31 de mayo, 2023

La comunicación es un elemento crucial para el éxito de cualquier organización. Y en la era digital, existe una gran variedad disponible de herramientas de comunicación interna para empresas.

Una buena 🗣 comunicación interna puede mejorar la colaboración, la productividad y la satisfacción de los empleados.

Por lo tanto, es esencial conocer las distintas herramientas de comunicación interna para empresas. Vamos a describir sus principales ventajas y desventajas.

¿En qué nos ayudan las herramientas de comunicación interna para empresas?

Contar con una herramienta de comunicación interna es esencial para el éxito de cualquier empresa, por varias razones:

Mejora la eficiencia y productividad

Las herramientas de comunicación interna permiten una mejor colaboración y coordinación entre los empleados.

Además, tener una comunicación más abierta permite conocer el estado de los empleados. Y así, cumplir con normas de bienestar como la 📑 NOM 035.

Fortalece la cultura empresarial

Al tener un lugar centralizado para compartir noticias y notificaciones, los empleados pueden sentirse conectados y comprometidos con la misión de la empresa.

Facilita la comunicación en equipos remotos

Según una encuesta de Google, el 75% de los trabajadores de oficina colaboran de modo regular con colegas que están en diferentes lugares geográficos.

Por lo tanto, las herramientas de comunicación interna para empresas son indispensables para trabajar en esquemas remotos.

Mejora la toma de decisiones

Una herramienta de comunicación interna también facilita la toma de decisiones. Con estos medios se proporciona acceso rápido y fácil a información relevante.

¿Cuáles son las herramientas de comunicación interna para empresas (esenciales)?

Las herramientas de comunicación interna para empresas pueden variar, según las necesidades y la estructura de cada organización. Veamos

Correo electrónico

El correo electrónico sigue usándose como una herramienta de comunicación interna esencial en muchas empresas.

Se utiliza para enviar mensajes, compartir documentos y programar reuniones.

Ventajas del correo electrónico

A diferencia de las conversaciones telefónicas o las videoconferencias, el correo electrónico es asincrónico. Esto significa que los mensajes se pueden enviar y leer en cualquier momento.

Otra función es que permite organizar la comunicación en hilos o cadenas. Con ello se facilita el seguimiento de la conversación y evita la pérdida de información crítica.

Desventajas del correo electrónico

El correo electrónico también puede tener algunas desventajas. Por ejemplo, puede ser fácil perderse en la cantidad de mensajes y recibir demasiada información en un corto período de tiempo.

Además, puede haber problemas de privacidad o seguridad, si la información confidencial se envía por correo electrónico sin la debida precaución.

Intranet

Una intranet es un sitio web privado que se utiliza para compartir información y recursos dentro de una organización.

Puede contener noticias, políticas, procedimientos, manuales, directorios de empleados, wikis, aplicaciones de mensajería, calendarios, etc.

Ventajas de la intranet

La intranet proporciona un lugar centralizado donde los empleados pueden acceder a información relevante.

Permite la comunicación bidireccional entre los empleados y la gerencia. También, es útil para la colaboración y la coordinación entre los colaboradores.

Los empleados pueden compartir recursos, como documentos y archivos. Por último, sólo los empleados autorizados pueden acceder a ella.

Chat en tiempo real

Las aplicaciones de chat en tiempo real son herramientas populares para la comunicación interna.

Algunos de los servicios de chat en tiempo real más populares son WhatsApp, Slack o Microsoft Teams. En cuanto a recursos humanos, Sesame HR es muy interesante en cuanto a su chat de RR. HH.

Beneficios de los chats en tiempo real como herramienta de comunicación interna

Los chats en tiempo real permiten a los empleados comunicarse de manera instantánea.

Además, estos chats como herramientas de comunicación interna para empresas pueden ser más personales que los correos electrónicos. Gracias a ello pueden crear un ambiente más relajado y agradable para los colaboradores.

Desventajas de los chats

Como los chats son un medio de comunicación general, pueden ser una posible distracción. Además, tienen la dificultad para archivar y organizar la información.

Por ello, es importante establecer pautas claras sobre el uso apropiado de los chats en tiempo real.

Videoconferencia

Las herramientas de videoconferencia son esenciales para las empresas que tienen empleados que trabajan de forma remota. O, en diferentes lugares geográficos.

Dichas herramientas de comunicación interna para empresas permiten la comunicación cara a cara. Esto ayuda a fortalecer las relaciones y la colaboración entre los equipos.

Algunas de las plataformas de videoconferencia más populares son Zoom, Avaya Spaces, Microsoft Teams, Google Meet y Skype for Business.

Ventajas de las videoconferencias

Las videoconferencias permiten a los empleados comunicarse cara a cara, fomentando una mayor comprensión entre ellos.

También, permiten compartir información de manera más efectiva que otros métodos de comunicación en línea. Por ejemplo, se pueden mostrar presentaciones y documentos en tiempo real.

Las videoconferencias ahorran costos asociados a los viajes y reuniones presenciales. Importante cuando los empleados trabajan en diferentes ubicaciones geográficas.

Desventajas de las videoconferencias

Las videoconferencias también pueden tener algunas desventajas.

Entre ellas:

Problemas técnicos con el audio y el video
Acceso limitado a Internet
Falta de interacción en persona.

Herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos, como Trello, Asana, Sesame HR o Jira, son esenciales para la comunicación interna en equipos colaborativos.

Estas herramientas permiten:

La asignación de tareas
El seguimiento del progreso
La comunicación en tiempo real sobre el estado del proyecto.

Sesame HR: software herramienta de comunicación interna para empresas

¿Y si te dijera que existe una herramienta que te permite obtener las ventajas de las herramientas mencionadas? Esa herramienta se llama Sesame HR.

Sesame HR es un software integral de Recursos Humanos que incluye herramienta de comunicación interna para empresas.

Funciones de Sesame HR como herramienta de comunicación interna

Las empresas que utilizan herramientas de comunicación interna tienen una tasa de retención de empleados un 25% más alta que las empresas que no lo hacen (McKinsey).

Sesame HR permite enviar notificaciones en tiempo real, empleando una app que puede instalarse en cualquier dispositivo. Dichos comunicados pueden incluir enlaces, imágenes y otros elementos relevantes.

Con esta app puedes configurar los accesos de cada persona. Además, configurar reglas que ayuden a la seguridad de la información.

Y la información se puede organizar de modo visual.

Mejora la comunicación interna

Como la comunicación se centraliza en una sola plataforma, la información se almacena para ser revisada en cualquier momento. La información más novedosa se puede destacar, teniendo un área especial para ello.

Las personas pueden consultar las publicaciones y documentos de referencia visitando la sección de recursos y documentos de Sesame HR como plataforma de Recursos Humanos.

De hecho, todos los managers de la organización pueden comunicarse con el equipo de Recursos Humanos. Esto puede hacerse a través de un chat .

Todos los beneficios en una sola herramienta de comunicación interna

Imagina por un momento que has organizado para tu empresa un evento de wellness. Si usaras el correo electrónico o un chat, le harías llegar a tu equipo un mensaje con la invitación.

También, lo podrías publicar en tu intranet, o invitar a una conferencia informativa. Pero, podrías no tener la garantía de que las personas vieron el anuncio.

Como solución, con Sesame HR puedes enviar el comunicado a través de un canal interno dirigido a la plataforma, aplicación y correo.

Dicho comunicado puede incluir un enlace a la inscripción del evento. Con ello puedes saber quiénes tienen pensado asistir.

Al finalizar el evento, puedes enviar una encuesta de satisfacción para conocer la opinión sobre el mismo. Esto te servirá para mejorar tus eventos a futuro.

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★★★★☆

Tiago Santos

HR Influencer en Sesame HR | Web | + posts

Profesional de 𝐇𝐑 con experiencia dedicado a fomentar 𝐜𝐨𝐦𝐮𝐧𝐢𝐝𝐚𝐝𝐞𝐬 𝐜𝐨𝐥𝐚𝐛𝐨𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐚𝐬 fuertes entre líderes de RRHH. Como fundador del 𝐇𝐑 𝐂𝐥𝐮𝐛 y la 𝐇𝐑 𝐂𝐨𝐦𝐦𝐮𝐧𝐢𝐭𝐲, utilizo mis más de 15 años de experiencia para mejorar el panorama profesional de los líderes de RRHH.

tiagosantos

HR Content Specialist

Herramientas de comunicación interna para empresas con App