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Herramientas y funciones del Sistema Único de Autodeterminación (SUA)
El Sistema Único de Autodeterminación o SUA es un software que te permitirá cumplir con tus obligaciones como patrón.
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Dani Romero
HR Consultant
22 de octubre, 2024
Ser el patrón de varios trabajadores tiene ciertas responsabilidades. Entre estas responsabilidades están aportar las cuotas para el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto Nacional del Fondo Nacional de la Vivienda (INFONAVIT). Así que, para cumplir con tus obligaciones, existe el Sistema Único de Autodeterminación o SUA.
¿Qué es exactamente? ¿Estás obligado u obligada a usarlo? ¿Cómo es que te ayuda a cumplir con tus aportaciones?
¿Qué es el SUA?
El Sistema Único de Autodeterminación es un software creado por el IMSS, con la finalidad de que los patrones cumplan con las aportaciones de sus empleados. Calcula de forma automática cuánto debe de pagar el patrón al IMSS y al INFONAVIT por cada trabajador. Así, facilita varios trámites.
¿Es obligatorio usarlo? Si tienes de 1 a 4 trabajadores, no es necesario, aunque puedes utilizarlo de forma opcional. En cambio, si eres el patrón de 5 o más colaboradores, forzosamente debes de manejarlo.
Esto es lo que calcula este software:
- Cuotas obrero patronales a las cuentas individuales de los trabajadores, que estén relacionadas con el Seguro de Retiro, la Cesantía de Edad Avanzada y la Vejez.
- Cuotas obrero patronales para las áreas del Seguro Social, como son los riesgos de trabajo, las enfermedades, maternidad, guarderías, entre otras cosas.
- Aportaciones para el concepto de vivienda de forma individual para cada trabajador.
- Las amortizaciones para el crédito INFONAVIT de los empleados.
El SUA también te da la posibilidad de generar informes de todas las aportaciones en caso de que las necesites. Y la información que maneja es bastante precisa y detallada.
Beneficios del Sistema Único de Autodeterminación
Usar este software tiene varios beneficios. Es por eso que, aunque tengas menos de 5 empleados, lo más recomendable es que lo utilices.
1. Automatización de cálculos y pagos
El SUA permite automatizar el cálculo de las cuotas del IMSS, Infonavit y el Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (RCV).
Esto incluye conceptos como primas de riesgos de trabajo, incapacidades y modificaciones salariales, lo que ahorra tiempo y reduce errores de cálculo.
2. Facilidad en la administración de pagos
A través del SUA, los empleadores pueden generar archivos electrónicos para realizar los pagos de las cuotas en los bancos autorizados, eliminando la necesidad de hacer trámites manuales.
3. Evita multas y sanciones
Al realizar los cálculos de manera precisa y conforme a las normativas del IMSS y el Infonavit, el SUA ayuda a las empresas a evitar multas, recargos o sanciones por errores en los pagos o retrasos, lo que resulta en un importante ahorro económico y evita problemas legales.
4. Actualizaciones constantes
El SUA se actualiza regularmente para ajustarse a los cambios en las leyes laborales y fiscales. En 2024, el sistema sigue integrando reformas y actualizaciones en las normativas, asegurando que los empleadores cumplan con las disposiciones vigentes sin necesidad de estar actualizando manualmente los procesos de cálculo.
5. Simplificación en la gestión de información de los trabajadores
El SUA permite almacenar y gestionar la información de los trabajadores, como salarios, antigüedad, incapacidades y cambios de salario. Esto facilita la administración del personal y asegura que los pagos estén alineados con las condiciones laborales reales.
6. Control de modificaciones salariales
Permite registrar de manera automatizada las modificaciones salariales de los empleados, evitando errores en la base de cálculo de las cuotas.
7. Reporte de incapacidades
El SUA facilita la gestión de los certificados de incapacidad temporal por enfermedad o accidente, ajustando las cuotas de manera automática con base en los días de incapacidad.
8. Acceso gratuito y soporte técnico
El SUA es un software gratuito proporcionado por el IMSS, lo que lo convierte en una herramienta accesible para todas las empresas. Además, cuenta con soporte técnico para resolver dudas y garantizar el correcto funcionamiento del sistema.
9. Cumplimiento con el Infonavit
Además del IMSS, el SUA también se utiliza para calcular las aportaciones y amortizaciones al Infonavit que los empleadores deben hacer por los créditos de vivienda de sus trabajadores.
¿Cómo funciona el SUA?
1. Descarga e instalación
Los empleadores deben descargar el software SUA desde el sitio web oficial del IMSS. Una vez instalado en la computadora, el sistema requiere algunos datos iniciales, como el Registro Patronal y la información de los trabajadores.
2. Registro de los trabajadores
El SUA permite al empleador registrar a los trabajadores bajo su cargo, ingresando información como:
- Salario base de cotización.
- Antigüedad.
- Modificaciones salariales (si las hay).
- Incapacidades temporales (en caso de accidente o enfermedad).
- Movimientos de alta o baja del trabajador.
3. Cálculo de cuotas
El sistema automáticamente calcula las cuotas correspondientes al IMSS, Infonavit, y al Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez (RCV). Esto incluye conceptos como:
- Cuotas obrero-patronales: contribuciones tanto del empleado como del empleador.
- Primas de riesgo de trabajo: basadas en el nivel de riesgo asociado a la actividad de la empresa.
- Aportaciones al Infonavit: relacionadas con los créditos de vivienda de los trabajadores.
4. Generación de archivos para pagos
Una vez calculadas las cuotas, el SUA genera un archivo electrónico con el detalle de las mismas, que el empleador puede enviar a una institución bancaria autorizada para realizar los pagos correspondientes.
5. Reportes y actualizaciones
El sistema ofrece reportes detallados sobre las cuotas calculadas, los movimientos de los trabajadores, y las modificaciones salariales.
Además, el SUA se actualiza constantemente para reflejar cambios en la legislación laboral y asegurar el cumplimiento de las normas vigentes.
6. Gestión de incapacidades
Cuando un trabajador presenta una incapacidad, el SUA permite ingresar el número de días de incapacidad, ajustando automáticamente las cuotas y generando los reportes necesarios para cumplir con las obligaciones ante el IMSS.
7. Control de riesgos laborales
El SUA también se usa para calcular las primas de riesgo de trabajo, que varían dependiendo del giro de la empresa y la cantidad de accidentes o enfermedades laborales registrados.
El Sistema Único de Autodeterminación es un software que te permitirá cumplir con tus obligaciones como patrón. Aprovecha esta herramienta creada por el gobierno y respeta las aportaciones que debes de dar.
Si quieres saber más sobre el SUA o sobre la Ley Federal del Trabajo, quédate en el blog de Sesame HR y si quieres probar la herramienta, solicita una demo gratuita.
Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.
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