Sesame HRGestión de tareas y proyectos
¿Sabes en qué consiste el multitasking y cómo aplicarlo en tu equipo de trabajo? Te contamos sus beneficios y desventajas para los objetivos de una empresa.
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Anjolly Capponi
HR Consultant
21 de agosto, 2023
Me imagino que en algún momento de tu vida has conocido a alguien que realiza muchas tareas y proyectos al mismo tiempo. Si es así, ¿sabías que a estas personas se les denomina multitasking? Y es que el término es muy común en las áreas de trabajo y en la vida diaria.
Por ejemplo, María es una secretaria ejecutiva y aplica el multitasking desde que sale de su casa. Ella alista a sus hijos Ana y a Juan para ir a la escuela. Pero al mismo tiempo prepara el lonche y habla por el celular.
Al dejar a sus chavos en la escuela, sigue rumbo a la oficina. Pero en medio de todo sigue hablando por teléfono, agenda una junta, llega a comprar dos cafés y aprovecha en maquillarse. Ella es de esas personas que se denominan multitasking y son más comunes de lo que pensamos.
Te pido que tomes unos minutos, un café bien cargado y ganas para conocer más sobre el mundo de las personas multitasking.
Ahora vamos a definir multitasking. Se considera que es la capacidad de hacer varias cosas a la vez, de manera rápida y eficiente. Según la empresa especialista en electricidad Iberdrola una persona multitareas puede ser muy beneficiosa.
Sin embargo, hacer varias cosas al mismo tiempo de forma eficaz no es tan sencillo. De hecho, ¿sabías que el concepto viene del área tecnológica cuando una computadora hace varias tareas al mismo tiempo?
Por ejemplo, René Marois, experto en neurociencia asegura que el cerebro humano no maneja bien situaciones de multitasking. Por ello, dice que la productividad cae cuando dos tareas necesitan nuestra atención.
Según la revista Ceupe.com la multitarea nace o se escucha por primera vez en la década de los 60. Y tal como lo describí antes, el término se usó en el área de informática al procesar gran cantidad de datos.
En sí, el multitasking cubría o describía la capacidad de una computadora de ejecutar o realizar varias tareas a la vez. Fue entonces, que también se empezó a aplicarse a las personas que hacían varias cosas al mismo tiempo.
Cabe señalar que hay unas tres teorías que vale la pena mencionar de forma breve en este artículo. Al final, serás tú quien decidirá si ser multitasking es beneficioso o no.
Paul E. Dulz, investigador de la Universidad de Vanderbilt (Nashville, Tennesse) tras varios estudios científicos concluyó una dura verdad. El cerebro humano no puede asumir más de una tarea a la vez, al menos que sean tareas automáticas.
En este último caso, no aplicaría el multitasking. Dulz dice que la multitarea es una ilusión que se crea mediante la costumbre y el entrenamiento.
Por su parte, la profesora de marketing Shalena Srna, coincide con Dulz. Ella plantea que el multitasking es mera ilusión, sin embargo, emplearlo podría ayudar a fortalecer la capacidad de atención y la presión por cumplir objetivos.
Acorde con esta idea, un estudio de la revista Psychological Science plantó lo mismo. El multitasking es más una ilusión que una realidad.
Otro que investigó sobre el tema fue el psicólogo David Strayer. Él como profesor de psicología en la Universidad de Utah en su estudio dijo que solo dos personas de cien reaccionaron bien con la multitarea.
Es más, la prueba aplicada enfrentó a cien sujetos a tareas relacionadas con la memoria y las matemáticas. Todo se realizó cuando los seleccionados conducían un vehículo. Al final, como resultado solo dos personas lo lograron.
Claro que esas teorías no lo explican todo. Te planteo que el estudio de la consultora Accenture dice que el 98% de los profesionales usan el multitasking. Pero señala también que es una competencia que se desarrolla y tiene muchas ventajas tales como:
Aunque muchos especialistas descartan que la multitarea sea algo real, te traemos esos consejos para que puedas aplicarlos.
Como es sabido al haber ventajas también hay desventajas y el multitasking no se queda atrás.
Sin embargo, si hay un trabajador que maneja el ser multitareas es porque tiene desarrollada esa competencia.
Entre tanto, el multitasking tiene muchos detractores. Por ejemplo, un estudio de la Universidad de Stanford dice que las personas que hacen multitarea omiten información. De cierta manera, la casa de estudios se apoya en el estudio de Strayer.
Según el estudio el 2% de las personas son peores al realizar varias tareas, ya que reflejan entre muchas cosas:
Por su parte, Andy Kerns, director de Digital Third Coast, dice que el multitasking es improductivo e implica no prestar atención y concentración a todas las tareas por igual.
Si bien un perfil multitarea es deseable para una organización, también es cierto que hay detalles que entran en juego. Es decir, una empresa sí debería apostar al multitasking, pero solo en ciertos puestos claves.
Para ello, es importante definir qué vacantes requieren ejecutar la multitarea, y con ello buscar a los candidatos. Ahora, el problema se centra en el proceso de selección dado a los responsables de reclutamiento deben investigar más.
Con ello queda claro que se deben encontrar perfiles con esa competencia y aprovechar la capacidad al máximo.
Durante el último informe del Índice de Tendencia Laboral de Microsoft WorkLab, se reveló que el multitasking sobrecarga a los empleados. En sí la publicación dice que el 64% de las personas en el mundo no tiene el tiempo y energía suficiente para hacer su trabajo.
Tras todo esto, la razón se centra en la sobrecarga de actividades, correos, mensajes o reuniones virtuales.
Te pido que cierres los ojos un momento. Y ahora visualiza en tu área de trabajo a la persona que se atrevería a cargar la virgen y tronar los cohetes. Ese es, un empleado multitasking por realizar dos o más cosas al mismo tiempo.
Ahora, veamos un par de ejemplos:
¡NO! Esta no es otra María, es la misma secretaria ejecutiva que te mencioné arriba. Ella, al llegar a la oficina con dos cafés en la mano y el celular entre la oreja y el hombro, se pone manos a la obra.
Como siempre su jefe, el director de finanzas, llega un minuto después y ya tiene su café en el escritorio. Seguido a esto, María lee la agenda del día mientras ordena y entrega la correspondencia.
Ella es sin dudas la persona que ejecuta más labores en la empresa. No solo eso, conoce con exactitud todos los detalles de su área y además presta apoyo a RRHH, y Operaciones. ¿Y puede con todo? Sí, lleva más de cinco años demostrando ser multitasking.
Antonio es un hombre de 40 años que dirige una agencia de marketing digital. Él en su cartera de cliente maneja varios “pesos pesados”. Sin embargo, y a pesar de tener asistente y varios empleados su capacidad de control y ejecución es brutal.
Apenas son las nueve de la mañana y él responde correos de proveedores mientras atiende una llamada. La información que maneja en la llamada es tan precisa que no pierde detalle.
Lo sorprendente es que habla mientras responde sus correos y llama a la secretaria para preparar la sala de juntas. María y Antonio son el vivo ejemplo de dos personas multitasking.
Ahora bien, aprovecho para darte un pequeño ejemplo de ser multitasking sin tener éxito o ser efectivo.
Gregorio es un analista de finanzas en una aseguradora. Él debe atender a clientes nuevos, asignar citas y hacer cobranzas. Sin embargo, todos los días al intentar ser multitasking olvida al menos asignar tres citas.
Por otro lado, Andrea es un agente de servicio al cliente que atiende reclamos. Ella debe mientras atiende una llamada, debe generar un correo para formalizar el reclamo.
Además, también tiene que llenar al mismo tiempo del correo dos formularios y solicitarle información del cliente. Ella al colgar, olvidó pedir la copia de la credencial para votar a su cliente para proceder con el trámite. Por lo que debió emplear más tiempo para cerrar la tarea.
Ahora bien, antes de dejarte con más del Blog de Sesame HR quiero regalarte una frase. Esta fue publicada en un artículo en el diario eleconomista.com.mx e invita a reflexionar. “Hoy en día ser multitasking no es buena idea ni estrategia para ser más productivo”.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
Soy Anjolly Capponi, consultora de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
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