7 de febrero, 2025

Todas las empresas generan información de manera frecuente. Esto se debe a que cada actividad o individuo que intervenga en un proceso de la organización, genera información. Por eso, es imprescindible contar con un manejo de expediente digital adecuado para la empresa.

La administración de la información es la clave. Esta siempre debe hacerse desde la ética de la empresa, para no hacer un mal uso de esto. Por lo anterior, para darle un buen uso a la información debemos tenerla:

Organizada.
Disponible.
Segura.

Qué es un expediente digital

Un expediente digital es un conjunto de documentos electrónicos organizados dentro de un sistema informático, lo que permite su almacenamiento, consulta y gestión de manera eficiente. Se utiliza en distintos ámbitos, como la salud, el derecho, la educación y la administración pública.

Características

Accesibilidad: Se puede consultar desde cualquier dispositivo autorizado.
Seguridad: Protegido mediante cifrado y controles de acceso.
Integridad: Garantiza que la información no sea alterada sin autorización.
Eficiencia: Reduce el uso de papel y agiliza la gestión documental.

Cuáles son las ventajas de los expedientes digitales

Los expedientes digitales ofrecen múltiples ventajas en comparación con los expedientes físicos. Algunas de las más importantes son:

1. Accesibilidad

Se pueden consultar desde cualquier lugar con acceso autorizado.
Permiten compartir información de manera rápida y segura.

2. Seguridad

Cuentan con cifrado y controles de acceso para proteger la información.
Se pueden realizar copias de seguridad para evitar pérdidas de datos.

3. Organización y eficiencia

Facilitan la búsqueda y recuperación de documentos en segundos.
Reducen el uso de papel y el espacio físico de almacenamiento.

4. Integridad y control

Evitan alteraciones no autorizadas gracias a registros de modificaciones.
Permiten auditorías y seguimiento de cambios en la información.

5. Reducción de costos

Menos gastos en impresión, almacenamiento y transporte de documentos.
Disminuyen los tiempos administrativos y mejoran la productividad.

¿Qué elementos integran un expediente digital?

Estos son algunos de los documentos digitalizados que deberán integrar un expediente:

Documentos electrónicos: Archivos en formatos digitales como PDF, Word, Excel, imágenes o videos.
Metadatos: Información adicional sobre los documentos, como fecha de creación, autor y tipo de archivo.
Firma electrónica o digital: Garantiza la autenticidad e integridad de los documentos.
Controles de acceso y permisos: Define quién puede ver, editar o eliminar documentos para proteger la información.
Registro de modificaciones (Bitácora de auditoría): Historial de cambios realizados para garantizar transparencia y trazabilidad.
Sistema de almacenamiento y gestión: Plataforma o software donde se organizan y administran los expedientes, ya sea en la nube o en servidores locales.

Cómo crear un expediente digital para los colaboradores

Para crear un expediente digital para los colaboradores de una empresa, es importante seguir un proceso estructurado que garantice la organización, seguridad y accesibilidad de la información.

Pasos para crear un expediente digital

Definir la información a incluir. Determinar qué documentos deben formar parte del expediente, como contratos, identificaciones, certificados, evaluaciones de desempeño y nómina.
Elegir un sistema de gestión documental. Usar una plataforma o software que permita almacenar, organizar y proteger los documentos de cada colaborador. Puede ser un sistema en la nube o un servidor interno.
Digitalizar documentos físicos. Escanear los documentos en formatos como PDF para facilitar su acceso y evitar el deterioro de los originales.
Agregar metadatos. Incluir información relevante como nombre del colaborador, fecha de ingreso, puesto, número de empleado y vencimiento de documentos.
Implementar controles de acceso. Asignar permisos según los niveles de seguridad, asegurando que solo personal autorizado pueda consultar o modificar los expedientes.
Garantizar la seguridad de la información. Usar cifrado, copias de seguridad y medidas de protección contra accesos no autorizados o pérdida de datos.
Actualizar y auditar periódicamente. Revisar los expedientes de forma regular para mantenerlos actualizados y realizar auditorías para asegurar el cumplimiento de normativas.

Cumple las políticas de Recursos Humanos

La información de un expediente a menudo contiene información sensible y confidencial. Desde un punto de vista legal, hay varios puntos a considerar, para asegurarte el cumplimiento de las políticas de Recursos Humanos.

En consecuencia, se debe cuidar:

Privacidad de los empleados: información médica y otra información confidencial.
Proceso y procedimientos de auditoría de Recursos Humanos
Cronogramas de mantenimiento de documentos y retención de registros de Recursos Humanos.

¿Estás listo para saltar de los expedientes físicos a los digitales? La tecnología avanza y tu empresa también puede hacerlo. Solicita una prueba gratuita aquí.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

irisserrador

HR Content Specialist

Cómo hacer un expediente digital de manera correcta