3 de diciembre, 2024

Aunque a primera vista pueda parecer un enigma, el cálculo de nómina es un proceso esencial que todos debemos entender. Y es que en el corazón de la vida laboral de cualquier trabajador en México se encuentra la nómina.

Este es el documento que refleja el fruto de nuestras jornadas de trabajo. Es la forma en que se determina cuánto dinero se nos pagará por nuestro esfuerzo y dedicación en el trabajo.

Así que, si alguna vez te has preguntado cómo se calcula ese monto que llega a tu cuenta cada quincena, vamos a descubrir juntos el mundo de la nómina en México.

Puntos clave del cálculo de nómina

El cálculo de la nómina en México es un proceso crucial para garantizar que los empleados reciban su pago de manera adecuada y que las empresas cumplan con las obligaciones fiscales y laborales.

A continuación, se detallan los puntos clave:

1. Salario base

Salario diario: es la base para calcular varias deducciones y prestaciones.
Salario base de cotización (SBC): se utiliza para determinar las aportaciones al IMSS e Infonavit. Incluye percepciones fijas y variables como bonos y comisiones.

2. Jornada laboral y horas extras

Horas ordinarias: no deben exceder las 48 horas semanales en una jornada estándar.
Horas extras: las primeras 9 horas extras en una semana se pagan al doble; más allá de esto, al triple.

3. Percepciones

Sueldo: pagos por el trabajo realizado.
Prestaciones legales: Aguinaldo, vacaciones, prima vacacional.
Otros pagos: bonos, comisiones, vales, utilidades.

4. Deducciones

ISR (Impuesto Sobre la Renta): calculado según las tablas progresivas del SAT.
IMSS (Instituto Mexicano del Seguro Social): calculado sobre el SBC.
Infonavit: aportación obligatoria para vivienda.
Pensiones alimenticias: si aplica, según orden judicial.

5. Prestaciones de Ley

Aguinaldo: mínimo de 15 días de salario al año.
Vacaciones: según la antigüedad del trabajador.
Prima vacacional: al menos el 25% sobre el salario correspondiente a los días de vacaciones.

6. Impuestos y retenciones

ISR: determinado con base en tablas y tarifas publicadas anualmente por el SAT.
Cuotas Obrero-Patronales: se retienen para IMSS e Infonavit y se reportan al gobierno.

7. Registro y reportes

CFDI de Nómina: obligatorio emitir un comprobante fiscal digital que detalle las percepciones, deducciones y pagos netos.
Integración al SUA: Registro de aportaciones al IMSS e Infonavit a través del Sistema Único de Autodeterminación.

8. Fondo de ahorro y caja de ahorro (opcional)

Algunas empresas ofrecen fondos de ahorro que son exentos de ISR si cumplen ciertas condiciones.

9. Consideraciones especiales

Liquidaciones: incluyen salarios pendientes, parte proporcional de aguinaldo, vacaciones no tomadas y prima vacacional.
Indemnizaciones: en caso de despido injustificado, incluyen tres meses de salario y otros conceptos según la Ley Federal del Trabajo.

10. Actualización y cumplimiento

Verificar anualmente las actualizaciones en el salario mínimo, UMA (Unidad de Medida y Actualización) y las tablas de ISR.

Qué se debe incluir por ley en el cálculo de nómina

En México, el cálculo de la nómina debe incluir los elementos establecidos por la Ley Federal del Trabajo (LFT), el Código Fiscal de la Federación (CFF) y otras disposiciones legales relacionadas.

A continuación, se describen los elementos que por ley deben considerarse en el cálculo de la nómina:

1. Percepciones

Obligatorias:

Salario base: pago por la prestación de servicios laborales.
Horas extras: las primeras 9 horas semanales se pagan al doble; las excedentes al triple.
Aguinaldo: al menos 15 días de salario por año trabajado (proporcional si no se completa el año).
Vacaciones y prima vacacional:
- Días de vacaciones según antigüedad.
- Prima vacacional del 25% del salario correspondiente a los días de vacaciones.
Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU): proporcional al salario y días trabajados en el año.

Opcionales (si la empresa las otorga):

Bonos (de productividad, puntualidad, etc.).
Comisiones.
Vales de despensa, gasolina, o comidas.
Ayudas para transporte, becas o seguro médico adicional.
Fondo de ahorro (siempre que cumpla con el tope legal de 13% del salario anual exento).

2. Deducciones

Obligatorias:

Impuesto Sobre la Renta (ISR):
- Calculado con base en tablas y tarifas progresivas emitidas por el SAT.
- Depende del monto total de las percepciones gravables.
Cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS):
- Calculadas sobre el Salario Base de Cotización (SBC).
- Incluyen aportaciones para riesgos de trabajo, enfermedades, maternidad, invalidez, vida y cesantía en edad avanzada.
Aportaciones al Infonavit: deducción para el fondo de vivienda (si el trabajador tiene un crédito vigente).
Pensión alimenticia (si aplica): con base en orden judicial.

3. Registro del Salario Base de Cotización (SBC)

El SBC se utiliza para determinar las cuotas del IMSS e Infonavit, incluyendo: salario diario y prestaciones adicionales integradas (como bonos, comisiones, y aguinaldo proporcional).

4. Prestaciones sociales

Seguro Social (IMSS): obligatorio inscribir al trabajador y cubrir las cuotas patronales correspondientes.
Fondo de Retiro, Cesantía y Vejez (RCV): parte del sistema de aportaciones tripartitas (trabajador, patrón, gobierno).
Aportaciones al SAR: fondo para el ahorro del retiro.

5. Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)

El empleador está obligado a emitir un CFDI de nómina, que debe incluir:

Percepciones totales.
Deducciones.
Monto neto a pagar.
Datos fiscales del empleador y del empleado.
Integración del Salario Base de Cotización (SBC).

6. Límites legales y exenciones

Exenciones fiscales:
- Prima vacacional y aguinaldo exentos hasta 30 veces la UMA.
- Fondo de ahorro exento si no supera el 13% del salario anual.
Proporcionalidad de prestaciones:
- Para empleados que no hayan trabajado el año completo.

Cómo hacer el cálculo de nómina

El cálculo de nómina puede ser un proceso complejo debido a las diferentes variables que deben considerarse. A manera de resumen general, este es el proceso para el cálculo de nómina en México.

Integra los ingresos

Comienza con el salario base del empleado, que es la cantidad acordada en el contrato de trabajo.

Registra las horas trabajadas por el empleado durante el período de pago. Esto puede incluir 🕒 horas extras, horas nocturnas o días festivos, que se pagan a tasas diferentes.

Considera todas las incidencias

Calcula las deducciones fiscales obligatorias, como el Impuesto Sobre la Renta (ISR) y el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

También las contribuciones al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit).

Considera las prestaciones legales, como el aguinaldo, las vacaciones pagadas, la prima vacacional, y el reparto de utilidades. Si el empleado recibe bonos, comisiones u otros beneficios adicionales, estos también se incluyen en el cálculo.

Cálculo de nómina con total neto a pagar

Resta las deducciones del salario bruto, para obtener el salario neto que el empleado recibirá en su cuenta bancaria.

Proporciona al empleado un comprobante de pago detallado que muestre todos los componentes de su salario y las deducciones.

Ten en cuenta que estas son pautas generales, y el cálculo de la nómina puede ser más complicado dependiendo de las circunstancias específicas de cada empleado y de la empresa.

Tips para un buen cálculo de nómina

Sigue estos consejos relevantes para realizar un buen cálculo de nómina.

Mantén registros precisos

Lleva un registro meticuloso y actualizado de todas las horas trabajadas por cada empleado. También de las horas extras, las deducciones fiscales, las prestaciones, las aportaciones a la seguridad social y cualquier otro detalle relevante.

Utilizar un software de nómina o herramientas especializadas puede ayudarte a mantener esta información de manera organizada y precisa.

Conoce y cumple las leyes laborales y fiscales

Mantente actualizado con las regulaciones laborales y fiscales vigentes en México. Las leyes y regulaciones pueden cambiar, y el incumplimiento puede resultar en sanciones financieras y legales.

Automatización y verificación

Emplea herramientas de software de nómina y sistemas de gestión de recursos humanos para agilizar y automatizar el proceso de cálculo de nómina. Estos sistemas pueden ayudar a minimizar errores y simplificar tareas administrativas.

Software de Sesame HR para las incidencias en cálculo de nómina

Un software de Recursos Humanos 🚀 como Sesame HR puede mejorar de modo significativo el cálculo de nómina. Con su función para gestionar incidencias en la nómina, podrás manejar situaciones excepcionales o cambios en las circunstancias de los empleados.

Registro centralizado de incidencias

Sesame HR te permite registrar de manera centralizada todas las incidencias relacionadas con la nómina. Ejemplos de ello son cambios en salarios, horas trabajadas, deducciones especiales, bonos, y más.

Notificaciones y alertas

Este software puede configurarse para enviar notificaciones y alertas automáticas cuando se detectan incidencias relevantes. Esto ayuda a los equipos de recursos humanos a estar al tanto de cambios importantes en tiempo real.

Cálculos de nómina automatizado y preciso

Cuando se ingresan incidencias, Sesame HR realiza de manera automática los cálculos necesarios para ajustar la nómina en consecuencia.

Por ejemplo, si un empleado tuvo días de ausencia no planeados, el software calculará la deducción correspondiente de su salario.

Historial de incidencias

Esta app mantiene un historial completo de todas las incidencias registradas, lo que facilita la revisión y el seguimiento a lo largo del tiempo.

Cuenta también con medidas de seguridad avanzadas para proteger la información confidencial de los empleados y la empresa.

Generación de reportes

El software puede generar reportes detallados sobre las incidencias en la nómina, lo que facilita la presentación de informes a las autoridades fiscales y laborales.

En resumen, Sesame HR mejora la eficiencia, la precisión y la transparencia en el cálculo de la nómina. Permite automatizar procesos, reducir errores humanos y facilitar el seguimiento de cambios importantes en la nómina de los empleados.

Puedes conocer esta herramienta por tu cuenta si solicitas una demo gratuita.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

¿Cómo se hace el cálculo de nómina en México?