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PortugalGestión de tareas y proyectos
Todo sobre el nuevo formato de tareas pendientes
Asignar las tareas a tus colaboradores puede convertirse en un proceso complejo. Aquí te contamos como hacerlo sencillamente.
¿Necesitas ayuda?
Beto Villareal
HR Consultant
24 de agosto, 2021
Si usted es parte del área de recursos humanos y cada día tienes que lidiar con la planificación de las tareas asignadas al personal, comprenderás lo complicado que es llevar un control adecuado.
Acumulación de actividades, dificultad para priorizar las tareas, procastinación y falta de productividad son solo ejemplos de la falta de gestión en las actividades.
Sin importar la fase en la que se encuentre tu empresa, es necesario contar con la correcta gestión de las tareas para crear un flujo de trabajo óptimo, organizado y que nos ayude a maximizar la rentabilidad en cada departamento. Lograr esto es más sencillo de lo que te imaginas.
Para facilitarte este tarea dentro de tu organización sin contratiempos, tenemos para ti un listado de tareas pendientes descargable que solucionará todos tus problemas de gestión de tareas.
Si quieres conocer sobre este beneficio que puedes implementar desde el día 1, sigue leyendo hasta el final del artículo.
Problemáticas al gestionar las tareas dentro de la organización
Como representante del departamento de Recursos Humanos, la planeación de actividades es una de las tareas asignadas a tu puesto.
Esta actividad tiene un impacto directo al proceso productivo de la empresa. Si no se realiza una correcta asignación de roles en los proyectos internos, puede verse reflejado en pérdidas monetarias.
Por si esto fuera poco, cuando no se tiene un correcto sistema de gestión de tareas, pueden surgir problemas de comunicación, un exceso de presupuesto al duplicar tareas asignadas al personal, el proyecto puede ser más largo de lo que se tenía presupuestado y falta de compromiso de los empleados.
Cuando se afecta directamente al trabajo de cada empleado surgen problemas como: aumento en la rotación, costos más elevados y falta de motivación.
Debemos aprender a optimizar el tiempo laboral de los empleados y crear objetivos con fechas y horas exactas para aumentar el rendimiento. Una vez que logras plantear los objetivos y los pasos a seguir para alcanzarlos, es importante transmitir el mensaje a los jefes de área.
Estos a su vez, deben encargarse de transmitir el mensaje. Todo esto, será posible con el uso de una plantilla, (el formato para la gestión de las actividades) que podrás descargarlo aquí más adelante.
Ventajas de contar con un formato o un software de gestión de tareas
Cuando tienes un sistema que te permite gestionar las tareas de tus colaboradores, aumenta el control para priorizar actividades, asignar a la persona correcta para cada tarea, la fecha límite de entrega, al área que pertenece, etc.
A su vez, puedes revisar el estado de cada etapa, implementar el plan de mejora en caso de ser necesario y supervisar el progreso de cada periodo.
Además, te permite acceder a los siguientes beneficios:
- Agregar fechas de inicio y finalización de la actividad.
- Agregar nombres y descripciones de cada tarea.
- Agregar notas y comentarios durante el desarrollo de las mismas.
- Marcar como completas, en progreso o incompletas las tareas.
- Modificar los porcentajes de avance.
- Agregar subtareas.
- Automatizar la marcación de las tareas completadas.
- Programar notificaciones.
Contar con un sistema de gestión de tareas nos ayuda a establecer un orden para priorizar las actividades más relevantes dentro del plan de trabajo. Esto nos permite asignar el valor correcto a cada actividad y en caso de necesitar algún cambio, es posible realizarlo con mayor facilidad y apegado al objetivo final.
Gestión de tareas pendientes con Sesame HR
El gestor de tareas de Sesame HR te permite organizar en orden de prioridad las tareas a cumplir, partiendo de la más importante a la que menor atención requiere. Asimismo, tienes la posibilidad de incluir tareas de mayor tamaño con la opción de agregar subtareas para la consecución de este gran proyecto.
Clasificar las actividades evita el solapamiento de tareas asignadas al personal, además que se tiene una revisión constante para no dejar de lado alguna subtarea importante, que pudiera afectar el desarrollo de la empresa.
Esta funcionalidad también te ayuda a aligerar las cargas laborales de tus empleados. Esto a su vez, te permite cumplir con ley federal del trabajo que estipula límites de horas laboradas y pago de horas extra.
Hay que recordar que incurrir en faltas a la ley en estos apartados, se puede ver reflejado en un pago de hasta 200% del salario, además de las pertinentes multas a la empresa.
El formato para planificar las actividades, es sencillo de usar, es simple e intuitivo. Te permite con en un par de clics planear las actividades de cada área de la empresa. La interfaz del formato es atractiva y personalizable, podrás modificar los elementos del listado para adaptarlo a tus necesidades y las de tu empresa.
Además, puedes crear tus propios identificadores y hacerlo a semejanza de tu imagen corporativa. La mayoría de parámetros son editables, por lo cual puedes clasificar las actividades, asignar dentro de los listados los objetivos a algún trabajador que aparece en la misma plantilla.
Lleva tu sistema de gestión de tareas al siguiente nivel
En Sesame HR estamos comprometidos con tu empresa, por lo que ofrecemos además de la plantilla, el servicio de un gestor de tareas que te permite controlar las entradas y salidas de los empleados, optimizar el uso del tiempo y conocér cuánto se destina a cada proyecto y a cada tarea.
También cuenta con funciones cómo:
- Saber quién esta trabajando
- Cuántas horas se dedica a cada proyecto
- La rentabilidad y eficacia en el desarrollo
- Cuanto cuesta cada recurso.
Con el gestor de tareas vamos a medir la rentabilidad de nuestro tiempo y organizar mejor la jornada laboral.
Sin lugar a dudas, el gestor de tareas de Sesame es tu mejor opción para llevar un paso adelante a tu empresa y lograr el control que necesitas para mejorar la rentabilidad.
Conclusión
Los problemas por no contar con un control de las actividades en los proyectos en las empresas, puede generar falta de comunicación, motivación, problemas de procrastinación, falta de rendimiento, baja en la productividad laboral, pero lo más importante; una afectación en los ingresos de la organización.
Sin embargo, si se utiliza el gestor de tareas de Sesame HR , verás como los problemas van disminuyendo, como líder del área de recursos humanos o empresario, te sentirás más liberado y con mayor poder de maniobrar cada proyecto. Esto se traduce en mayores rendimientos en la empresa.
Así que, si quieres pertenecer al grupo que logró llevar su empresa al siguiente nivel, te invitamos a que utilices los recursos que ponemos a tu disposición.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
¿Necesitas ayuda?
Soy Alejandro Peña, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
