5 Tareas que se agilizan con un gestor de proyectos digital

3 de mayo, 2022

La administración de proyectos es una actividad que tiene una gran relevancia para muchas empresas por los beneficios que genera. Un gestor de proyectos puede ayudar a alcanzar objetivos con mayor eficacia, controlar de mejor manera los riesgos y reducir los tiempos de entrega.

Dados los puntos anteriores, un gestor de proyectos permite la correcta ejecución de los proyectos de una empresa, lo que aporta algunas ventajas competitivas frente al mercado. Por lo tanto, resulta importante contar con las herramientas adecuadas para realizar una adecuada gestión de tareas. Más en aquellas empresas donde los proyectos es el método empleado en su actividad primordial.

¿Qué es un gestor de proyectos?

Un gestor de proyectos es el ente encargado de controlar todas las actividades que se deban realizar para ejecutar un proceso o servicio muy específico. Se encarga de coordinar diferentes áreas y de resolver las incidencias que puedan surgir entre ellas. También, debe mantener la comunicación entre las partes y cuidar que los tiempos se cumplan para alcanzar el objetivo.

Hablamos de ente, porque puede tratarse de una persona responsable de la función, un área o equipo de trabajo, o bien también puede ser una herramienta digital.

En la actualidad, existen los software especializados en la gestión de proyectos que se emplean para simplificar las tareas de planificación y control que se realizan en la ejecución de cualquier proyecto. Estas herramientas se convierten en el asistente ideal para mejorar el rendimiento de tu empresa ya que, te pueden proporcionar alertas automáticas y medios de comunicación para implementar mejor tus actividades.

Beneficios de un gestor de proyectos

Implementar el uso de un gestor de proyectos digital puede aportarle grandes ventajas a tu empresa. Se pueden encontrar muchas opciones en el mercado. En su mayoría, cuentan con funciones básicas que generan los siguientes beneficios:

• Tener claros los objetivos de cada proyecto.
• Planeación efectiva de las actividades.
• Identificación de riesgos y oportunidades.
• Administrar los recursos de manera efectiva.
• Mejora en la comunicación del equipo.
• Monitoreo y evaluación en tiempo real del avance del proyecto.
• Agilidad en las respuestas para cada tarea.
• Aumento de la productividad.

Tareas que se facilitan al emplear un gestor de proyectos digital

1. Asignación de tareas, responsables y recursos

El primer paso para ejecutar correctamente un proyecto, es planearlo. En este proceso, se deben establecer las tareas a realizar, los recursos que se necesitan y los responsables de ejecutarlas.

El gestor de proyectos ayuda con calendarios generales y ruta del proyecto, recordatorios a cada responsable para el cumplimiento de la tarea y el monitoreo del avance de las actividades.

2. Seguimiento de las actividades

Gracias a un software de gestión de proyectos no es necesario estar detrás de tu equipo de trabajo. Si las tareas han sido bien planificadas, la herramienta te hará saber cuando las tareas hayan sido terminadas.

3. Coordinación de equipos de trabajo

Un gestor de proyectos cuenta con medios internos de mensajería instantánea que agilizan la comunicación del equipo. Además, también tienen la opción de compartir archivos teniendo todo el recurso que se requiere en un solo lugar y en tiempo real.

4. Medición de recursos utilizados en el proyecto

Gracias a que se cuenta con el registro de las actividades asignadas a cada proyecto, se puede medir tanto el tiempo empleado en cada tarea como los recursos. Esto te permite costear el proyecto y medir la rentabilidad de cada uno.

5. Información para la alta gerencia

Algunos gestores digitales te permiten generar informes sobre la productividad laboral de cada proyecto. Con ello, puedes evaluar el desempeño de cada colaborador, elaborar reportes de rentabilidad y obtener datos para optimizar la planeación de tareas futuras.

Por lo que podrás notar, un gestor de proyectos puede ser el puente que lleve a tu organización a un mejor nivel de desempeño. Es una ayuda primordial para cualquier equipo que busque mejorar el logro de sus objetivos, reduciendo el estrés que pueda generar.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

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