Cómo mejorar la comunicación interna con un software de Recursos Humanos

2 de noviembre, 2022

La comunicación interna en los entornos corporativos siempre ha existido. Es parte de la esencia de cualquier organización humana.

En otras palabras, es imposible que los miembros de una empresa no se comuniquen, ya que la interacción es fundamental para su funcionamiento y éxito.

En la actualidad, cuidar la comunicación interna de una empresa es muy relevante. Por eso, ya existen profesionistas expertos, dedicados a elaborar las estrategias más adecuadas. Además, hay herramientas para respaldar con tecnología la comunicación interna. Siempre enfocadas a facilitar las tareas.

¿Cuáles son los beneficios de promover la comunicación interna de una empresa?, ¿cuáles son los puntos clave a cuidar en la gestión de la comunicación?, ¿cómo podemos mejorar la comunicación interna? Te invitamos a leer el siguiente contenido para responder a esas preguntas.

Evolución de las herramientas de comunicación interna

Como hemos dicho, la comunicación interna siempre se ha requerido en las organizaciones. Conforme las empresas fueron adquiriendo complejidad, se hizo evidente la necesidad de gestionar la comunicación.

Se empezaron a emplear técnicas de management y la función de la comunicación se empezó a profesionalizar desde el área de Recursos Humanos. Se combinaron conocimientos de comunicación, comportamiento humano, psicología laboral, sociología y otras.

En una primera instancia, la gestión de la comunicación se enfocó en difundir de modo vertical la información de sólo tres tipos:

• Laboral: transmitiendo condiciones de trabajo, salarios y prestaciones.
• Organizacional: informando sobre normativas, políticas, historia y cultura interna.
• Operativa: comunicando lo que debía hacerse y cómo hacerlo.

El fin de la gestión de la comunicación interna era facilitar el intercambio de información y desarrollar relaciones fluidas entre los miembros de la empresa. Para ello se fueron empleando diferentes medios. Vamos a revisarlos.

Cartelera

Al principio, el medio más empleado eran los murales diarios o carteleras. Estas se ubicaban en lugares estratégicos de la organización, como en las entradas o lugares concurridos. Fue una etapa incipiente de la comunicación interna.

Boletín impreso

Las carteleras eran incómodas, en el sentido que los colaboradores sólo podían revisarlas en el lugar donde estaban. Así surgieron otros medios, como los boletines y revistas. Estos permitían que las personas pudieran informarse en cualquier parte donde ellos se encontraran.

Correo electrónico

Cuando llegaron las herramientas digitales, el correo electrónico tomó un papel principal en la comunicación interna. Facilitaba la entrega del mensaje y permitió que la comunicación pudiera segmentarse para enviarla a quienes era necesario hacerlo.

Aplicaciones de mensajería

Las aplicaciones de mensajería agregaron dos elementos más, que eran necesarios en la comunicación interna. Ambos reforzaron la gestión de Recursos Humanos.

Por un lado, facilitaron la bidireccionalidad de la comunicación. Así se hizo más fácil obtener feedback por parte de los receptores.

Además, el otro punto a favor fue que los mensajes se podían transmitir y recibir en tiempo real.

Software especializado

Conforme la tecnología avanzó, llegaron herramientas más potentes para mejorar la comunicación interna.

Por ejemplo, un software especializado te permite integrar revistas digitales, buzones, canal de mensajería, encuestas e intranet en una sola aplicación. Además, se cuenta con herramientas de análisis como people analytics, que permite identificar patrones de comportamiento.

La comunicación interna mediante un software especializado

Un software especializado es una herramienta de comunicación interna, que ayuda a las organizaciones a distribuir información entre sus colaboradores. Así mismo, facilita las relaciones entre todos los miembros de la empresa.

Estas plataformas también ayudan a que los procesos, gestiones y solicitudes sean más fluidas. Con ello se optimizan diversas funciones, tareas y procesos relacionados con la comunicación interna.

Con una sola herramienta podrás difundir y comunicar avisos, revisión de documentos, fechas clave, archivos corporativos, solicitudes de aprobación, organización, reparto de proyectos, etc.

Sesame HR: la herramienta de comunicación interna

Sesame HR es un software especializado en Recursos Humanos y cuenta con todas las funciones para optimizar la comunicación interna. Teniendo esta herramienta como aliada lograrás que todos tus colaboradores participen en el crecimiento de tu organización.

Este software funciona en cualquier dispositivo que tenga conexión a internet. Por lo tanto, los colaboradores pueden recibir los comunicados en sus celulares, tabletas o computadoras. Con ello, las notificaciones llegan en tiempo real, agilizando la comunicación del equipo.

Los comunicados pueden tener una gran variedad de elementos, lo que los hace más completos. Puedes integrar enlaces, portadas o imágenes para hacerlos más atractivos y funcionales.

Integración de equipos y personal

Las personas que requieren enviar comunicados reciben el permiso desde el gestor principal de la comunicación. Así, mantienes el control, pero otorgas los permisos necesarios a cualquier miembro de la empresa.

Se pueden compartir manuales, noticias internas, documentos corporativos, documentos de referencia y un sinfín de materiales. En consecuencia, podrás mantener actualizado a tu equipo, con las últimas novedades de tu organización.

Conversaciones con Recursos Humanos

Además, todos los miembros de la organización podrán comunicarse con el equipo de RR. HH., a través del chat. ¿Te imaginas las ventajas de esto, cuando necesites hacer consultas de nómina, permisos, vacaciones, horas extras, turno de trabajo u otros aspectos de RR. HH.?

Incluso, es importante que sepas que toda la información estará asegurada.

Por todo lo anterior, la gestión de solicitudes se hace más ágil. Por ejemplo, se pueden otorgar permisos, autorizar vacaciones o recibir documentos en la misma plataforma, entre otros.

Beneficios de usar Sesame HR para la comunicación interna

El uso de un software para la comunicación interna puede generar un gran impacto en cualquier organización. Como acabas de ver, estos sistemas cuentan con diversas funciones, que van a agilizar y automatizar gran parte de las tareas relacionadas con la comunicación.

Veamos ahora cómo Sesame HR puede mejorar el trabajo en varias áreas de tu organización. No sólo va a agilizar procesos, sino que también va a crear canales de comunicación más eficientes.

Y como las herramientas son fáciles de usar y muy intuitivas, la productividad del equipo también se incrementará.

Comunicados internos

Sesame HR te da la oportunidad de enviar comunicados a cualquier persona del equipo. Pero dichos avisos se pueden visualizar en un tablero de anuncios. De esta manera, el colaborador puede tener acceso a toda la información que necesita, en un sólo portal del empleado.

En dicho portal los colaboradores reciben noticias, ofertas de promoción internas, recordatorios o avisos por departamento.

Desde allí mismo pueden tramitar permisos y vacaciones. O tener acceso a información de sus compañeros, como horarios laborales o ver quién está trabajando, en tiempo real.

Gestión documental

¿El uso de un gestor documental qué facilitará? Hará más fácil el acceso y la difusión de manuales formativos, documentos corporativos o transferencia de conocimientos, etc. Esto agiliza el trabajo colaborativo y asegurar la confidencialidad en los datos que se manejan.

También, por ejemplo, si el colaborador tuvo que ausentarse por enfermedad, puede usar Sesame HR para subir el documento médico que justifique su ausencia.

Notificación de fechas clave

Las personas requieren de recordatorios para gestionar sus tiempos. Es decir, siempre tendrá utilidad el automatizar las comunicaciones de fechas clave. Eventos clave, aniversario de la empresa, cumpleaños de los colaboradores o días festivos son fechas relevantes.

Pero también se pueden programar notificaciones individuales, como vencimientos de contrato, renovaciones o revisiones salariales.

Además, le puedes recordar que no ha hecho el registro de su entrada a su jornada laboral, o que tiene pendiente el llenado de alguna encuesta. Incluso, podrá ver cuántos días de vacaciones tiene disponibles, en tiempo real. Todo esto es de enorme ayuda en la comunicación interna.

Aplicación de encuestas

Quizás no contabas con la siguiente funcionalidad de Sesame HR:

con este software puedes aplicar cualquier tipo de encuestas, para conocer la opinión de los colaboradores. Podrás enviar los cuestionarios, para que los colaboradores los respondan en la misma plataforma. A continuación, el sistema les enviará un aviso de la misma.

Con esta función puedes obtener opiniones sobre cambios propuestos en la estructura o normativa. O puedes aplicar una encuesta de clima laboral. Muy útil para conocer la percepción del equipo, en cuanto a las condiciones generales de trabajo en tu organización.

De hecho, también puedes enfocar esta funcionalidad de encuestas hacia la evaluación de desempeño. Por ejemplo, para una evaluación 360, que implica hacerles preguntas a distintas personas.

Gestión del proceso de reclutamiento

Sesame HR te permite automatizar diferentes tareas del proceso de reclutamiento y selección de personal. Esto ayuda en la comunicación entre los candidatos y los responsables de cada paso del proceso.

Con este software ATS podrás mantener comunicación con los candidatos, para que conozcan el estatus de su proceso. Así, puedes recordarles el turno de su entrevista, o proponer alguna reunión adicional. Se les puede solicitar documentación o enviar evaluaciones de selección. Todo en uno.

Gestión del trabajo a distancia

Con Sesame HR también puedes gestionar el trabajo a distancia de las personas que laboren fuera de las instalaciones de la empresa. Promotores, vendedores, agentes o personas en formatos híbridos o de home office, suelen realizar parte o toda su jornada en otras instalaciones.

Dicha plataforma permite mantener la comunicación interna con estas personas, para conservar la unión y la organización. Esto facilita el teletrabajo y aumenta la productividad del equipo.

Gestión de la comunicación interna en los flujos de trabajo

Antes de finalizar, queremos agregar que Sesame HR te permite automatizar ciertos procesos, gracias a su gestor de tareas. A partir del diseño de flujos de trabajo o workflows, se pueden enviar alertas y comunicados bajo condiciones personalizadas.

Tu equipo podrá notificar de manera ágil tareas pendientes, entrega de recursos o cualquier otra necesidad ordinaria. El uso de workflows hará más productivo el tiempo, además de reducir los errores. Es decir, la comunicación interna enfocada en la productividad.

Como te podrás dar cuenta, Sesame HR es una herramienta con diversos beneficios para mejorar la comunicación interna de tu empresa. No solo serás más efectivo, sino que ahorrarás tiempo y dinero. Si deseas aprovechar todas estas ventajas, anímate a solicitar una demo gratuita.

Tiago Santos

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Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

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