Sesame HR, entre las mejores aplicaciones para organizar tareas

12 de julio, 2023

Para que tengas resultados exitosos en cada proyecto, es indispensable que cuentes con un plan de trabajo. Para ello, una excelente opción son las aplicaciones para organizar tareas. Aunque crear un plan puede ser un poco tedioso, no desarrollar uno puede traer grandes consecuencias para tu empresa.

De acuerdo con una encuesta de Spikes Cavell, el 39% de los proyectos fracasan por no tener una planificación adecuada. Asimismo, es importante elegir bien las aplicaciones para organizar tareas con el fin de gestionar mejor las habilidades de tu equipo.

Además, los gestores de tareas son de gran ayuda para tener a todos los integrantes de tu equipo enfocados. De igual forma, son útiles para prever posibles futuros inconvenientes en los proyectos. 

¿Cómo crear un plan de trabajo para los equipos de una empresa?

Contar con un plan de trabajo te ayuda a prevenir problemas que de otro modo son inevitables. Por ejemplo, dificultades en la productividad y altos costos de rotación de empleados. Es por eso que tener aplicaciones para organizar tareas es de las estrategias más efectivas para realizar una buena planificación.

Son muchos los riesgos que te evitas cuando tienes un plan de trabajo adecuado. Pues en la planificación quedan claros diferentes aspectos como:

• Objetivos.
• Asignación de tareas.
• Coordinación de esfuerzos.

Tener una buena planificación marca la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto. Por tal razón, al crear un plan de trabajo debes hacerlo bien desde el principio. Para ayudarte con este propósito, te presentamos seis pasos para crear un plan de trabajo. 

Define tus objetivos

Todos los proyectos de tu empresa necesitan una visión. Es decir, si no conoces el porqué es casi imposible que sepas explicar el cómo. Por tanto, tu empresa necesita aplicaciones para organizar tareas que te ayuden a avanzar en este paso.

Explica tus objetivos y entregables

Una vez tienes los objetivos definidos es momento de explicar qué tipo de objetivos y entregables deben motivar a tus colaboradores para su respectivo logro. 

Supongamos que uno de tus objetivos es lograr un aumento del 15% en referencias para el siguiente trimestre. En virtud de ello, un objetivo podría ser contactar 50 clientes cada semana para tener referencias. 

Enumera los recursos

Ahora que ya sabes lo que quieres y cómo lograrlo, es momento de identificar qué recursos vas a necesitar. Sin duda, algunas de las herramientas que te ayudarán en este proceso son las aplicaciones para organizar tareas.

Por lo general, muchas personas asocian los recursos sólo con la financiación. Sin embargo, también incluye equipos, espacio, materiales y mano de obra. En este sentido, es todo lo que se necesita utilizar para la ejecución del proyecto.

Identifica posibles obstáculos

Ningún plan de trabajo tiene un recorrido perfecto. Por lo tanto, es ideal que identifiques los posibles problemas que podrían interferir en el éxito de tu proyecto. Asimismo, es pertinente que tengas un margen de seguridad para compensar los obstáculos que no se pueden prever.

De ahí la importancia de contar con aplicaciones para organizar tareas, ya que agilizan el desarrollo de estos pasos.

Retomando el ejemplo de las referencias, un obstáculo podría ser obtener un número menor al esperado. Como son cosas que pueden pasar, lo mejor es que tengas un plan de respaldo para afrontarlas.

Crea un plan paso a paso

Llegado a este punto ya tienes todas las piezas necesarias para crear tu plan de trabajo, incluidas las aplicaciones para organizar tareas. Sin embargo, aunque ya tienes definidos los entregables es necesario dividirlos en segmentos más pequeños.

Supongamos que tu plan de trabajo se trata de ganar referencias mediante un programa de recompensas. Alguno de los pasos para lograr esa meta podría tratarse de una encuesta a los miembros actuales. Esto con el fin de descubrir qué tipo de recompensas les interesa más. 

Ejecuta y evalúa

Ha llegado el momento de que empieces a ejecutar tu plan de trabajo. Una vez que tu proyecto ha arrancado analízalo con frecuencia para saber cómo va. Por ejemplo, si es un proyecto de seis meses, realiza evaluaciones cada semana. De seguro encuentras detalles que necesitan un ajuste dentro del plan de trabajo.

Así que si te tropiezas con algún obstáculo pon en marcha el plan de respaldo y realiza los ajustes respectivos. Si has creado un buen plan de trabajo, entonces tendrás la suficiente flexibilidad para hacer los ajustes necesarios. 

¿Qué son las aplicaciones para organizar tareas?

Las aplicaciones para organizar tareas son recursos digitales que te ayudan a organizar y gestionar tus actividades de forma eficiente. Por lo general, estas aplicaciones cumplen unas funciones específicas para simplificar el plan de trabajo.

A continuación, te presentamos algunas de sus características más relevantes.

Crear y asignar tareas

Con las aplicaciones para organizar tareas es más fácil llevar una buena gestión y asignar las actividades a personas específicas. Así pues, distribuyes mejor las responsabilidades y previenes esfuerzos innecesarios. 

Priorizar y clasificar

Este tipo de herramientas te permite definir qué tareas son prioridades, asignar fechas y categorías. Así tu equipo se centra en las tareas más importantes y tu plan de trabajo se mantiene más organizado. 

Notificaciones

Las aplicaciones para organizar tareas te envían notificaciones para que no olvides las tareas más importantes. Estas notificaciones pueden ser mediante alertas por correo, notificaciones push o recordatorios en el calendario. 

Monitorear el avance de las tareas

Por lo general, con las aplicaciones para organizar tareas puedes hacer un seguimiento del avance de tu proyecto. Esto es posible gracias a su capacidad para marcar tareas cuando han sido completadas, establecer hitos o etapas intermedias. 

Colaboración en tiempo real

Otra característica relevante de las aplicaciones para organizar tareas es que permiten la colaboración en tiempo real. Por lo tanto, es más fácil para tu equipo avanzar en el proyecto trabajando unido. 

Se integran con otras herramientas

Muchas de las aplicaciones para organizar tareas se pueden integrar con otras herramientas como:

• Correo electrónico.
• Calendarios.
• Aplicaciones de mensajería.

Gracias a esta característica puedes realizar una sincronización de datos y llevar una gestión de tareas centralizada. 

¿Cómo es el gestor de tareas de Sesame HR?

Las aplicaciones para organizar tareas son herramientas efectivas que te ayudan a mejorar la productividad y eficiencia de los proyectos.

En este sentido, Sesame HR te facilita las siguientes actividades con su gestor de tareas digital. 

Planificar y asignar tareas

Sesame HR te brinda tres opciones para organizar las tareas:

• Tareas activas: esta categoría encierra las tareas que se están ejecutando en el momento y tienen un plazo determinado. 
• Por colaborador: aquí puedes compilar las tareas que has asignado a cada empleado.
• Por proyectos: esta sección te muestra la lista de tareas asignadas correspondientes a los proyectos abiertos. 

Monitoreo en tiempo real

El software de Sesame HR te brinda en tiempo real toda la información relacionada con el progreso de las tareas asignadas. Gracias a sus múltiples funciones es más sencillo monitorear el rendimiento de tu equipo, así como los tiempos de entrega. 

Clasificar tareas

Otra ventaja que te ofrece Sesame HR es la opción de clasificar tareas mediante etiquetas para simplificar el plan de trabajo. Pero eso no es todo, a las etiquetas le puedes agregar elementos visuales para identificar las tareas de acuerdo a su prioridad o avances. 

Mayor control de las tareas

Las aplicaciones para organizar tareas te ofrecen mayor control durante todo el proceso de ejecución. En otras palabras, siempre vas a tener la posibilidad de analizar el progreso y los resultados de cada proyecto desde cualquier lugar. 

Crear informes

Esta particular característica te facilita la creación de reportes con base en datos importantes del progreso de las tareas, así como la productividad de tus empleados.

En esta sección encuentras toda la información importante para elaborar tus informes de rentabilidad incluyendo datos de:

• Empleados.
• Clientes.
• Costos.
• Tareas y otros.

Genera informes de productividad con la aplicación para organizar tareas

Las aplicaciones para organizar tareas son un excelente recurso para este propósito. En este sentido, Sesame HR tiene un conjunto de características robustas. Por lo tanto, el uso de esta herramienta te simplifica la gestión de tareas de cada proyecto.

En el gestor de tareas y proyectos de Sesame HR encuentras toda la información necesaria para generar informes. De este modo, te toma menos tiempo evaluar el desempeño en el avance de las tareas y los proyectos.

Las aplicaciones para organizar tareas como Sesame HR te permiten agilizar la gestión de proyectos, ya que facilita una planificación más precisa. Es decir, tienes la opción de asignar tareas a cada empleado por cliente.

Otro punto a favor de las aplicaciones para organizar tareas, en el caso de Sesame HR, es su flexibilidad de uso. Así que puedes utilizar el gestor de tareas para planificar tus proyectos bien sea mediante la extensión de Chrome, en tu computadora o en la App móvil. 

Las aplicaciones para organizar tareas son una solución infalible que te ayudan ahorrar tiempo y dinero. Miles de empresas mexicanas ya están utilizando nuestro software para optimizar la gestión de sus proyectos. Por eso, te invitamos para que te unas a Sesame HR y disfrutes también de estos beneficios.

Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

• Tipos de evaluación de desempeño en las empresas
• Cuáles son los 5 principales objetivos de la evaluación de desempeño
• Pasos para realizar reportes de RRHH en la empresa
• Qué es y cómo se realiza una evaluación por competencias en la empresa