17 de febrero, 2025

La preparación de nómina es un proceso clave en los negocios. Esta actividad es una obligación legal para todas las organizaciones en México. Además, es necesaria para el funcionamiento adecuado de la empresa.

Los errores que se pudieran llegar a cometer en este proceso pueden resultar en multas impuestas por el SAT. O, en afectaciones legales a los derechos del trabajador.

Gestión de nómina en México

La gestión de nómina en México es un proceso fundamental para cualquier empresa, ya que implica el cálculo, pago y cumplimiento de obligaciones fiscales y laborales respecto a los salarios de los empleados.

Elementos clave en la gestión de nómina

Cálculo de salarios: Se deben considerar sueldo base, horas extras, bonos, comisiones y deducciones.
Retenciones y aportaciones: Incluye impuestos como el ISR, aportaciones al IMSS, INFONAVIT y fondos de ahorro para el retiro.
Cumplimiento legal: Las empresas deben asegurarse de cumplir con las regulaciones de la Ley Federal del Trabajo y normativas fiscales del SAT.
Pago puntual: Garantiza que los empleados reciban sus salarios de manera oportuna, fortaleciendo la confianza y motivación.
Automatización del proceso: Utilizar software especializado permite agilizar los cálculos y minimizar errores.

Regulaciones claves para la gestión de nómina en México

1. Ley Federal del Trabajo (LFT)

La LFT es la base legal que regula los derechos y obligaciones entre empleadores y trabajadores. En cuanto a la nómina, establece:

Salario mínimo: Debe cumplir con lo establecido por la Comisión Nacional de los Salarios Mínimos (CONASAMI).
Pago de salarios: Los salarios deben pagarse en tiempo y forma según lo acordado con el trabajador.
Deducciones permitidas: Solo pueden aplicarse descuentos autorizados por la ley, como impuestos y aportaciones a la seguridad social.
Aguinaldo: Todo trabajador tiene derecho a un pago adicional anual mínimo de 15 días de salario.

2. Código Fiscal de la Federación (CFF)

Regula el cumplimiento de obligaciones fiscales en la nómina, incluyendo:

Retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR): Los empleadores deben calcular y retener el ISR correspondiente al salario de cada trabajador.
Expedición de CFDI de nómina: La nómina debe emitirse en Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), es decir, una factura electrónica.

3. Ley del Seguro Social (LSS)

Obliga a los empleadores a inscribir a sus trabajadores en el IMSS.
Establece las aportaciones obligatorias a la seguridad social, que incluyen seguro de enfermedad, maternidad, invalidez, riesgos de trabajo y retiro.

4. Infonavit

Establece que las empresas deben retener un porcentaje del salario de los empleados que tengan créditos de vivienda.
Los empleadores deben hacer aportaciones bimestrales al INFONAVIT.

5. Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR)

Define cómo se calcula el ISR sobre los salarios y prestaciones laborales.
Regula exenciones fiscales para ciertos conceptos como vales de despensa y fondo de ahorro.

6. Ley del Instituto del Fondo Nacional para el Consumo de los Trabajadores (FONACOT)

Obliga a las empresas a afiliarse al FONACOT para que los empleados puedan acceder a créditos de consumo con tasas preferenciales.
Si un empleado obtiene un crédito, la empresa debe hacer los descuentos correspondientes en la nómina.

7. Normas Oficiales Mexicanas (NOM)

NOM-035-STPS-2018: Prevención de riesgos psicosociales en el trabajo, que impacta en la administración de la nómina en términos de salud laboral.
NOM-019-STPS-2011: Regula las comisiones de seguridad e higiene en las empresas, que pueden impactar los costos laborales.

Deducciones y periodicidad en la preparación de nómina

Las deducciones son todos los conceptos por los cuales se retendrá parte del pago del trabajador. Estas deducciones están protegidas por la ley, por lo que debe tenerse la evidencia necesaria para aplicarlas.

Incidencias laborales

Las incidencias en nómina son aquellas circunstancias que se presentan, durante el periodo de preparación de nómina, y que generan descuentos a los trabajadores.

Estos suelen ser días de ausentismo o no laborados, permisos sin goce de sueldo, préstamos al trabajador, créditos INFONAVIT o sanciones establecidas en el reglamento interno de trabajo de la empresa.

Retención de Seguro Social (IMSS)

Por concepto de la cobertura de seguridad social, los trabajadores deben pagar su parte proporcional al IMSS. Esta debe ser retenida por el patrón.

Para calcular el monto se emplean las reglas del Sistema Único de Autodeterminación (SUA).

Retención de Impuestos (SAT)

El SAT tiene determinados los impuestos que cada trabajador debe pagar por concepto de Impuesto sobre la Renta (ISR). Sus tablas de retenciones buscan que los trabajadores que ganen más sean quienes más impuestos paguen.

Para calcular estos impuestos es necesario revisar las tablas que el SAT publica para tal efecto y que se actualizan año con año. Por ejemplo, para el 2023 habrá una reducción en los impuestos que una persona deba pagar por concepto de ISR.

Periodicidad en la preparación de nómina

Para hacer una adecuada preparación de nómina, se debe establecer desde un principio la periodicidad de la misma. Esta se puede realizar de tres diferentes maneras:

Por periodo: semanal, quincenal, mensual, catorcenal, etc.
Por contrato: nómina de socios, para personal eventual, para personal de base, etc.
Por tipo de percepción: ordinaria (cuando se preparan sueldos comunes) y extraordinaria (cuando se calculan conceptos como aguinaldos, o la participación de los trabajadores en las utilidades PTU).

Qué datos deben incluir los recibos de nómina

Existe un formato estándar para el recibo de nómina, y está regulado por la legislación vigente.

Dicho formato incluye los siguientes datos como obligatorios:

Datos que identifiquen a la empresa a cargo de la nómina.
Datos básicos del trabajador.
Periodo de pago o liquidación al que corresponde la nómina.
Detalle de las percepciones salariales y prestaciones.
Detalle de las deducciones al salario bruto.
Monto neto a percibir.
Lugar de emisión, firma y sello por parte de la empresa y el trabajador.

Cómo hacer una preparación de nómina

La preparación de la nómina es un proceso clave en cualquier empresa, ya que garantiza el pago correcto de los salarios y el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales. A continuación, te explico los pasos esenciales para elaborar una nómina correctamente en México.

1. Recolección de información del personal

Antes de calcular la nómina, es necesario contar con los datos actualizados de los empleados, como:

Nombre completo y Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
Clave Única de Registro de Población (CURP).
Número de Seguridad Social (NSS).
Salario base y percepciones adicionales (bonos, comisiones, horas extras, etc.).
Retenciones y deducciones (ISR, IMSS, INFONAVIT, préstamos, entre otros).

2. Determinación del periodo de pago

Las empresas pueden manejar distintos periodos de pago, como:

Semanal: Normalmente para empleados operativos.
Quincenal: Común en muchas empresas.
Mensual: Usado en puestos administrativos o gerenciales.

3. Cálculo del salario bruto

El salario bruto se obtiene sumando el salario base más las prestaciones adicionales, tales como:

Horas extras.
Bonos y comisiones.
Prestaciones como vales de despensa, fondo de ahorro, seguro de vida, etc.

4. Cálculo de retenciones y aportaciones

Las deducciones obligatorias en México incluyen:

Impuesto Sobre la Renta (ISR): Se calcula según la tabla del SAT dependiendo del salario del empleado.
Seguro Social (IMSS): Se calculan las cuotas patronales y las retenciones del empleado para seguridad social.
Aportaciones al INFONAVIT: En caso de que el trabajador tenga un crédito de vivienda.
FONACOT (si aplica): Se descuentan cuotas de financiamiento si el trabajador obtuvo un crédito FONACOT.
Otras deducciones: Préstamos, pensiones alimenticias, caja de ahorro, entre otros.

🔹 Salario Neto = Salario Bruto – Deducciones

5. Emisión del recibo de nómina CFDI

El SAT exige que la nómina se emita en Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Para esto, se deben seguir estos pasos:

Generar el CFDI de nómina usando software de nómina autorizado.
Timbrar los recibos de nómina para validación ante el SAT.
Entregar el comprobante a los empleados (correo electrónico, portal de empleados o impresión).

6. Pago de la nómina

Una vez procesada la nómina, se realiza el pago a los empleados mediante:

Transferencia bancaria (recomendada por seguridad y rapidez).
Efectivo o cheque (menos común y poco eficiente).

7. Declaraciones y pago de impuestos

Después de pagar la nómina, la empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales:

Declarar y pagar el ISR retenido de los empleados ante el SAT.
Realizar el pago de cuotas al IMSS e INFONAVIT.
Enviar reportes de nómina a la autoridad correspondiente (IMSS, INFONAVIT, SAT).

Herramienta para la preparación de nómina

Una de las tareas que requieren mayores recursos en la preparación de nómina es la recabación de información.

Una de las herramientas que más ayuda aporta a la preparación de nómina se llama Sesame HR. Te estamos hablando de un software especializado en funciones del área de Recursos Humanos.

Solución ideal para la preparación de nóminas

Este software te permitirá contar con la información necesaria para justificar cada incidencia y guardar los datos de manera segura.

Esto te permite conocer los datos en tiempo real, por lo que puedes previsualizar los cálculos de la nómina. Además, en su base de datos puedes concentrar todos los documentos y la información necesaria para la preparación de nómina.

Cuando tengas lista la preparación de nómina, puedes descargar los cálculos para enviarlo a quien te genere la nómina final.

Solicita una prueba gratuita y verás como puedes centralizar la información de la nómina en una plataforma. Algo que traerá ahorro de tiempo y recursos para tu empresa.

¿Quieres valorar nuestro artículo?

Valoración promedio:

5 estrellas (57 votos)

★★★★★

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

Cómo realizar una nómina: componentes y ejemplos