Optimiza los gastos de tu empresa con una App de control de gastos

23 de agosto, 2024

Si en tu compañía los colaboradores aún deben entregar facturas físicas y los encargados del control deben recogerlas y archivarlas, en vez de hacer este trámite de forma lenta, podrían acelerarlo con el uso de una App para control de gastos de la empresa. 

En Sesame HR somos especialistas en software de Recursos Humanos, y esto incluye funcionalidades de control de gastos de empleados. Por eso, nos parece importante que sepas la importancia de este tipo de herramientas y cómo se usan.   

¿Por qué es importante tener un control adecuado sobre los gastos?

Necesitas ‘tener los ojos puestos’ en cada gasto que se haga, y una App para control de gastos de la empresa resulta ser la mejor solución.  

Los gastos operativos representan una parte significativa de los costos totales de cualquier empresa. Y, sin un sistema eficiente para rastrear y controlar, los fondos se desperdician y el margen de ganancia se reduce.

Al respecto, una aplicación de control de gastos proporciona visibilidad sobre cómo se gasta el dinero en toda la organización. Esto permite a los gerentes asignar fondos de manera más eficiente y realista.

Ventajas del uso de una App para el control financiero

Cuando los empleados saben que sus gastos son monitoreados, se vuelven menos propensos a realizar compras personales con tarjetas de crédito comerciales o a presentar recibos falsos para reembolsos.

Además, una App para control de gastos de la empresa puede simplificar el proceso de presentación de informes para los empleados:

En lugar de llenar formularios en papel, pueden tomar fotos de los recibos con su teléfono y cargarlos a la aplicación. Este ahorro de tiempo les permite centrarse en tareas más importantes.

Con un sistema automatizado para administrar y supervisar los gastos, las empresas pueden ahorrar dinero, reducir riesgos y mejorar la eficiencia.

Así, invertir en una aplicación de control de gastos es una decisión inteligente para cualquier organización que desee optimizar su desempeño financiero.

Control del presupuesto y detección de oportunidades de ahorro 

Con los reportes de gastos por área, proveedor y empleado, podrás identificar oportunidades de reducir costos innecesarios y mejorar la eficiencia. Por ejemplo, negociando mejores tarifas con los principales proveedores.

Además, la aplicación te permite crear presupuestos, asignar fondos a diferentes áreas y comparar los gastos reales contra los presupuestados.

Rendición de cuentas 

Incluso, los reportes detallados de gastos que genera una aplicación, con copias de los comprobantes de gastos, facilitan la auditoría y la rendición de cuentas ante inversionistas, organismos reguladores y el consejo de administración.

En definitiva, una App para control de gastos de la empresa es una herramienta clave para la optimización de recursos y la toma de decisiones estratégicas

¿Cuál es la mejor aplicación para controlar los gastos de empleados?

La mejor App para control de gastos de la empresa no es aquella que sea más compleja, sino todo lo contrario: aquella que sea más fácil de usar y que cumpla más funciones, siendo eficiente al mismo tiempo.  

Características clave

Algunas de las funciones principales que debe incluir la aplicación son: 

• Registro de facturas y gastos en tiempo real.
• Asignación de gastos por departamento, proyecto o centro de costo.
• Generación de reportes de gastos por categoría, proveedor o empleado. 
• Exportación de reportes a formatos como XLS o PDF
• Alertas por excesos de gastos o desvíos del presupuesto.

Opciones en el mercado

Existen diversas opciones de software de gestión financiera como NetSuite, Intacct o Sage Intacct. También hay  aplicaciones más económicas como Zoho Expense, Concur o Certify.

Y en un escalón especial está Sesame HR, que no solo te da la funcionalidad de control de gastos, sino que te brinda una plataforma de control total sobre los Recursos Humanos.

Es decir, aparte de ser App para control de gastos de la empresa, también te permite:

• Hacer control de asistencia con su reloj checador digital.
• Bolsa de horas extras, para que sepas cuánto le costarán a la empresa, a quiénes se les asignan y quiénes las han realizado.
• Usarlo como software de gestión de turnos.
• Control de ausencias y vacaciones.
• Gestión de incidencias en nómina.

¿Cómo llevar el registro de los gastos de una empresa?

Antes de contarte más detalles sobre la App para control de gastos de la empresa, nos parece importante enfatizar en cómo llevar los registros.

Categorización de gastos

Es recomendable categorizar todos los gastos de la empresa en grupos lógicos, como:

• Gastos de personal: sueldos, bonos, prestaciones, etc.
• Gastos administrativos: alquiler de oficina, servicios, suministros, etc.
• Gastos de ventas y mercadeo: publicidad, relaciones públicas, comisiones de ventas, etc.
• Gastos financieros: intereses, comisiones bancarias, diferencias cambiarias, etc.

Asignación de presupuestos

Una vez categorizados los gastos, debe asignarse un presupuesto máximo a cada categoría y área de la compañía. De esta forma, se obtendrá un control más estricto sobre las erogaciones y se evitarán desviaciones importantes.

Registro y aprobación de gastos

Todos los gastos deben ser registrados en el sistema, indicando su categoría, área, empleado responsable y monto. Los gastos mayores deben ser aprobados por el jefe del área correspondiente antes de ser pagados. Esto permite un doble control sobre las finanzas de la organización.

Reportes y análisis

Usando la App para control de gastos de la empresa, se deben generar reportes detallados sobre las erogaciones reales vs. las presupuestadas. Esto permitirá detectar desviaciones y tomar acciones correctivas para optimizar los gastos.

Cómo usar Sesame HR para el control de gastos

Las características que hemos mencionado antes sobre la gestión y la App para control de gastos de la empresa las puedes encontrar en Sesame HR.

Ya hemos indicado que se trata de una herramienta integral de Recursos Humanos, con la cual tus trabajadores reportarán sus gastos de manera rápida y efectiva. Cómo funciona:

• El colaborador solo necesita instalar la App de Sesame HR en su celular o acceder desde la computadora.
• A continuación, toma una foto de la factura de gasto o la adjunta; también se puede adjuntar el PDF de una factura digital.
• Conforme el empleado reporta el gasto, llega una notificación inmediata al manager o encargado de controlar, para que revise.
• Con un solo click, el encargado del control de gastos aprueba o desaprueba la factura, tras lo cual el colaborador será notificado.
• Por último, todos los reportes de gastos se pueden descargar en formato de Excel; bien sea para hacer informes o para añadirlos a la plataforma de finanzas generales.

Como puedes ver, nuestra App para control de gastos de la empresa es muy fácil de usar y aporta distintos beneficios. Se trata de una solución estratégica para tu compañía. Por eso, ahora te invitamos a probar gratis Sesame HR. 

Ricardo López

HR Payroll Specialist en Sesame HR | Web | + posts

Ricardo López ha forjado una carrera sólida en el ámbito de recursos humanos, destacándose en la administración de nóminas, gestión de relaciones laborales, y asesoramiento en el área de empleo.

Con una experiencia de más de 10 años, ha desarrollado una habilidad probada en la administración de beneficios, la documentación de recursos humanos, y la orientación laboral, Ricardo sigue contribuyendo al desarrollo eficiente y humano de las organizaciones en las que trabaja.

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