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Nómina electrónica: ¿Qué es y cómo implementarla en la empresa?
La Nómina Electrónica es una obligación para las empresas. Las normas legislativas de México ya exigen la inclusión de la nómina electrónica.
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Juan Carlos Puerta
HR Consultant
27 de junio, 2022
La nómina electrónica es un documento digital y tiene la misma validez que el recibo del salario en papel.
Entonces, esta nómina electrónica incluye información similar a la que se incluía en el formato impreso que se entrega a los empleados.
Al ser digital, tiene la gran ventaja de que se puede almacenar. Además, se puede compartir y visualizar en cualquier dispositivo. Además, puedes incluirla en tu gestor documental digital.
¿Qué es la nómina electrónica?
Según las nuevas normas legislativas de México, la nómina que se entregará a los empleados, como recibo de su salario, será electrónica. Esta se genera en formato pdf. Así, se puede compartir de forma rápida con otras personas.
Además, la nómina electrónica puedes visualizarla en cualquier dispositivo, incluso en celulares.
Su alcance legal es el mismo que la nómina impresa, puesto que posee la misma información. Claro, siempre y cuando posea el timbrado correspondiente. El mismo es emitido por la empresa de manera quincenal o mensual.
¿Quién debe emitir este documento digital?
A partir del 1 de marzo del 2021, toda empresa que tenga empleados debe generar y compartir con sus trabajadores su correspondiente nómina electrónica.
Ventajas de la nómina digital frente al formato impreso
El hecho de que se genere en formato digital, ahorra costos de almacenamiento y de papel a la empresa.
Otra gran ventaja para las empresas es que se generan en poco tiempo. Además, pueden ser compartidas con facilidad.
¿Cómo funciona la nómina electrónica?
Para que el Servicio de Administración Tributaria lo reconozca como un documento legal, la nómina electrónica debe tener un timbrado. Este es realizado por un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).
El timbrado de los recibos digitales se debe realizar dentro de los tres días hábiles después de la fecha de cobro.
Los patrones, al entregar los comprobantes electrónicos, deben estar al día. También, deben guardarlos, en caso de juicio laboral o inspecciones de trabajo.
En consecuencia, los trabajadores la recibirán en sus correos personales o de la empresa.
Por otro lado, se debe tener una constancia de que el empleado lo recibió. Por ello, se recomienda que se aclare dentro del contrato de trabajo que los recibos de nómina serán entregados en su correo electrónico. También, debe indicarse la frecuencia.
Nómina electrónica bien hecha
Uno de los puntos que debemos tener presente es revisar una y otra vez que el recibo de nómina contenga la información requerida por el Estado. Además, entregarlo a tiempo y verificar que el dinero a entregar sea el que se convino.
Por supuesto, debe mencionarse, en detalle, cuánto se descontará del mismo y las razones. Por ejemplo, seguridad social u otros descuentos.
Cualquier error en la nómina electrónica generará un malestar en los trabajadores y en el empleador. Pero quizás, lo más grave será terminar sancionado por el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
¿Cómo hacer una liquidación de nómina digital?
Para comenzar a realizar una liquidación de nómina electrónica se debe buscar información del trabajador en el contrato.
Entre los datos que se necesitan se encuentra el monto acordado a pagar por un período: diario, semanal, quincenal o mensual. Además, los impuestos que se le deben aplicar.
Si el pago es semanal o quincenal, se debe calcular la suma de dinero que se le paga por día. Dicha cifra se multiplica por la cantidad de días que corresponde, según el período de pago.
Retenciones muy importantes
Luego, se calculan las retenciones. Una de ellas es el Impuesto sobre la Renta (ISR), cuyas tarifas se mantienen actualizadas en el SAT. La otra retención obligatoria se realiza para el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS)
Siempre es importante revisar si se deben aplicar algunos descuentos adicionales. Por ejemplo, créditos del INFONAVIT, anticipos de sueldos o préstamos personales.
Por último, tienes que tener toda esta información antes de cerrar el mes. De esta manera, se logrará cumplir a tiempo con el pago.
Para deducir los salarios, las empresas deben expedir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI). Este es un archivo con formato XML, que cumple con los requisitos de las disposiciones fiscales vigentes, que en materia de informática determina el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Esperamos que esta información te sea útil. Si necesitas plantillas de recursos humanos u otros artículos, quédate en Sesame HR.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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Soy Beto Villareal, consultor de
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