29 de marzo, 2021

Cuando hacemos alusión al registro patronal hacemos referencia al procedimiento mediante el cual una persona jurídica legal o natural se registra ante el ente gubernamental indicado.

Esto se realiza con la intención de contratar a una o más personas durante un periodo de tiempo.

Sigue leyendo y conoce todos los detalles sobre el significado de registro patronal.

¿En qué consiste el registro patronal?

El registro patronal es el número el código que define el IMSS a un patrón, cuando se registra en el instituto.

Así que mediante el registro patronal se identifica individualmente a cada patrón y se verifica el cumplimiento de sus obligaciones establecidas en la Ley del Seguro Social.

Entre las obligaciones de los patrones destaca darse de alta como patrón y registrar a sus colaboradores.

Además de realizar el registro de las nóminas, los días trabajados y los salarios de cada uno de los trabajadores, definir las cuotas obrero patronales que tengan a cargo y reportar el importe al IMSS.

El registro patronal es fundamental para que los empleadores cumplan sus obligaciones y derechos.

Todo esto en el ámbito de seguridad social. Así pues, este el patrón debe inscribirse en el IMSS para obtener el número de este registro.

Con ese número, los empleadores se identifican ante la institución. Por otra parte, este tipo de identificación te sirve para realizar trámites y cumplir diversas responsabilidades.

Pago de cuotas

Es responsabilidad del patrón hacer el pago de las cuotas al IMSS. Pues se trata de las contribuciones financieras destinadas para cubrir los servicios de seguridad social.

Reporte y avisos

El empleador debe presentar diversos avisos y reportes al IMSS. Por ejemplo:

Cambios en la plantilla laboral.
Ajustes salariales u otros eventos importantes.

Acceso a servicios de salud

Mediante el registro patronal, los empleados asegurados reciben atención médica y servicios de salud.

Al respecto, estos beneficios son brindados en las clínicas y hospitales del IMSS.

Prestaciones económicas

El IMSS otorga unas prestaciones económicas por diferentes razones. Sin embargo, para la gestión de estas prestaciones es indispensable contar con un registro patronal.

Algunas de estas prestaciones son:

Incapacidades temporales.
Maternidad.
Enfermedades y riesgos de trabajo.

¿Cuáles son los requisitos para tramitar un Registro Patronal?

Según el artículo 12 de reglamento de afiliación, las personas físicas o morales están obligadas a registrarse como patrón cuando:

Se crea como sociedad cooperativa.
Se empiezan a usar los servicios de uno o varios colaboradores.
Se comienza la vigencia del convenio de incorporación con el Instituto.

No obstante, existen unos requisitos que hay que tener en cuenta. Por tanto, al momento de hacer el registro patronal ante el IMSS, se debe presentar:

Descripción de las tareas que realiza el empleado en el puesto de trabajo.
Principales materiales o materias primas que se utilizan para esta labor.
El equipo y la maquinaria que se emplea.
Todos los procesos de trabajo de principio a fin.
Equipo de transporte.
Tareas complementarias.

Con lo anterior, el patrón cumple de manera correcta con las cuotas, así evita multas por parte del IMSS.

Sin embargo, existen algunas diferencias entre los requisitos para personas físicas y personas morales.

Registro patronal de persona física

Las personas físicas pueden llevar a cabo su alta patronal a través de Internet, en la página del IMSS.

Para esto, solo necesitan tener una e.firma o CURP junto con el comprobante de domicilio.

Registro patronal de persona moral

En primer lugar, una persona moral debe crear una cuenta en la página del IMSS, en la sección llamada escritorio virtual. Para ello necesitan:

Correo electrónico.
CURP.
Fiel o firma electrónica.

Luego, para el registro patronal en el IMSS necesitan:

Comprobante de domicilio de la empresa.
Primera y última hoja de la escritura pública o acta constitutiva.
Es importante que aquí aparezca el sello de Registro Público de la Propiedad y del Comercio y la hoja con el nombre del representante legal.
Primera y última hoja del Poder Notarial. En este documento se especifica que la persona puede realizar trámites y firmar documentos ante el IMSS.

¿Cuándo debe hacerse un registro patronal?

No puede registrarse con más de 2 meses de antelación de comenzar a pagar a los colaboradores, este debe hacerse antes del primer día de pago y de normal se pueden tardar 5 días en obtener un número de referencia del registro patronal.

Recordar lo que dice la LFT

Primero que todo, hay que tener en cuenta lo que estipula la Ley Federal del Trabajo en los artículos 20 y 21.

Al respecto, la ley exige que una persona física o moral que tenga uno o más trabajadores debe darse de alta en el IMSS.

De este modo, se garantiza al trabajador:

El derecho a la salud.
Asistencia médica.
Protección de los medios de subsistencia.
Servicios sociales necesarios para su bienestar.
Derecho a pensión.

Por tal razón, los empleadores están obligados a obtener el registro patronal. De igual modo, deben inscribir a sus colaboradores ante el IMSS.

Además, tienen la obligación de avisar sobre: altas, bajas y ajustes de salario.

Así pues, los patrones deben presentar varios avisos para cumplir con dichas disposiciones.

Luego, se analiza el trámite de registro patronal y la clasificación de la empresa en el seguro de riesgos laborales. En cuanto a los avisos, se incluyen:

Aviso de inscripción patronal.
Aviso de inscripción de la empresa en el seguro de riesgos de trabajo.
Asimismo, deben dar aviso sobre la inscripción de los trabajadores.

¿Cómo se crea el número del Registro Patronal?

El número del registro patronal tiene una serie de números y valores únicos, a continuación te mostramos un ejemplo ficticio.

Este código se crea con un valor alfanumérico de 11 dígitos y se divide en varias partes:

Y50: Clave alfanumérica del municipio donde se ubica la patrón.
23456: número progresivo de dicho municipio
11: modalidad de aseguramiento en el cual cotiza el patrón.
4: dígito verificador que valida la estructura del RG.

Como podemos ver, los tres primeros números del registro patronal corresponden al municipio donde se ubica el empleador.

Por tanto, los patrones pueden tener varios registros en función a las sucursales que tengan en los diferentes estados del país.

O sea que, si una persona tiene 15 almacenes en todo el territorio nacional, puede tener hasta 15 diferentes registros patronales.

Sin embargo, con el fin de evitar confusiones respecto a cada registro patronal, el empleador puede tener uno solo unificado. En este caso, es imprescindible realizar dicho trámite ante el IMSS.

¿Cómo obtener el registro patronal por Internet?

Estos son los pasos para obtener el registro patronal a través de la página del IMSS.

Acceder al portal del IMSS

El primer paso es dirigirse al sitio web oficial del IMSS. Luego, en la sección de accesos directos clic en IMSS digital.

Una vez aquí buscas la parte donde dice escritorio virtual, se te abrirá una nueva ventana para acceder al escritorio virtual. Por tanto, aquí tienes dos opciones:

Ingresar.
Crear una cuenta.

Si aún no tienes una cuenta, este paso es muy sencillo solo necesitas tener a mano tu CURP y firma electrónica.

Ingresar al escritorio virtual

Para ingresar necesitas llenar algunos campos con la siguiente información:

RFC.
Certificado de firma electrónica.
Llave privada.
Contraseña de la llave privada.

Realizar trámite de registro patronal

Ya que has iniciado sesión, dirígete a la parte de trámites relacionados con el registro patronal.

Completa la información requerida

Completa los formularios en línea con los datos que te solicitan. Por ejemplo:

Detalles sobre la empresa.
Estructura laboral.
Registro Federal de contribuyentes (RFC) de la empresa.
Domicilio, entre otros.
Acta constitutiva de la empresa.
Poder notarial del representante legal

Por lo tanto, es importante que tengas a mano toda esta información que solicita el IMSS para realizar este trámite

Enviar solicitud

Cuando ya hayas completado todos los formularios y cargado todos los documentos, vuelve a revisar. De esta manera, te aseguras que todo está en orden y después envías la solicitud.

Recepción de confirmación y número de registro patronal

Luego de enviar tu solicitud, el IMSS revisa toda la información proporcionada. Si todo está en orden, te asignan un número de registro patronal.

Descarga de documentos resultantes

Luego de darte alta en el registro patronal, vas a tener disponible unos documentos para descargar:

Acuse de trámite.
Tarjeta patronal.
Aviso del registro patronal.

Ejemplo de registro patronal

Con el fin de obtener un registro patronal válido, es fundamental seguir los procedimientos y cumplir los requisitos legales y fiscales.

Por eso, es importante realizar de forma correcta el registro ante el IMSS.

A modo de ejemplo, te vamos a mostrar un registro patronal. Sin embargo, es importante resaltar que los números de registro patronal son únicos.

Además, son asignados de acuerdo a los procedimientos establecidos por el IMSS.

Ejemplo de registro patronal: Y69-34567-98-7

Como ya vimos antes, el Y69 que corresponde a los tres primeros números, representa la clave de la entidad federativa.

Es decir, el lugar donde se encuentra la empresa. Luego, siguen los números progresivos del municipio, la modalidad en que se cotiza y validación de la estructura de dicho registro.

¿Cómo reactivar un registro patronal dado de baja?

Para reactivar un registro patronal que ha sido dado de baja, hay que seguir unos procedimientos.

En este sentido, el Instituto Mexicano del Seguro Social establece unas regulaciones para la reactivación de los registros.

Este es un trámite necesario cuando la empresa estaba registrada en el IMSS y, por algún motivo, fue dada de baja.

Pero después desea estar activa para cumplir con las regulaciones y evitar inconvenientes.

A continuación, te explicamos unos pasos básicos a seguir en caso de querer hacer una reactivación.

Contactar al IMSS

En primer lugar, es importante ponerse en contacto con el IMSS para conocer mejor tu situación actual.

De este modo, se obtiene una orientación clara sobre lo que se debe hacer para reactivar el registro patronal.

Resolver las causas de la baja

Para poder dar de alta de nuevo el registro patronal, es necesario abordar y resolver las causas que provocaron la baja.

Por ejemplo, podría tratarse del pago de deudas pendientes, regulación de trámites o cumplimiento de obligaciones laborales y fiscales pendientes.

Actualizar documentos

Es posible que haya que proporcionar información actualizada. Por ejemplo:

Acta constitutiva de la empresa.
Comprobantes de domicilio.
Datos de empleados.

Realizar los trámites necesarios

Seguir los procedimientos que especifica el IMSS para reactivar el registro patronal podría incluir algunos trámites:

Llenar formularios.
Presentar solicitudes.
Pagar las contribuciones correspondientes.

Considera una asesoría legal o contable

De acuerdo a que tan compleja sea tu situación, puede ser útil consultar con un abogado laboral o un contador.

Esto con el fin de recibir asesoría en el proceso de reactivación. De este modo, te aseguras de cumplir con las regulaciones y procedimientos específicos de forma adecuada.

Esperamos que esta información te haya sido útil para aclarar todas tus dudas respecto al registro patronal.

Te invitamos para que continúes en Sesame HR. En nuestro blog encontrarás información actualizada sobre trámites y normas laborales en México.

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Cristina Martin

People and Talent Director en Sesame HR | Web | + posts

Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH

Specialties: Selección de Personal, Gestión de la Formación, Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, Gestión del absentismo, Administración de RRHH, Asistencia a Dirección.

cristinamartin

HR Content Specialist

¿Qué es el Registro Patronal y cómo se tramita?