15 de febrero, 2023

La preparación de nómina es un proceso clave en los negocios. Esta actividad es una obligación legal para todas las organizaciones en México. Además, es necesaria para el funcionamiento adecuado de la empresa.

Los errores que se pudieran llegar a cometer en este proceso pueden resultar en multas impuestas por el SAT. O, en afectaciones legales a los derechos del trabajador.

A continuación, hablaremos de todos los elementos que la conforman, cómo hacer el proceso y ejemplos.

Importancia de la gestión de nómina en México

La nómina es el documento que muestra todas las percepciones y deducciones, por ley y adicionales, que sufre el salario de los trabajadores.

De esta operación se obtiene el monto final que un colaborador recibirá y la que la empresa invertirá en un periodo determinado.

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Es importante aclarar algo. Un paso que se da antes de llegar al resultado final, es la prenómina, la cual también se conoce como la suma de las incidencias en nómina.

Ley de nóminas en México

La ley también obliga a las empresas en México a generar una nómina. Los principales artículos que lo establecen son:

Artículo 804, fracción II, de la Ley Federal del Trabajo (LFT).
Artículo 67 del Código Fiscal de la Federación.
Artículo 15 de la Ley del Seguro Social en México.

Además, muchas otras regulaciones hacen referencia a la nómina y al cálculo del salario de los trabajadores. Por ello, es importante entender los puntos clave que componen la gestión de la nómina.

Por cierto, ¿sabes que hay programas que funcionan como solución o sistema de nómina? Si te interesa saber cómo funcionan, más adelante te lo contaremos.

Percepciones incluidas en la preparación de nómina

La preparación de nómina se inicia con la definición de las percepciones del trabajador. Estas se componen de todos los ingresos a los cuales el colaborador tiene derecho debido al trabajo realizado y al desempeño en el mismo.

Las percepciones pueden ser: sueldo, prestaciones sociales, prestaciones laborales y horas extra.

Sueldo

Todo trabajador debe tener definido un sueldo o ingreso mensual. Dicho monto debe convertirse al periodo o plazo en que se paga la nómina.

Para ello, se divide el sueldo mensual entre 30 y se multiplica por la cantidad de días en que se paga la nómina. Por ejemplo, semanal: 7; catorcenal: 14; quincenal: 15; etc.

Prestaciones sociales

Las prestaciones sociales son aquellas que por ley otorgan beneficios a los trabajadores. Las principales son las vacaciones, prima vacacional, aguinaldo, seguro social, pago de utilidades, prima dominical y días de descanso.

En la preparación de nómina es necesario revisar si el trabajador tiene prestaciones a sumar durante el periodo.

Prestaciones laborales

Se trata de prestaciones que las empresas otorgan, superiores a las que establece la ley. Entre las más comunes se encuentran: vacaciones extra, vales de despensa, fondos de ahorro, bonos de productividad, comisiones, seguros de gastos médicos, comidas, etc.

Horas extra

Por último están las horas extra. Aunque la Ley contempla una jornada laboral máxima, en ciertas ocasiones las personas pueden trabajar más de dicho tiempo. En esos casos, se les deben pagar a los trabajadores las horas extra laboradas.

Deducciones y periodicidad en la preparación de nómina

Las deducciones son todos los conceptos por los cuales se retendrá parte del pago del trabajador. Estas deducciones están protegidas por la ley, por lo que debe tenerse la evidencia necesaria para aplicarlas.

Incidencias laborales

Las incidencias en nómina son aquellas circunstancias que se presentan, durante el periodo de preparación de nómina, y que generan descuentos a los trabajadores.

Estos suelen ser días de ausentismo o no laborados, permisos sin goce de sueldo, préstamos al trabajador, créditos INFONAVIT o sanciones establecidas en el reglamento interno de trabajo de la empresa.

Retención de Seguro Social (IMSS)

Por concepto de la cobertura de seguridad social, los trabajadores deben pagar su parte proporcional al IMSS. Esta debe ser retenida por el patrón.

Para calcular el monto se emplean las reglas del Sistema Único de Autodeterminación (SUA).

Retención de Impuestos (SAT)

El SAT tiene determinados los impuestos que cada trabajador debe pagar por concepto de Impuesto sobre la Renta (ISR). Sus tablas de retenciones buscan que los trabajadores que ganen más sean quienes más impuestos paguen.

Para calcular estos impuestos es necesario revisar las tablas que el SAT publica para tal efecto y que se actualizan año con año. Por ejemplo, para el 2023 habrá una reducción en los impuestos que una persona deba pagar por concepto de ISR.

Periodicidad en la preparación de nómina

Para hacer una adecuada preparación de nómina, se debe establecer desde un principio la periodicidad de la misma. Esta se puede realizar de tres diferentes maneras:

Por periodo: semanal, quincenal, mensual, catorcenal, etc.
Por contrato: nómina de socios, para personal eventual, para personal de base, etc.
Por tipo de percepción: ordinaria (cuando se preparan sueldos comunes) y extraordinaria (cuando se calculan conceptos como aguinaldos, o la participación de los trabajadores en las utilidades PTU).

Qué datos deben incluir los recibos de nómina

Existe un formato estándar para el recibo de nómina, y está regulado por la legislación vigente.

Dicho formato incluye los siguientes datos como obligatorios:

Datos que identifiquen a la empresa a cargo de la nómina.
Datos básicos del trabajador.
Periodo de pago o liquidación al que corresponde la nómina.
Detalle de las percepciones salariales y prestaciones.
Detalle de las deducciones al salario bruto.
Monto neto a percibir.
Lugar de emisión, firma y sello por parte de la empresa y el trabajador.

Cómo hacer una preparación de nómina

Veamos un ejemplo de preparación de nómina para tener claros los conceptos que hemos revisado.

Supongamos el sueldo de un trabajador que percibe $16,000 mensuales y el periodo de pago de nómina es quincenal. Vamos a ver qué hacer.

Primero, debemos recabar la información sobre todas las incidencias del periodo. Para esta persona encontramos que tomó un día de vacaciones, que trabajó tres horas extra y que cuenta con un préstamo personal, por el que debe pagar $1,000 de manera mensual.

Al calcular sus percepciones, debemos tomar en cuenta el sueldo promedio diario, que es de $533.33. Multiplicamos el sueldo por 14 días laborados y le sumamos un día pagado de vacaciones. Nos da $8,000.

Luego, sumamos la prima vacacional del 25%: $133.33. Y sumamos las tres horas extra que se pagan al doble. A continuación, dividimos el sueldo diario entre 8 horas diarias.

Por lo tanto, el valor de la hora trabajada es de $66.67. Y, tres horas trabajadas pagadas al doble da un total de $400. Así, tenemos percepciones por $8,533.33.

Después restamos las deducciones: $500 por el préstamo personal, más $1,822.72 de retención de ISR y cuota del IMSS de $259.25.

Por lo anterior, el monto neto que deberá recibir este trabajador es de $5,951.36.

Herramienta para la preparación de nómina

Una de las tareas que requieren mayores recursos en la preparación de nómina es la recabación de información.

Una de las herramientas que más ayuda aporta a la preparación de nómina se llama Sesame HR. Te estamos hablando de un software especializado en funciones del área de Recursos Humanos.

Solución ideal para la preparación de nóminas

Este software te permitirá contar con la información necesaria para justificar cada incidencia y guardar sus datos de manera segura.

Ello permite conocer los datos en tiempo real, por lo que puedes previsualizar los cálculos de la nómina.

Además, en su base de datos puedes concentrar todos los documentos y la información necesaria para la preparación de nómina.

Cuando tengas lista la preparación de nómina, puedes descargar los cálculos para enviarlo a quien te genere la nómina final.

Te invitamos a que conozcas todas las bondades que ofrece Sesame HR para la preparación de nómina.

Solicita una demo gratuita y verás como puedes centralizar la información de la nómina en una plataforma. Algo que traerá ahorro de tiempo y recursos para tu empresa.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

Preparación de nómina: componentes, cómo hacerla y ejemplos