Gestión documental
¿Cómo elaborar un expediente digital del personal para tu empresa?
El expediente digital del personal es una herramienta prácticamente obligatoria en México. Descubre cómo hacer uno correctamente aquí.
Gestión documental
El expediente digital del personal es una herramienta prácticamente obligatoria en México. Descubre cómo hacer uno correctamente aquí.
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Anjolly Capponi
HR Consultant
29 de marzo, 2022
El expediente digital del personal es algo que, como patrón, debes conservar según la ley. Por eso, tienes que aprender a elaborar uno y tener guardados todos los documentos de tus empleados.
Además, tener esta base de datos de los empleados fácilmente, te permitirá agilizar ciertos procesos y poder revisar algunos datos de forma fácil.
Aquí, te explicaremos a detalle qué es el expediente digital del personal, cómo crear uno y qué herramienta es la que necesitas para hacer más sencillo este proceso.
El expediente digital del personal es una herramienta de control interno que almacena de forma digital todos los datos importantes de tus trabajadores. Datos que van desde lo personal hasta lo laboral y profesional. Básicamente, es lo mismo que un expediente del personal de toda la vida, pero electrónico.
Contar con estos documentos es importante en México, pues hay leyes que te obligan a guardar cierta información por hasta 10 años. Además, gracias a estos expedientes se puede crear un historial para el trabajador, que realmente demuestre que está o que estuvo trabajando en la empresa.
El expediente digital del personal contiene una amplia variedad de documentos que se clasifican en distintos tipos: Personales, laborales y de la empresa.
Y otros documentos que sean relevantes para el expediente digital del personal.
Los expedientes convencionales se hacen de la siguiente manera:
Se le pide al trabajador todos los documentos necesarios y el encargado de recursos humanos recopila los restantes (movimientos del IMSS, contratos laborales, recibos de nómina). Después, en una carpeta con el nombre del empleado se almacenan todos los documentos. Cada vez que se crea un nuevo documento importante para el expediente de un colaborador, se debe buscar la carpeta del mismo y añadir la nueva información.
Para hacer un expediente digital del personal, el proceso es, en esencia, el mismo. Pero se hace una transición del papel y la tinta a las computadoras y los sistemas de almacenamiento en la nube.
Así que, para crear un expediente digital del personal, lo primero que debes hacer es digitalizar los documentos. Ya sea escaneándolos o haciéndolos directamente desde Word o Excel. Después, se almacenan en la nube o en un disco duro y se colocan en una carpeta específica con el nombre del empleado.
Elaborar un expediente digital es algo que puede hacerse perfectamente con un escáner y una computadora. Sin embargo, si quieres tener una mejor organización y ahorrar más tiempo, lo mejor es que emplees un gestor de documentos.
Sesame HR es un software de recursos humanos que cuenta con un gestor documental, y te permite subir tus documentos de forma sencilla y ordenada. Te da la posibilidad de crear tus propias carpetas o de guardar los archivos directamente en el perfil del empleado.
Este es el proceso que debes seguir para crear un expediente digital del personal en tu empresa. Así, te aseguras de cumplir con la ley y de darle un historial a todos tus trabajadores.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
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