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Digitalización documental: ¿en qué consiste?
La digitalización documental implica la transformación de información que se tiene de modo físico a formatos digitales facilitando su gestión
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Estrella Ponce de León
HR Consultant
4 de abril, 2023
Las empresas suelen almacenar una gran cantidad de información, ocupando demasiado espacio y costándoles consultar los documentos. Para ello, la digitalización documental implica la transformación de información que se tiene de modo físico a formatos digitales.
Aunque el proceso puede llevar un poco de tiempo, supone una ventaja competitiva. A la larga genera ahorros de tiempo y seguridad en el resguardo de la información.
Conozcamos más acerca de este proceso, de los aspectos a considerar para la gestión documental y las ventajas reales que aporta este proceso.
¿Qué es el proceso de digitalización documental?
La digitalización documental es el proceso mediante el cual se transforman los documentos físicos en archivos digitales que se gestionan en entornos virtuales.
Dados los avances que ha tenido la tecnología, digitalizar los documentos de una empresa hace que la misma pueda operar a mayor velocidad. Esto es porque los archivos se almacenan en la nube y el acceso se hace más práctico, seguro y simple.
Los objetivos por los cuales se aplica la digitalización documental son el ahorro de espacios físicos y la optimización en la búsqueda de documentos. Sin embargo, se logran otros beneficios como un respaldo más seguro u oficinas sin papel.
Bajo un formato digital, la información es organizada en unidades discretas de datos (llamados bits). Los bits pueden direccionarse por separado (en grupos de bits llamados bytes). Y estos son los datos binarios que procesan los dispositivos digitales y que ayudan en su identificación.
¿Para qué sirve la digitalización documental?
Poco a poco, las empresas, a nivel mundial, están eliminando el papel con la digitalización documental y con ello optimizando los procesos. Convertir este proyecto en algo prioritario supone un cambio en la gestión de la información de las empresas.
La digitalización documental facilita la conservación, acceso y uso compartido de los documentos de una empresa.
La gestión documental es muy eficiente para aquellas organizaciones que requieren consultar y trabajar con la información que contienen los documentos. Al hacer la digitalización, los trabajadores pueden encontrarlos y revisar su contenido de forma más rápida.
Pongamos un ejemplo: imagina una empresa con varias sedes repartidas por todo el país. Si el trabajador de una de las ubicaciones requiere un documento de otra, le será más rápido acceder al mismo con un sistema de gestión documental.
Además, la creación de documentos digitales ayuda a la seguridad y rastreo de los mismos. Se generan códigos únicos de identificación que no permiten la falsificación de los documentos. Además, se pueden firmar de manera legal soportando la identidad de quienes los autorizan.
¿Cómo se realiza el proceso de digitalización de documentos?
Existe una diferencia entre un documento digital y la digitalización de los documentos. Los primeros nacen digitales y los segundos se transforman a formato digital.
Documentos nuevos
Cuando el documento nace digital, su formato es electrónico y su validación legal requiere de una certificación en línea. Con esta certificación, el archivo adquiere su autenticidad plena.
En otras palabras, la certificación es una especie de firma que pueden generar las personas o las organizaciones. Sin dicha firma el documento carece de validez.
Documentos de archivo
Por otro lado, los documentos digitalizados se emiten primero de modo físico (en papel). Después de ello, se adaptan al formato digital.
En este caso, podría haber una confusión con el escaneo de documentos. La digitalización documental va más allá de crear una imagen digital de un archivo físico.
La digitalización de los documentos de una empresa transforma los archivos de tal manera que pueden ser indexados en un software. Esta acción permite que se puedan hacer búsquedas de diferentes maneras.
Cuatro pasos para la digitalización documental
Lo primero que se tiene que hacer para digitalizar documentos físicos es recopilar y seleccionar cuáles de ellos es necesario generarlos en formato digital.
Posterior a ello, se deben organizar y clasificar de acuerdo a su uso, finalidad y criterios como la fecha o los nombres. Esta clasificación debe estandarizarse para que funcione nuestra gestión documental.
El tercer paso es el propio proceso de digitalización donde cada documento se escanea en un orden inteligente y significativo.
Por último, los archivos se deben indexar. Es decir, se asignan palabras clave que identifiquen los archivos. Con estos parámetros la plataforma con la que se realice la gestión documental funcionará para una adecuada búsqueda de los mismos.
Cualquier tipo de documento tiene la factibilidad de ser digitalizado. Si es la primera vez que se van a convertir los documentos a versión electrónica, se sugiere priorizar por tipo de documento: textos, facturas, contratos, pedidos, etc.
La digitalización documental y su normatividad en México
La transformación digital de la que venimos hablando también ha venido avanzando en nuestro país. Es por ello que la autoridad ha dictado una norma que establece las regulaciones técnicas para los documentos digitales.
La Norma Oficial Mexicana (NOM) 151 de firma electrónica es la que establece los estándares para ayudar a garantizar la veracidad y seguridad de los documentos digitales.
La NOM 151 fue emitida por la Secretaría de Comercio y Fomento Industrial. Esta autoridad es quien autoriza a los Prestadores de Servicios de Certificación (PSC). Los PSC son quienes pueden emitir los certificados de conservación en el proceso de firma electrónica y que validan los documentos digitales.
Dichos certificados avalan que cada documento digital ha sido almacenado y conservado de modo óptimo por parte de las empresas. Aplican tanto a los documentos nacidos electrónicos como para aquellos que fueron impresos y luego se digitalizaron.
Si un documento digital no cumple con las características y la validación que establece la NOM 151, el mismo carece de validez jurídica y, en caso de conflicto jurídico, no serviría de aval.
¿Por qué son útiles los programas de digitalización documental?
Las empresas que buscan un gestor documental acuden a los programas de digitalización documental o Enterprise Content Management (ECM). Este tipo de software no sólo valida los documentos, sino que organiza y sistematiza su almacenamiento.
Este tipo de software aporta grandes beneficios en la gestión documental de las empresas. Entre los más importantes se encuentran:
Archivos más organizados
La digitalización documental permite un esquema de almacenamiento que guarda un mayor orden que el físico. Esto lo hace más eficiente ya que el uso de carpetas virtuales hace que sea fácil su identificación según el objetivo, actividad o personas relacionadas con el documento.
La indexación se hace a través de palabras clave que ayudan a la identificación de los documentos. Así es más ágil su búsqueda y se puede tener acceso a ellos en segundos.
Datos protegidos
Con la digitalización de los documentos se evitarán pérdidas o extravíos de documentos. Todos los archivos se almacenan en la nube y se encriptan para resguardar el acceso a ellos.
Además, el acceso a los mismos se hace de una manera más segura. Gracias a los permisos de acceso que son configurables se garantiza la confidencialidad de los datos y el resguardo de los mismos.
Reducción de costos
La reducción de costos se hace presente al requerir de menores espacios destinados al almacenamiento. También se reduce la demanda de material de oficina como papel o tintas de impresora.
Considera también el valor del tiempo de las personas que se invertiría en la búsqueda de los documentos. Es en esta parte donde se pueden generar los mayores ahorros.
Optimización del trabajo colaborativo
Estos programas de digitalización documental ayudan a las personas en su día a día, mejorando su experiencia y el clima laboral.
Por ejemplo, considera un equipo de trabajo donde varios miembros tienen que consultar el mismo documento. Cada uno podrá acceder al mismo software y al mismo documento desde la ubicación en la que puedan encontrarse.
Cuidado de la sustentabilidad
La reducción del uso de papel y otros materiales ayuda a disminuir la eliminación de residuos en la naturaleza. Esto contribuye a reducir el impacto en el medio ambiente de tu organización.
Aumento de la productividad
Mientras mayor es la necesidad de almacenar y consultar documentos, mayores las probabilidades de desorganización de los archivos físicos. Y ello puede impactar de modo negativo en la productividad de los trabajadores.
Imagina enviar a una persona a buscar el expediente de tres trabajadores que serán dados de baja cuando tienes más de mil expedientes archivados sólo por el nombre o la fecha de contrato.
O imagina que le pides a otra persona recabar todos los contratos laborales de las personas que cumplen con un perfil para valorar un incremento de sueldo.
Con un sistema de gestión documental el tiempo destinado para estas tareas se minimiza. Con ello, podrás disponer de las personas o equipos para que realicen actividades más estratégicas que impacten en los resultados empresariales.
Así es que es tiempo de cambiar la manera de resguardar la información de tu empresa. Implementa la digitalización documental para ganar seguridad, tiempo y productividad al gestionar los documentos de una empresa.
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