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¿Qué es la Cédula de Identificación Fiscal y quiénes deben sacarla?
La Cédula de Identificación Fiscal (CIF) es un documento oficial, necesario para que las empresas registren las nóminas de cada empleado.
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Alejandro Peña
HR Consultant
17 de diciembre, 2024
Si eres una persona con actividad económica, en algún momento te habrán pedido tu Cédula de Identificación Fiscal. Más aún si eres dueño de algún negocio formal o estás empezando con el mismo.
Este documento es requerido para realizar trámites, solicitar servicios y otras operaciones comerciales.
De manera independiente a si lo has necesitado o sólo hayas oído hablar de este documento, es importante saber de qué se trata. Debes entender por qué es un documento importante.
Más aún, vamos a explicarte cómo obtener la cédula de identificación fiscal y cómo gestionarla desde las áreas de Recursos Humanos o gestión de personal.
¿Qué es una Cédula de Identificación Fiscal?
La Cédula de Identificación Fiscal (CIF) es un documento oficial que puede ser impreso o digital. El mismo es emitido por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), que acredita la inscripción de las personas físicas o morales en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC).
El Código Fiscal de la Federación (CFF) nos habla sobre las facultades de la autoridad en su artículo 27 sección C.
En esta norma se establece que la SHCP debe asignar una clave para cada contribuyente que se inscriba en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Dicha clave debe proporcionarse a través de la cédula de identificación fiscal o la constancia de registro fiscal.
Podemos decir que el CIF brinda una identidad fiscal a cada contribuyente y garantiza que se encuentran en la legalidad fiscal y comercial.
¿Qué datos incluye la Cédula de Identificación Fiscal?
La cédula de identificación fiscal (CIF) que emite la SHCP contiene la siguiente información:
- Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Es la clave personalizada del contribuyente. Otorgada por la autoridad fiscal, al registrarse para poder realizar actividades económicas.
- Nombre o denominación social. En el caso de persona física el nombre va con apellidos completo. Para personas morales es la denominación social.
- IdCIF. Es un número que certifica la validez de la CIF.
- Código QR. Es el código que nos permite verificar la información fiscal del contribuyente. Si escaneamos el código con algún equipo digital, nos debe llevar a algún enlace de la página del SAT que contenga la información asociada al RFC. Algunos datos son: CURP, nombre completo, fecha de nacimiento, fecha de inicio de operaciones, situación del contribuyente. También, fecha del último cambio de situación fiscal, datos de ubicación y las características fiscales vigentes.
Importancia de la CIF en México
De manera práctica, en México vivimos cerca de 130 millones de personas. Imagina por un momento que, como en el libro «Un Mundo Feliz», todos fuéramos iguales y tuviéramos el mismo nombre. Sería imposible reconocernos en documentos.
Entonces, ya de vuelta a la realidad. La Cédula de Identificación Fiscal nos proporciona un número único de identificación ante del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Este número, que es el RFC, evita que las autoridades te lleguen a confundir con algunas personas que se llamen igual que tú.
Contar con nuestra CIF nos ayudará no sólo a tener una identificación ante la autoridad fiscal. También nos la van a requerir para diversos trámites. Por ejemplo: la adquisición de casas, apertura de cuentas bancarias o cuando solicitemos que nos facturen algún producto o servicio.
¿Quiénes deben tener una Cédula de Identificación Fiscal?
La cédula de identificación fiscal (CIF) es un documento que deben tener, sin excepción, todas las personas físicas y morales del país. Esto es porque todos los contribuyentes activos en cualquier régimen fiscal están condicionados al cumplimiento de sus respectivas obligaciones fiscales.
La CIF es un elemento requerido para poder presentar cualquier declaración. Además, esta cédula se requiere para realizar diversos trámites ante diferentes instancias.
Y, en las empresas, la CIF es necesaria también para mantener en orden y actualizado el sistema de nómina, entre otros.
La obtención de la Cédula de Identificación Fiscal es obligatoria para los siguientes contribuyentes:
a) Personas físicas:
- Trabajadores asalariados.
- Profesionistas independientes.
- Comerciantes o emprendedores.
- Prestadores de servicios.
- Arrendadores de bienes inmuebles.
- Personas que reciben ingresos por intereses o inversiones.
b) Personas morales:
- Empresas y sociedades constituidas legalmente.
- Asociaciones civiles o sin fines de lucro.
- Organizaciones gubernamentales y educativas.
En México, cualquier persona o entidad que realice actividades económicas y esté obligada a pagar impuestos debe contar con su Cédula de Identificación Fiscal, ya que funciona como identificador en el sistema tributario.
¿Cómo obtener Cédula de Identificación Fiscal?
Para sacar la cédula de identificación fiscal deberás haber realizado de manera previa tu registro en el RFC. Cuando haces dicho registro se te asigna tu código único, junto con una contraseña y tu e.firma.
La regla 2.4.10 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2023 establece que:
«la impresión de la cédula de identificación fiscal… se podrá obtener a través del portal del SAT… o bien mediante el servicio de chat uno a uno, disponible en el portal del SAT, en el apartado de contacto o en el número de orientación telefónica MarcaSAT (55) 62 72 27 28. La cédula o constancia será enviada al correo electrónico registrado ante el SAT».
Para obtener la CIF sigues los siguientes pasos:
- Ingresar al portal oficial del SAT
- Buscar la sección de trámites del RFC
- Seleccionar la opción «Obtén la Cédula de Identificación Fiscal«
- Ingresar el RFC y contraseña; o bien, identificarte con tu e.firma
- Descargar el archivo PDF generado.
Usos de la CIF
La cédula de identificación fiscal puede ser requerida para diversos trámites o movimientos ante el SAT. Por ejemplo, se solicita para la presentación de declaraciones fiscales, hacer consultas en el portal, pagar impuestos y pedir devoluciones, entre otros.
También, al realizar operaciones con terceros nos pueden llegar a solicitar la CIF. En este caso, en algunos trámites bancarios la piden, como al solicitar un crédito o la apertura de una nueva cuenta bancaria. Recordemos que ahora cada cuenta bancaria se asocia con un RFC determinado.
Algunos de los más comunes son:
a) Trámites fiscales y administrativos:
- Declaraciones anuales y provisionales.
- Inscripción al RFC.
- Emisión y validación de facturas electrónicas (CFDI).
b) Apertura de cuentas bancarias:
Las instituciones financieras solicitan la CIF para validar la identidad fiscal de los contribuyentes.
c) Contratación de servicios:
Empresas y organismos públicos solicitan la CIF para formalizar contratos o acuerdos de prestación de servicios.
d) Relaciones laborales:
- Las empresas la solicitan al momento de la contratación.
- Facilita el registro ante el IMSS y el pago de prestaciones.
e) Auditorías y verificaciones fiscales:
La CIF es necesaria para demostrar el registro y cumplimiento de las obligaciones fiscales.
CIF del empleado
La CIF, además, es uno de los documentos importantes en la gestión humana de las empresas. De inicio, porque ahora es un requisito en la elaboración de la nómina fiscal. Pero, también porque proporciona los datos fiscales del contribuyente que se unirá a la empresa y que deberemos generar sus documentos fiscales.
En este último caso, las empresas solicitan dos documentos. Piden el CIF y la Constancia de Situación Fiscal. Esto es así, porque desde enero de 2022 entró en vigor el Comprobante Fiscal Digital por Internet en su versión 4.0 (CFDI 4.0).
En esta modalidad, se obliga a las empresas a emitir recibos de nómina dentro de este nuevo sistema de facturación. Esta facturación implica que la nueva versión del comprobante fiscal de nómina debe incluir:
- RFC
- Nombre
- Régimen
- Domicilio fiscal
- Código postal del receptor del comprobante.
¿Es obligatorio que los trabajadores entreguen la CIF a su empresa?
Como hemos visto, las empresas deben cumplir con los requisitos del CFDI 4.0. Sin embargo, el SAT indica que no hay obligación para los trabajadores el entregar su cédula de identificación fiscal.
Sin embargo, es muy recomendable hacerlo. Esto es para que exista una correcta validación de los datos y así los trabajadores puedan cobrar su salario sin contratiempos. Además, se garantiza el correcto cumplimiento de las obligaciones fiscales del trabajador.
Recordemos que, por lo general, las empresas van a solicitar tanto la CIF como la constancia de situación fiscal. Estos documentos suelen causar confusión en las personas.
Datos en distintos registros
La CIF sólo contiene los datos del RFC y el nombre o denominación social. Por otro lado, la constancia de situación fiscal contiene los datos de identidad, domicilio y las características fiscales. Estas últimas son el RFC, el régimen fiscal y sus obligaciones fiscales.
Una última reforma que emitió el SAT:
a partir del 1º de abril del 2023, el dato más importante de la nueva facturación electrónica y recibos de nómina, es el Código Fiscal del domicilio fiscal de los trabajadores.
A partir de dicha fecha, las empresas estarán obligadas a poner el Código Postal en todos los comprobantes de cualquier transacción de pago y de ingresos que emitan. Esta norma aplica también a los recibos de nómina.
¿Cómo gestionar las CIF y las constancias de situación fiscal desde RRHH?
Ante los cambios que emitió la autoridad fiscal con la nueva facturación CFDI 4.0, las empresas se volcaron hacia sus trabajadores para obtener los documentos fiscales de su equipo de trabajo.
Esto ocasionó dos grupos de problemas. El primero, con referencia a la obtención de la CIF, pues los trabajadores tenían que hacer un trámite al que no estaban acostumbrados. Esto generó dudas y confusión, aparte de una saturación en el portal del SAT.
Para resolver estos problemas es clave que las empresas brinden capacitación al personal, para que puedan realizar los trámites necesarios. Se puede hacer desde el equipo de RR. HH., pero también con la ayuda de una consultora de recursos humanos.
Gestión para el equipo de RRHH
El otro grupo de problemas son los que vivieron las áreas de recursos humanos, para poder gestionar de manera adecuada estos documentos.
Por lo anterior, si las empresas quieren llevar una gestión ordenada de estos documentos, resulta clave contar con un sistema que facilite dicha tarea, así como la gestión de incidencias en nómina.
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Esperamos que este contenido sobre la cédula de identificación fiscal te hay resultado valioso. Si deseas acceder a más contenidos útiles, continúa en Sesame HR.
Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.
Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.
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