Gestión documental
¿Cómo hacer un expediente digital de manera correcta?
Aprende a realizar un expediente digital para tus empleados. Descubre los beneficios del expediente digital y cómo apoyarte en un software.
Gestión documental
Aprende a realizar un expediente digital para tus empleados. Descubre los beneficios del expediente digital y cómo apoyarte en un software.
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Alejandro Peña
HR Consultant
17 de agosto, 2022
Todas las empresas generan información de manera frecuente. Esto se debe a que cada actividad o individuo que intervenga en un proceso de la organización, genera información. Por eso, es imprescindible contar con un manejo de expediente digital adecuado para la empresa.
La administración de la información es la clave. Esta siempre debe hacerse desde la ética de la empresa, para no hacer un mal uso de esto. Por lo anterior, para darle un buen uso a la información debemos tenerla:
Un expediente digital es un conjunto de archivos digitales, que sirven para varios procesos administrativos. Estos, a su vez, se almacenan con el fin de tenerlos disponibles en un software seguro.
El expediente físico y el digital son casi lo mismo. No hay una diferencia en cuanto a contenido. Ahora bien, el expediente digital nos brinda una serie de oportunidades que el expediente físico no.
Es cierto que el expediente físico nos da cierta sensación de seguridad, por el hecho que lo podemos ver y tocar. Ver firmas, sellos y otras aplicaciones que se dan en los documentos impresos.
Además, el expediente físico no depende de si tenemos o no internet o energía eléctrica para consultarlo. Sin embargo, es necesario que conozcamos cuales son las posibilidades que nos brinda el expediente digital, en comparación con el físico.
Algunas de las ventajas de un expediente digital son:
Una herramienta que te puede ayudar a manejar la base de datos de empleados y con la base de datos de Recursos Humanos, es el software de Sesame HR.
Además, no estarás limitado por el lugar. Con el uso de expediente digital y gestor documental de Sesame HR, puedes acceder a los documentos desde cualquier lugar. Todo queda almacenado y asegurado en la plataforma web.
La pandemia de la Covid-19 obligó a adoptar herramientas tecnológicas, de manera urgente, en las organizaciones. Y esto ha traído ventajas competitivas.
Entonces, veamos al detalle cuáles son las ventajas que los expedientes digitales brindan a una empresa.
Gracias al uso del software se tiene fácil acceso a los expedientes laborales. El tiempo para localizar un documento específico se reduce al máximo con una simple búsqueda: con palabras clave o filtros personalizados.
El expediente digital suele almacenarse en la nube. Esto significa que el espacio físico que requiere para su almacenamiento es mínimo. Ya te podrás imaginar los ahorros que esto supone.
Toda la información que obtenemos de manera digital, debe de estar asegurada y debemos hacer buen uso de esta.
La seguridad de los datos debe ser nuestra prioridad. El uso de un software especializado en Recursos Humanos nos ayudara a contar con estructuras robustas, para garantizar la privacidad y la consulta de la información.
En este sentido, Sesame HR atiende a esta necesidad y brinda otras posibilidades en la gestión de base de datos de empleados.
La automatización de tareas aumentará la efectividad y disminuirá el riesgo de errores humanos. En consecuencia, no tendrás que preocuparte de dónde fue a parar un documento importante. Si tienes un expediente digital, siempre tendrás acceso rápido y fácil a cada documento.
Gracias al manejo digital, ahorras tiempo para tus colaboradores. Esto permite que puedan centrarse en tareas más relevantes y se incrementará la productividad laboral.
Estos son algunos de los documentos digitalizados que deberán integrar un expediente:
Ya sabes las ventajas de contar con el expediente digital para tus colaboradores. Ahora, vamos a ver los pasos que debes tener en cuenta para crearlo.
La información de un expediente a menudo contiene información sensible y confidencial. Desde un punto de vista legal, hay varios puntos a considerar, para asegurarte el cumplimiento de las políticas de Recursos Humanos.
En consecuencia, se debe cuidar:
¿Estás listo para saltar de los expedientes físicos a los digitales? La tecnología avanza y tu empresa también puede hacerlo. Recuérdalo.
Además, no olvides continuar leyendo nuestro blog y aprovechar nuestras guías, calendarios y plantillas. En Sesame HR estamos para ayudarte a ti y a tu empresa.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.