6 de abril, 2024

Gota tras gota, la bolsa se agota. Asimismo, peso tras peso, las finanzas de una compañía se pueden desangrar. Por eso, es clave tener presente cómo hacer un control de gastos.

Te invitamos a repasar con Sesame HR los puntos que no pueden faltar en la gestión del gasto empresarial. Y toma especial cuidado si tu compañía ya es mediana o grande, es decir, si ya pasa de los 70 trabajadores.

¿Qué tipo de gastos afectan a la gestión de gastos de una empresa?

Podemos definir con claridad cuatro categorías de gastos en las empresas. Y aunque dentro de cada una se pueden añadir subcategorías, bastará con tener en cuenta las cuatro principales para mantener el orden. Veamos:

1. Gastos fijos

Los gastos fijos son inevitables para la mayoría de las empresas. Es decir, sí o sí deben incurrir en ellos. Algunos ejemplos:

Alquiler de instalaciones.
Servicios públicos.
Salarios de los trabajadores incluidos en el sistema de nómina.
Impuestos.

Todo lo que esté incluido en esta categoría debe presupuestarse de antemano y verificarse mes tras mes, para asegurarse de que se mantengan dentro de lo presupuestado.

Gastos variables

En este renglón encontramos, por ejemplo:

Materias primas.
Suministros de oficina (papel, bolígrafos, etc.)
Transporte.

Los gastos variables dependen del volumen de producción y ventas. También deben controlarse con mucha atención, sobre todo cuando hay cambios en los ingresos de la empresa.

Para reducir gastos variables las compañías suelen comprar materias primas y suministros al por mayor, con lo que obtienen mejores precios. También, renegociando con los proveedores o eliminando los excesos.

Inversiones de capital

Este punto, inversiones de capital, se relaciona con gastos diversos. A menudo se hacen para aumentar la productividad. Algunos ejemplos:

Compra de nuevos equipos o maquinaria.
Compra de vehículos.
Adquisición de inmuebles.

Las inversiones de capital pueden afectar significativamente el flujo de caja. Por eso, deben planificarse con cuidado y suelen explorarse alternativas como alquiler, leasing o financiación para distribuir los costos.

Gastos discrecionales

Los gastos discrecionales, como las comidas de negocios, los viajes o el entretenimiento para la plantilla, a menudo se pasan por alto en la gestión de costos:

De ahí la importancia de establecer políticas claras sobre cuándo están justificados estos gastos y asegurarse de que los empleados los registren con precisión.

Reducir los gastos discrecionales puede tener un impacto significativo en los resultados financieros.

¿Cómo hacer un control de gastos efectivo?

Para lograr un control de gastos sólido en tu organización, te recomendamos implementar las siguientes medidas:

Define con claridad las políticas de gastos

Deben plasmarse por escrito las directrices detalladas sobre qué tipos de gastos son aceptables y cuáles no lo son.

Hay que especificar los límites de gastos para las diferentes categorías citadas y niveles de empleados.

A continuación, usa la comunicación interna para transmitirlas a todas las áreas de la empresa, para que haya un conocimiento claro y que no se desborden las expectativas de gasto.

Capacita a los empleados

Forma a los empleados sobre las políticas de gastos y cómo registrar y documentar cada peso que gasten de la empresa. Esto ayudará a garantizar el cumplimiento y facilitará la revisión de informes.

Escoge herramientas y supervisa los reportes

En este punto, primero debes buscar y definir las plataformas de gestión de gastos que más te convengan. Y a continuación, asignar a los encargados de verificar el buen uso de las mismas.

Luego, una vez que ya se integren y usen las herramientas digitales para el control, debes revisar periódicamente los reportes e informes de gastos. Proporciona retroalimentación y capacitación adicional según sea necesario.

Analiza los patrones de gastos

Observa, con regularidad, los informes de gastos consolidados para detectar tendencias, excesos de gastos o áreas que necesiten mejoras en las políticas o capacitación.

Toma medidas correctivas cuando sea necesario

Si detectas casos de incumplimiento de las políticas o gastos excesivos, debes abordarlos de inmediato.

Puede ser necesario:

Reembolsar montos no autorizados.
Aplicar medidas disciplinarias.
Modificar políticas de gastos poco efectivas.

Estrategias para controlar la gestión de gastos de tu empresa

Las compras son uno más de los gastos de la empresa. Así, como CEO o gerente, es importante establecer procesos claros para la gestión de las mismas.

Para ello, debes determinar límites de gasto por departamento y requerir múltiples cotizaciones para compras significativas.

También, debes exigir la aprobación de compras por parte de los jefes de departamento correspondientes, para mantener la responsabilidad.

Automatiza y centraliza

La automatización de procesos como la generación de informes de gastos, alertas por excesos de gastos e incluso conciliaciones bancarias, puede ahorrar mucho tiempo.

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o software de gastos específico para tu industria, son buenas opciones para centralizar la información financiera de tu empresa.

Tales programas aportan visibilidad en tiempo real de:

Flujo de caja.
Gastos y tendencias, para que puedas tomar decisiones basadas en datos.

También, considera vincular bonificaciones de desempeño a métricas clave como la reducción de gastos sin reducción de productividad, para motivar el comportamiento adecuado.

Por cierto, aquí puedes descargar una plantilla de nómina gratis.

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Optimiza periódicamente

Ningún sistema de control de gastos es perfecto, por lo que debes revisar y auditar tus procesos de manera rutinaria.

Considera realizar comparaciones periódicas de tus gastos con las normas de tu industria, para asegurarte de que sigues siendo competitivo.

Tú, como CEO o gerente de una empresa mediana o grande en México, tienes la gran misión de llevarla hacia adelante. Por eso, no dejes de avanzar y abre la mente a soluciones digitales que saben cómo hacer un control de gastos más eficiente.

A propósito, te invitamos a conocer nuestro software de Recursos Humanos Sesame HR.

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Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

ricardolopez

HR Content Specialist

Estrategias para hacer un control de gastos adecuado