Ley Federal del Trabajo
Incapacidad laboral: qué tipos hay y cómo se gestionan
Ten en cuenta todas los aspectos que implica una incapacidad laboral. La Ley Federal del Trabajo exige ciertas garantías. Te lo explicamos.
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Anjolly Capponi
HR Consultant
2 de julio, 2025
Gestionar la incapacidad laboral desde RRHH es un asunto clave, y en ciertos casos no recibe la atención que se merece. Pues, muchos piensan que este tema solo se limita a un trámite administrativo y la verdad es que va mucho más allá.
Cuando un empleado sufre una incapacidad, se puede enfrentar a problemas físicos, emocionales y también financieros. En vista de ello, como encargados de la gestión del talento, nuestro papel es clave para acompañar este proceso con conocimiento técnico, mucha empatía y una correcta gestión de ausencias.
Contar con un sistema que facilite el registro, seguimiento y control de las ausencias por incapacidad es fundamental para actuar con transparencia, garantizar la continuidad operativa y brindar el respaldo necesario al colaborador.
Entonces, para proteger tanto a la empresa como al personal, te mostraremos cómo gestionar este proceso de forma efectiva. Comencemos.
¿Qué es la incapacidad laboral en México?
La incapacidad laboral en México es una condición física o mental que impide a un colaborador realizar sus funciones de trabajo habituales. Este tipo de situaciones se encuentra regulado por la Ley Federal del Trabajo (LFT) y el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
De hecho, esta condición se puede manifestar de forma temporal o permanente derivada de una enfermedad, accidente u otras circunstancias. También, debe ser avalada por un médico autorizado que emite un documento oficial llamado certificado de incapacidad.
Bajo este escenario, el certificado actúa como un respaldo legal ante el empleador. Donde se justifica la ausencia laboral y, en su caso, habilita el pago de un subsidio económico por parte del IMSS al empleado.
La evaluación se utiliza entonces para determinar si la persona tiene derecho a prestaciones u otras ayudas del Gobierno. Por cierto, un buen seguimiento de la situación del trabajador lo realizar a través de un portal del empleado.
¿Cuáles son los motivos de una incapacidad laboral?
Existen diversos motivos por los cuales se puede generar una incapacidad laboral. Pero, podemos identificar 5 motivos básicos:
- Enfermedad general: se trata de cualquier afección física o emocional que no esté relacionada de manera directa con el trabajo. Sin embargo, le impide al colaborador cumplir con sus funciones laborales diarias.
- Riesgo de trabajo: surge cuando una enfermedad o accidente está asociado de forma directa con las tareas del trabajo. Por ejemplo, una caída o una quemadura en una planta de producción, también una afectación emocional derivada del entorno laboral.
- Maternidad: para este caso se contempla la incapacidad por embarazo de acuerdo con las disposiciones del artículo 170 de la LFT. Es importante señalar que este derecho también aplica en casos de parto prematuro, pérdida gestacional o adopción.
- Enfermedad profesional: son padecimientos generados por una exposición prolongada a ciertos factores del entorno de trabajo. Las cuales pueden ir desde problemas respiratorios hasta trastornos musculoesqueléticos por esfuerzos repetidos.
- Incapacidad por recaída: a veces cuando un empleado regresa a sus funciones puede recaer con la misma enfermedad. Cuando esto ocurre, el IMSS puede emitir una nueva incapacidad ligada a la anterior.
Tipos de incapacidad laboral
En México, el IMSS establece 3 tipos de incapacidad laboral, los cuales se vinculan con el grado de afectación que sufre el empleado.
1. Incapacidad temporal
La incapacidad temporal se presenta cuando un empleado por alguna situación no puede trabajar por un tiempo determinado. Por ejemplo, una cirugía menor, una fractura, enfermedad viral fuerte, entre otros.
Durante este tiempo, el IMSS paga un subsidio, y el colaborador conserva su empleo. Por otro lado, desde RRHH se deben mantener todos los registros en orden y asegurar que el alta médica esté bien documentada.
2. Incapacidad permanente parcial
Cuando se presenta este tipo de condición, el empleado no se recupera por completo y sufre secuelas. Las cuales, en este caso, no le permiten al colaborador desarrollar sus funciones de trabajo con normalidad.
Para la incapacidad permanente parcial, el IMSS evalúa el porcentaje de afectación de la persona. Además, si se considera una pérdida parcial de la capacidad laboral, se le otorga una pensión proporcional.
3. Incapacidad permanente total
Se refiere a la pérdida de facultades o aptitudes que sufre una persona que le impide desempeñar cualquier trabajo por el resto de su vida. Por ejemplo, cuando un colaborador pierde una función vital de forma irreversible.
En este caso, el IMSS concede una pensión vitalicia, y se reconoce que esa persona no podrá reincorporarse al mercado laboral. Para RRHH es clave llevar este proceso con sensibilidad y asegurar que los derechos del empleado sean respetados.
Incapacidad física y mental
La incapacidad laboral puede dividirse en dos categorías principales: la incapacidad física para el trabajo y la incapacidad mental para el trabajo.
Incapacidad física
La incapacidad física está causada por una deficiencia física, como una lesión o una enfermedad.
Puede dividirse a su vez en dos subcategorías:
- La incapacidad laboral temporal. Está causada por un impedimento físico temporal, como un hueso roto o una enfermedad que puede tratarse.
- La incapacidad permanente. Está causada por una deficiencia física que no tiene visos de mejorar. Por ejemplo, una lesión grave o una enfermedad terminal.
Incapacidad mental
La incapacidad laboral mental está causada por un trastorno mental o psicológico, como la depresión o la ansiedad.
La incapacidad laboral psíquica también puede dividirse en dos subcategorías: incapacidad laboral temporal e incapacidad laboral permanente.
- La incapacidad laboral temporal está causada por un trastorno mental o psicológico que puede tratarse, como la depresión o la ansiedad.
- La incapacidad permanente está causada por un trastorno mental o psicológico que no tiene visos de mejorar. Por ejemplo, una enfermedad mental grave o una discapacidad de aprendizaje.
Enfermedades que provocan una incapacidad laboral permanente
Existen numerosas enfermedades que pueden causar una incapacidad permanente. Se trata de enfermedades como:
el cáncer, las cardiopatías, los accidentes cerebrovasculares, la esclerosis múltiple y las lesiones de la médula espinal.
Estas afecciones pueden causar graves deficiencias físicas que imposibiliten a la persona trabajar.
Además, algunas enfermedades mentales y trastornos psicológicos también pueden causar incapacidad permanente. Entre ellas están:
el trastorno bipolar, la esquizofrenia y el trastorno de estrés postraumático.
Recuerda, cualquier miembro de tu organigrama de empresa podría sufrir una incapacidad en algún momento.
Derecho laboral federal
En México, la Ley Federal del Trabajo trata la incapacidad laboral de varias maneras. Reconoce tres tipos: temporal, parcial y permanente.
La LFT también establece que un trabajador con incapacidad debe recibir determinadas prestaciones como:
atención médica, rehabilitación e indemnización. Además, la LFT obliga a los empresarios a pagar el salario del trabajador durante su periodo de incapacidad. Todos estos aspectos debes atenderlos, aplicando una buena gestión del capital humano.
Prestaciones por incapacidad laboral
En algunos casos, los trabajadores con discapacidad pueden tener derecho a prestaciones del Gobierno. Estas prestaciones pueden ayudar a cubrir los gastos médicos, proporcionar apoyo a los ingresos y proporcionar otras ayudas.
Reincorporación del trabajador
En algunos casos, los trabajadores con incapacidad pueden reincorporarse al trabajo. Esto se da cuando su incapacidad ya no es tan grave como para impedirles desempeñar sus funciones laborales.
En tales casos, la empresa está obligada a realizar los ajustes razonables que permitan al trabajador reincorporarse a su puesto de trabajo.
Por ejemplo, la empresa puede verse obligada a proporcionar equipos modificados o ayuda para realizar las tareas del trabajo. La empresa también tiene prohibido discriminar al trabajador por su situación.
Además, la empresa puede estar obligada a proporcionar formación adicional al trabajador, para ayudarle a reincorporarse a su puesto de trabajo.
Es importante conocer los diferentes tipos de incapacidad y su tratamiento en la legislación laboral.
Además, hay que recordar que la legislación laboral ofrece protección a los trabajadores. Y exige a las empresas que realicen ajustes razonables para los trabajadores en tal situación.
Además, los trabajadores discapacitados pueden tener derecho a ciertas prestaciones. Por último, en algunos casos, los trabajadores con discapacidad pueden reincorporarse al trabajo cuando esta ya no se lo impide.
Comprender la incapacidad laboral y las leyes laborales federales que protegen a los trabajadores es importante, tanto para los empresarios como para los trabajadores.
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Pasos esenciales para gestionar desde RRHH los distintos tipos de incapacidad
Para gestionar desde RRHH cualquier tipo de incapacidad, debemos considerar estos 3 pasos clave.
Paso 1: recibir y validar la incapacidad
El primer contacto es vital cuando un empleado notifica que sufre algún tipo de incapacidad y es necesario validar el proceso. Para ello, hay que contar en cuenta los siguientes aspectos:
- Tipo de atención médica requerida.
- Solicitud de certificado de incapacidad.
- Registros del accidente o enfermedad.
Este paso es muy importante, ya que cualquier omisión o error puede generar malentendidos o dificultades con el IMSS.
Paso 2: registrar la incapacidad del empleado
Una vez que se ha validado la condición, llega el momento de registrar y documentar el proceso. Por eso, desde RRHH hay que considerar estas medidas de acción:
- Cargar la incapacidad en el sistema interno de la empresa.
- Registrar en el sistema del IMSS.
- Realizar las coordinaciones pertinentes con el área de nómina.
- Comunicar al jefe directo del empleado la gestión del proceso.
Paso 3: monitorear el proceso de principio a fin
El proceso adecuado no cierra cuando se entrega y registra el certificado. Una verdadera gestión de talento incluye el monitoreo de la recuperación y el acompañamiento para el regreso al trabajo.
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En Recursos Humanos, contar con una herramienta adecuada para gestionar las ausencias por incapacidad no solo reduce la carga administrativa, también mejora la experiencia del colaborador y garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales. Con Sesame HR, puedes registrar, clasificar y hacer seguimiento de cada tipo de ausencia —incluyendo incapacidades temporales o permanentes— desde un sistema unificado y 100 % digital.
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