Registro de horas extra en la empresa: ¿Cómo se realiza?

7 de febrero, 2025

¿Sabías que un registro de horas extra inadecuado puede costarle a una empresa tanto en sanciones como en desmotivación de los empleados?

El registro de horas extra es más que un simple papeleo; es una herramienta vital para garantizar la transparencia y el cumplimiento legal. Además puede representar varios miles de pesos a favor o en contra de una empresa. Por ello, acompáñanos a descubrir cómo hacerlo de manera eficiente y justa.

Cómo hacer el registro de horas extra de manera eficiente

Lo primero que veremos es cómo puedes hacer el registro de horas extra en tu organización. Para ello, existen tres actividades básicas que debes cuidar para que tu registro se lleve a cabo de forma eficiente.

Establece un sistema claro de registro

Para evitar confusiones, es importante definir un método de registro de horas extra que todos los empleados comprendan. Algunas opciones incluyen:

Sistemas digitales: Software especializado que permite registrar y monitorear las horas trabajadas en tiempo real.
Hojas de asistencia electrónicas: Documentos accesibles desde cualquier dispositivo, ideales para empresas con equipos remotos.
Sistemas biométricos: Registro automático mediante huellas digitales o reconocimiento facial.

Elige el sistema que mejor se adapte a las necesidades de tu organización y asegúrate de capacitar al personal para su uso.

Define políticas internas

Es esencial que los empleados sepan cómo y cuándo se registran las horas extra. Las políticas deben incluir:

Procedimientos para solicitar autorización de horas extra.
Periodos de registro (diarios, semanales o mensuales).
Los responsables de verificar y aprobar el registro.

Contar con unas reglas claras reduce malentendidos y asegura una gestión uniforme.

Realiza auditorías periódicas

Para mantener la exactitud del registro de horas extra, es recomendable llevar a cabo auditorías regulares. Esto te ayudará a detectar errores o inconsistencias y para identificar patrones de trabajo excesivo.

Un buen registro de horas extra también te ayudará a implementar mejoras en los procesos de registro. La transparencia en este proceso genera confianza entre los empleados y los supervisores.

¿Qué dice la Ley Federal del Trabajo sobre el registro de horas extra?

La Ley Federal del Trabajo (LFT) en México regula de manera detallada el tema de las horas extra para proteger los derechos de los empleados. Según el artículo 66 de la LFT:

La jornada laboral no puede exceder de 8 horas diarias en el turno diurno, 7 horas en el nocturno o 7.5 horas en el mixto.
Las horas extra no deben superar las 3 horas diarias ni más de 3 veces por semana.
El incumplimiento de estas disposiciones puede derivar en multas y sanciones para la empresa.

Requisitos del registro legal

La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que el registro de horas extra debe ser preciso y verificable. Esto implica que las empresas deben llevar un control documentado de las horas trabajadas. Además, estos registros deben contar con registros firmados por los empleados o validados en sistemas digitales.

Por otro lado, la empresa debe informar al trabajador sobre el cálculo y pago de las horas adicionales. Este cumplimiento no solo evita problemas legales, sino que también refuerza la imagen de una organización responsable.

Derechos de los trabajadores

Los empleados tienen derecho a recibir un pago justo por las horas extra trabajadas. La LFT establece que las primeras 9 horas extra deben pagarse con un recargo del 100 % sobre el salario ordinario. Las horas adicionales a estas deben compensarse con un recargo del 200 %.

Cómo hacer el pago eficiente de las horas extra

Para evitar problemas en el cálculo y pago de las horas extra, te sugerimos atender los pasos siguientes.

1. Automatiza el cálculo de horas extra

Un error común en las empresas es calcular de manera manual el pago de horas extra, lo que puede dar lugar a errores costosos. Pero, al implementar un software de nómina automatizado las empresas obtienen varios beneficio.

Por ejemplo, un software facilita la obtención de reportes detallados de las horas trabajadas y puede realizar el cálculo automático de los recargos establecidos por ley. Además, se puede lograr la integración directa con los sistemas de pago.

Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la precisión y reduce riesgos legales.

2. Comunica el desglose del pago

Para evitar malentendidos, es importante que los empleados reciban un desglose claro del pago de sus horas extra. Este debe incluir el número total de horas registradas, la tarifa aplicada por cada hora extra y los descuentos o impuestos aplicables.

Cuando los empleados entienden cómo se calcula su compensación, se reduce la posibilidad de reclamos o confusiones.

3. Establece fechas de pago consistentes

El cumplimiento de los plazos de pago genera confianza en la organización. Define fechas claras para el pago de las horas extra y comunícalas con anticipación. Esto también ayuda a mantener la organización financiera de la empresa.

El registro de horas extra es un proceso fundamental para garantizar una gestión laboral eficiente y justa. Desde la implementación de sistemas de registro hasta el cumplimiento de la normatividad, cada paso contribuye a mejorar la relación entre empresa y empleado.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

Cómo hacer el registro de horas extra de un empleado en la empresa