¿Cómo generar firma electrónica simple para mis empleados con app?

21 de julio, 2023

¿Por qué es importante saber cómo generar firma electrónica? Pues se trata de un aspecto fundamental que sirve como garantía de autenticidad y validez legal. En otras palabras, es la manera en que se realiza una gestión de documentos legal en línea.

Debido a la creciente demanda de tecnología y las transacciones en línea, es fundamental saber cómo generar firma electrónica. Es tanto que, de acuerdo con un informe de DocuSign para IDC, en México la firma digital ha mantenido una creciente adopción. De 2019 a 2021 hubo un incremento del 26% en la adopción de este recurso digital.

Por fortuna, en nuestro país existen diversas herramientas que facilitan el proceso de generar una firma digital. En este sentido, una app como Sesame te brinda eficiencia y seguridad para la gestión y firma de tus documentos.

Así que no debes preocuparte más en cómo generar firma electrónica, en este artículo te explicaremos los pasos que debes seguir. 

¿Para qué sirve la firma electrónica simple?

Antes de explicarte cómo generar firma electrónica, veamos para qué sirve este recurso digital.

La firma electrónica simple es útil para aquellas situaciones donde se requiere firmar acuerdos con poco riesgo. También se utiliza para firmar documentos con poca implicación legal. Aparte, el uso de firmas electrónicas simples a veces es más sencillo para algunas transacciones, ya que se pueden automatizar.

Debido a los sistemas inteligentes de firma digital, ahora para las empresas ciertas tareas son más sencillas. Por ejemplo, la firma de entrada de un empleado sin necesidad de estar creando una red.

Por eso, es importante saber cómo generar firma electrónica y tener claro para qué se utiliza. Algunos ejemplos de uso de la firma digital simple son:

• Aceptar condiciones de uso de una plataforma, producto o servicio.
• Aprobar y solicitar vacaciones laborales.
• Registro de empleados, incluye la hora de entrada, salida y descansos.
• Enviar paquetería.
• Recoger y firmar albaranes o recibos.
• Empresas hoteleras que rentan productos por un determinado tiempo en lugares turísticos.

¿Tienes firma electrónica simple para tus empleados?

Hoy en día saber cómo generar firma electrónica es un deber. Pues muchas organizaciones reconocen las ventajas de usar la firma digital para agilizar sus procesos. De ahí que diversas industrias han aprendido cómo generar firma electrónica para implementarla en sus negocios:

• Finanzas.
• Legal.
• Recursos Humanos.
• Seguros.
• Gubernamental.

¿Por qué es importante saber cómo generar firma electrónica? 

Según Forbes, se estima que el tamaño del mercado global de firmas electrónicas llegue a 12,721, 5 millones de dólares. Lo anterior significa que de 2021 a 2030 su crecimiento CARG será de 26.6%.

Además, en México las regulaciones han evolucionado para reconocer y respaldar la validez de las firmas electrónicas. Lo cual ha llevado a más empresas a adoptar esta tecnología. A este respecto, en el artículo 89 del Código de Comercio de México aparece tipificada la firma electrónica simplemente.

A propósito, saber cómo generar firma electrónica simple le otorga a tu empresa beneficios tangibles en:

• Eficiencia.
• Ahorro de tiempo y recursos.
• Seguridad.
• Cumplimiento legal.

Importancia de contar con firma electrónica para firmar documentos de RRHH

Cuando tu empresa sabe cómo generar firma electrónica simple, tu equipo de Recursos Humanos accede a diferentes beneficios.

Ahorrar tiempo

Uno de los principales beneficios de saber cómo generar firma electrónica es el ahorro de tiempo. Quizás piensas que no tardas demasiado en imprimir, firmar y escanear documentos. Aunque parezca poco tiempo, en última instancia si sumas los minutos al día que dedicas a esta actividad, te sorprenderías.

Por tanto, cuando sabes cómo generar firma electrónica, con esta solución te evitas todo el proceso manual. Al final, tu equipo de Recursos Humanos se vuelve más eficiente, ya que el software envía los documentos. Por cierto, un software como Sesame HR permite a ambas partes firmar con un solo clic.

Ahorrar dinero

Uno de los mayores retos para Recursos Humanos es la optimización de costos. Por consiguiente, al tener claro cómo generar firma electrónica tu equipo no sólo ahorra tiempo, sino también dinero. Esto se debe al poder de la tecnología para automatizar todo este proceso.

A propósito, no son ahorros insignificantes. Muchas veces en RRHH se malgastan recursos antes de aprobar los documentos. Es decir, hay que imprimir mucho e invertir más horas de trabajo para completar todas las tareas manuales. Pero con la firma digital se automatizan los procesos y se depende menos del papel. 

Se reducen errores

Aunque nos lamentemos, como seres humanos todos cometemos errores. Por supuesto, algunos más graves que otros. Sin embargo, cuando se trata de un negocio, no vas a querer dejar nada a la suerte. De ahí la importancia de saber cómo generar firma electrónica.

Cuando utilizas un software para la firma digital no se te olvida enviar el documento a las otras partes. Tampoco pasas por alto alguna firma debido a la facilidad para establecer el orden de firmas. Luego, el software envía los correos electrónicos de forma automática.

Así, una vez recogidas todas las firmas, se completa el proceso. Todo en un espacio digital y sin desperdiciar recursos. 

Mejor visibilidad

Tener una comprensión clara sobre cómo generar firma electrónica conlleva a tener más visibilidad. ¿Qué significa esto? En primer lugar, tienes los rastros de auditoría que deja la firma digital. En segundo lugar, están los repositorios centralizados y cuadros de mando del software.

Como resultado, todos tus documentos están en su lugar, organizados y accesibles en cualquier momento. Así es como la firma digital te brinda mayor control y visibilidad que de otra forma no obtienes. 

Mayor seguridad

Como líder siempre vas a querer proteger tu empresa de cualquier amenaza de seguridad. En este contexto, Recursos Humanos debe verificar antecedentes incluyendo las cláusulas de seguridad en los contratos. También hay que evitar que los documentos sean alterados.

Aunque la firma digital no puede hacer nada en los dos primeros casos, sí es de gran ayuda para el último. Pues la firma electrónica es más segura que la tradicional. Para crearla se utilizan diferentes algoritmos para autenticarla y verificarla. Por lo tanto, falsificar la firma es una acción imposible.

Sin embargo, lo más importante es que, al utilizar la firma digital en RRHH, se bloquean todos los documentos firmados. Esta es una acción automática. De ahí que no se puedan manipular los documentos una vez han sido firmados. 

Causar buena impresión

Otro punto a favor de saber cómo generar firma electrónica es causar una buena primera impresión. Hoy en día los profesionales tienen diferentes expectativas. Por lo tanto, para atraer al mejor talento debes diferenciarte de tu competencia.

En este sentido, las empresas que han adoptado la transformación digital obtienen mejores resultados en los buscadores de empleo. Debido a los avances tecnológicos, no es de extrañar que un negocio que progresa se diferencie por la firma digital.

Por tal razón, es fundamental que la empresa sepa cómo generar firma electrónica. Pues se trata de una tendencia que permanecerá a largo plazo. 

¿Cómo generar firma electrónica simple desde la app de Sesame HR?

Quizás esta sea la parte más interesante para ti, aprender cómo generar firma electrónica. En primer lugar, para generar tu firma digital debes contar con un software especializado como Sesame. A propósito, el software de Sesame HR incluye la funcionalidad de gestor documental que te facilita este proceso.

En este apartado todos tus documentos permanecen organizados y seguros. Además, toda la documentación es accesible en cualquier momento. Por tanto, desde allí puedes gestionar tus contratos y sus respectivas firmas, en unos cuantos clics.

Esta característica te ahorra todos los procesos manuales antes involucrados en esta tarea. Para muchas personas, esto todavía es algo nuevo. Así lo era también para Laura que hasta hace poco conoció cómo generar firma electrónica con una app. 

Ejemplo de uso de la firma electrónica

Laura trabaja en una agencia de publicidad, allí se destaca por su creatividad y habilidades excepcionales en el diseño gráfico. Un día, el equipo de marketing diseñó una campaña publicitaria para promocionar un nuevo producto.

Todo el equipo estuvo de acuerdo en que Laura debería ser la imagen de la campaña. Al enterarse, ella se sintió muy emocionada por la oportunidad de participar en este proyecto. Sin embargo, antes de comenzar, Laura debía dar su consentimiento formal para el uso de su imagen.

Porceso de la firma

En enero de este año, la agencia incorporó el software de Sesame HR para agilizar sus procesos de Recursos Humanos. Entonces, al momento de formalizar la campaña ya sabían cómo generar firma electrónica.

El equipo de Recursos Humanos de la agencia envió a Laura el nuevo contrato a través de correo electrónico. Desde su computadora, ella revisó el documento y luego agregó su firma electrónica. Así ella dio su consentimiento para ser la imagen de la nueva campaña.

Todo este proceso fue fácil y rápido. La firma digital de la nueva modelo quedó respaldada por una infraestructura de seguridad que garantiza autenticidad y validez legal del contrato.

Ahora que ya sabes cómo generar firma electrónica, es momento de llevar a tu empresa al siguiente nivel. Te invitamos para que te unas a esta tendencia a través de Sesame HR.

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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