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PortugalGestión documental
Expediente laboral: definición y características
Un expediente laboral reúne una serie de documentos que desvelan información del trabajador: sus competencias, sus habilidades, su trayectoria en la empresa
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Beto Villareal
HR Consultant
18 de marzo, 2025
¿Cuánto tiempo se debe guardar el expediente de un empleado? ¿En qué consiste exactamente este documento? Toma nota de la definición de expediente laboral y conoce todos los detalles sobre la información que contiene.
¿Qué es un expediente laboral individual del trabajador?
Entre los documentos que posee el departamento de recursos humanos puede contar con el expediente laboral de un trabajador. Es decir, una serie de documentos que desvelan información del trabajador como por ejemplo sus competencias profesionales, sus habilidades, su trayectoria en la empresa o cualquier otra situación que ocurre tras establecer la relación laboral.
Básicamente el significado de expediente laboral se relaciona con una herramienta de control interno mediante la cual se analizar la trayectoria del empleado durante el tiempo que ha trabajado para la empresa. Entre las clases o tipos de expediente laboral puedes encontrar el expediente laboral físico o electrónico.
Este expediente funciona como respaldo legal y administrativo, documentando datos personales, contrato de trabajo, historial laboral, prestaciones, evaluaciones y cualquier otro dato relevante del colaborador durante su permanencia en la empresa.
Está regulado indirectamente por la Ley Federal del Trabajo (LFT) y la Ley del Seguro Social (LSS), ya que estas normas exigen al empleador conservar y resguardar documentación relacionada con el cumplimiento de las obligaciones laborales y de seguridad social.
¿Qué debe contener un expediente laboral de un empleado?
Organizar los expedientes laborales de tus trabajadores es necesario para mejorar la gestión documental de la misma y cumplir con las disposiciones obrero patronales que se aplican por parte del IMSS y del SAT. La información que debe recoger un expediente laboral se divide en datos laborales y datos personales y datos de la empresa:
- Datos laborales: contratos de trabajo, adendum al contrato, cartas responsivas por material o equipo, compra-venta de autos o equipos
- Datos personales: acta de nacimiento, CURP, RFC, número de la seguridad social, comprobante de domicilio, credencial INE, cartilla militar, constancia de antecedentes, licencia de manejo, cartilla militar, documento que compruebe la cuenta de depósito del empleado, carta de recomendación, cédula profesional o comprobante de estudios, exámenes psicométricos previos a la contratación o estudios socioeconómicos previos.
- Datos de la empresa: movimientos IMSS, recibos de nómina formados, solicitudes de vacaciones, incapacidades, carta INFONAVIT o FONACOT y listado de asistencia.
¿Cuánto tiempo debe conservarse el expediente laboral de un empleado?
La gestión documental de una organización debe hacerse de acuerdo a lo que establece la ley. En el ámbito laboral se establece que tanto los expedientes de empleados, contratos, convenios, descuentos o cualquier otra actividad relacionada con la nómina debe conservarse unos cinco años o incluso 10 años dependiendo de las facultades de revisión de los organismos autorizados.
Importancia del expediente laboral
La correcta administración del expediente laboral permite:
- Cumplir con las disposiciones de la LFT, IMSS, INFONAVIT y SAT.
- Facilitar la presentación de pruebas ante litigios laborales o auditorías.
- Garantizar un control ordenado y actualizado de la información del trabajador.
- Apoyar en procesos de evaluación, ascensos, capacitación y desvinculación.
- Proteger los datos personales conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP).
Recomendaciones para la correcta gestión del expediente laboral
- Implementar políticas claras para la recopilación, manejo y resguardo de expedientes.
- Utilizar sistemas digitales de gestión documental para mayor seguridad y eficiencia.
- Firmar avisos de privacidad conforme a la LFPDPPP.
- Establecer revisiones periódicas para mantener la información actualizada.
- Garantizar el acceso exclusivo al área de Recursos Humanos y autoridades competentes.
Sanciones por mala gestión o falta de expediente laboral
El incumplimiento en la integración y conservación adecuada de los expedientes laborales puede derivar en:
- Multas por incumplimiento de la LFT, calculadas en UMA (Unidad de Medida y Actualización).
- Observaciones del IMSS o INFONAVIT por inconsistencias en registros.
- Sanciones por violación a la LFPDPPP por mal manejo de datos personales.
- Debilidad en caso de litigios laborales, afectando la defensa de la empresa.
El expediente laboral es una herramienta clave para la correcta gestión del capital humano en México. Su integración completa y actualizada permite cumplir con las obligaciones legales, prevenir conflictos laborales y facilitar procesos internos como evaluaciones, promociones y desvinculaciones.
Adoptar buenas prácticas en la administración del expediente laboral no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también mejora la eficiencia y transparencia dentro de las empresas mexicanas.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
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