreo de los ingresos y deducciones del personal.
- Declaración de impuestos: contiene información clave para generar la declaración de impuestos anual.
Realizar este comprobante de forma adecuada, no solo es una obligación legal, sino también una pieza vital para la confianza y estabilidad laboral. Buscas optimizar la gestión de la nómina, solicita una prueba gratuita aquí.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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Soy Beto Villareal, consultor de
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