Cómo se hace la prenómina con apoyo de herramientas digitales

14 de octubre, 2022

La prenómina es uno de los pasos previos para determinar el monto de salario que se proporcionará a cada colaborador. Y, para saber cómo se hace la prenómina, se requiere conocer las incidencias en nóminas.

Para evitar errores o aclaraciones posteriores en el pago de la nómina, es necesario hacer una adecuada prenómina.

Si quieres conocer cómo facilitar y hacer más eficiente la preparación de la prenómina, sigue leyendo el presente artículo.

Qué es una prenómina

La prenómina es el conteo de las horas o tiempo laborado, y la recopilación de las incidencias que pudieran haberse presentado durante la jornada de trabajo.

Este registro se realiza para cada trabajador y con base en el mismo se calcula la nómina final.

La nómina, por su lado, es un documento que funge como recibo de pago, con el cual la empresa acredita que ha aportado al trabajador su sueldo.

Entonces, la nómina también es la suma de todos los registros financieros de los salarios de los empleados. En ella se especifican sus honorarios, las bonificaciones y las deducciones.

Por lo tanto, podemos decir que la prenómina es una especie de «borrador», donde se pueden hacer los ajustes necesarios antes de ser validada.

Se requiere de la comprobación de cada monto a pagar para que sea el correcto según cada empleado.

Qué datos incluye la prenómina

La prenómina va a incluir dos datos principales, que son la duración de las jornadas laboradas y las incidencias de nómina.

Duración de la jornada

Para poder calcular la duración de cada jornada, se requiere contar con los registros de entradas y salidas de cada persona en el centro de trabajo. Para ello, se requiere contar con algún mecanismo de control de asistencia.

Incidencias de nómina

Las incidencias de nómina son los cambios o situaciones que se pueden presentar en el día a día, durante el periodo a pagar. Estos elementos implican un incremento o una reducción de algún monto del sueldo bruto de cada persona.

Dichas incidencias son adicionales a la retención de impuestos y de cuotas patronales.

Las incidencias en nómina más comunes son:

• Faltas y retardos.
• Incapacidades
• Préstamos.
• Días festivos laborados.
• Bonos asignados.
• Comisiones.
• Bolsa de horas extra.
• Premios.
• Pensiones alimenticias.
• Primas dominicales.
• Prima vacacional.
• Aguinaldo.
• Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).

Por último, recordemos que la prenómina es la base para el cálculo de la nómina. Por ello, también pueden presentarse incidencias generales que debe considerar la organización. Estamos hablando de eventos como:

• Nuevos ingresos a la plantilla.
• Actualizaciones de contrato (movimientos de sueldos).
• Bajas de personal.

Como se hace la prenómina

Para elaborar tu prenómina puedes seguir los siguientes tres pasos:

1. Registra los cambios

Lo primero que debes hacer es considerar todos los movimientos que ha tenido la plantilla durante el periodo de tiempo a calcular. Hablamos de las incidencias generales como altas, bajas o movimientos salariales del personal.

Este paso es importante, porque recuerda que sólo contamos con cinco días posteriores al cambio para reportar los movimientos ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).

2. Recopila la información de jornadas e incidencias

Una vez que se cuenta actualizado el listado de tu plantilla con todas las personas que forman parte de la nómina, deberás reunir la información.

Dependiendo de la gestión que tengas de tu recurso humano, será que dichos datos puedan estar centralizados o se tengan que obtener de diversas fuentes.

En ocasiones, el responsable de la elaboración de la prenómina debe reunir los reportes de entradas y salidas del control horario. Solicitar a los supervisores o encargados de área, los reportes de incidencias en sus centros de trabajo.

Quizá, una fuente más sea el archivo de solicitudes de vacaciones y permisos de ausencias.

Una de las primeras ventajas de contar con una herramienta digital para este cálculo, es la centralización de la información.

Un software especializado en Recursos Humanos te puede permitir contar con todos los registros en la misma base de datos. Es un gran ahorro de tiempo y recursos.

3. Calcula las percepciones y deducciones en la prenómina

Una vez que se tiene la información, se hace el conteo de las horas laboradas y se definen tanto las percepciones como las deducciones.

Beneficios de automatizar la prenómina

Si repasas los pasos que acabamos de mencionar para el cálculo de la prenómina, podrás darte cuenta que existen muchas probabilidades de error.

Si el registro se hace de manera manual, por una persona, de manera repetitiva y con diversas variables, puede omitir o cambiar datos.

Otro riesgo que se corre es la pérdida de los datos. Un documento que contenga registros que deban editarse por varias personas, puede llegar a modificarse por error, afectando datos confidenciales y de gran relevancia.

Por ello, la automatización en cuanto al registro, la recolección, el cálculo y la aprobación de los datos aporta enormes beneficios.

Algunos relevantes que nos vienen a la mente son:

• Reducir el margen de errores y la vulnerabilidad de los datos.
• Blindar el control de los cambios.
• Identificar al autor de cada cambio realizado.
• Mejorar el control de los ajustes.
• Garantizar el cumplimiento normativo ante el IMSS.
• Ahorrar tiempo y recursos.
• Reducir los reclamos o malos entendidos.
• Dar mayor tranquilidad a los colaboradores.

Sesame HR: un software que integra las funciones de RRHH

Creo que ha quedado clara la importancia de automatizar el cálculo de la prenómina. Por ello, queremos hablarte de Sesame HR, un software integral donde podrás automatizar diversos procesos en una sola herramienta.

Algunas de las funciones que te ayudarán a centralizar los datos son:

Base de datos de empleados

Con Sesame HR podrás gestionar la información de todos tus colaboradores. Esto es importante en el cálculo de la prenómina para tener claro el tamaño de tu plantilla, con datos como el puesto, tipo de contrato y nivel salarial de cada persona.

Reclutamiento

Gracias a que puedes gestionar el proceso de reclutamiento, tendrás la información de las altas y bajas que se hayan generado en el periodo de cálculo de la prenómina.

Control de asistencia

Sesame HR cuenta con un reloj checador que permite llevar el registro de las entradas y salidas del personal. Estos datos son la materia prima principal para el cálculo de la prenómina.

Tareas y proyectos

Las personas de la plantilla podrán recibir la asignación de proyectos y tareas. Estas actividades pueden ser medidas, y reportar comisiones o bonos por alcanzar los objetivos planteados.

Envío de prenómina con Sesame HR

Como podrás notar, Sesame HR integra una serie de funciones que harán que el cálculo de tu prenómina sea automatizado al máximo.

Es decir, las personas responsables de la actividad sólo tendrán que generar el reporte de prenómina.

La función de envío de nóminas permite ver todos los cambios en la plantilla. Existe un área para ver todas las altas generadas en el periodo, y otro espacio para las bajas.

También, nos da la información de la aplicación de la entrada o salida, para determinar los salarios y prestaciones a calcular.

Los datos de las incidencias y jornadas ya estarán reflejados con sus conteos. Por lo tanto, sólo requerirá la autorización de la misma.

Todos los datos pueden ser filtrados por centro o departamento. De esta manera, se pueden visualizar los datos de una o varias personas definidas.

Confidencialidad en el manejo de datos

La app te da la oportunidad de otorgar diferentes permisos para los diferentes involucrados en la prenómina. De esta manera, se puede determinar quién o quiénes pueden leer la información, quién puede editar y quién puede autorizar.

La función de incidencias en nómina permite llevar un histórico de prenóminas previas. Con ello se pueden hacer aclaraciones, evidencias ante auditorías o dar seguimiento a los datos.

Como podrás notar, Sesame HR es un software que te facilitará el cálculo de la prenómina. Además, te permitirá ganar múltiples beneficios por automatizar varios procesos de Recursos Humanos.

¡Atrévete a experimentar dichos beneficios y solicita una demo gratuita!

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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