31 de agosto, 2023

La productividad, la eficiencia y el manejo del tiempo son tres elementos que siempre van de la mano. Y es que los tres son la Santísima Trinidad al momento de ejecutar tus tareas. Pero ¿Sabías que el uso de la matriz de Eisenhower sirve para mejorar los lapsos de ejecución?

Y sí, de seguro te ha pasado que redactas un reporte laboral y al mismo tiempo se te llena el correo. Además de eso, debes gestionar llamadas y responder mensajes en el chat interno de la empresa. Y para todo ello la matriz de Eisenhower aliviana los dolores de cabeza en la chamba.

Pero ya no vayas en contra del reloj. Ahora manejar el tiempo de forma eficiente suele ser menos complicado con las herramientas adecuadas. Por ejemplo, con la matriz de Eisenhower se pueden lograr muchas cosas y eso no es ni raro, ni mucho menos algo nuevo.

Sigue conmigo desarrollando este tema, estoy seguro de que tanto tú como yo sacaremos mucha ventaja en el futuro.

Qué es la matriz de Eisenhower

La matriz de Eisenhower o la matriz de administración del tiempo es una herramienta que sirve para priorizar las actividades. Es decir, con su uso puedes delegar tareas, y además escoger entre las urgentes, importantes y las que no.

Incluso puedes ver las que pueden posponerse o desecharse. En sí, esta matriz de Eisenhower trata en la simple manera de ver y de jerarquizar lo que se debe hacer. Es decir, gestión eficiente del tiempo.

Sus orígenes tienen linaje presidencial. ¿Increíble no? Sigamos descubriendo más sobre cómo se originó la matriz de Eisenhower.

Cómo se origina la matriz de Eisenhower

La base de la matriz de administración del tiempo nace o se inspira en el expresidente de EEUU Dwight D. Eisenhower. ¿Por qué? Este hombre fue reconocido por su alto nivel de productividad en la milicia y fue un ejemplo para el mundo empresarial.

Después de su legado el experto en administración empresarial Stephen Convey desarrolló la Matriz de Eisenhower en su honor. De hecho, solo basta consultar y leer el libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Para qué una matriz de administración del tiempo

Antes de seguir, aprovecho para mencionarles que a la matriz de Eisenhower también se le conoce de varias maneras. Veamos cuáles:

Matriz urgente/importante
Caja Eisenhower
Matriz de administración del tiempo

¿Pero te has preguntado para qué sirve? Es un recurso con mucha popularidad en el mundo y su utilidad es planificar, priorizar y delegar tareas. Y para ello, el tiempo es primordial, es decir, la matriz de Eisenhower sirve para ejecutar la chamba pendiente en el periodo exacto.

Por qué es importante la matriz de administración del tiempo en las empresas

Ya que tenemos planteado todo sobre la Matriz de Eisenhower, es bueno saber por qué es tan importante para las empresas. Todo yace en la administración y gestión del tiempo.

Es decir, al mejorar la productividad, el empleado es más eficiente y demuestra resultados acordes a los objetivos de la empresa. Por ejemplo, la firma de documentos digitales DocuSign, refleja números sobre la Matriz de Eisenhower y sus trabajadores:

El 91% de los trabajadores afirman que gestionar el tiempo ayuda a reducir el estrés.
El 90% dice que mejora la productividad y la toma de decisiones.
Un 82% dice que mejora la confianza en el trabajo.
Otro 72% considera que la matriz de Eisenhower optimiza las relaciones laborales.

Beneficios de la matriz de administración del tiempo

Partiendo de lo anterior, la matriz de Eisenhower es una metodología que ayuda en su naturaleza a mejorar tiempos. Con su utilización, es posible notar los beneficios día a día.

Prioriza las tareas más urgentes e importantes para la empresa
Sube los índices de productividad personal
Mejora organización y claridad de las actividades
Ayuda en la resolución de eventuales problemas
Mayor agilidad en la ejecución de tareas

Desventajas de la matriz de Eisenhower

Obliga a clasificar tareas entre lo que es urgente y lo que no. Hacer esto sin duda no es algo sencillo en la mayoría de los casos. Así que el mejor consejo, maneja fechas y lapsos de entrega
La Matriz de Eisenhower debe ser realizada por un líder. Es necesario tener capacidad de liderazgo y de toma de decisiones. Es decir, recordemos que se juega con delegar tareas en unos de los cuadrantes que verás un tantito más abajo.
No es recomendable usarla cuando las tareas deben ser ejecutadas por varias personas. El control y gestión del recurso humano es vital para ello.

Cómo se priorizan las tareas según la matriz de Eisenhower

Para priorizar las tareas según la matriz de Eisenhower es importante saber cómo está compuesta. Además, con sus elementos podremos saber cómo se pueden distribuir las actividades. Te menciono cinco elementos importantes para la clasificación.

Urgentes – No Urgentes
Importantes – No importantes
Tiempos de entrega

Veamos primero cuáles son los cuadrantes y cómo se trabaja cada uno de ellos.

Cuadrantes de la matriz de Eisenhower

Cada cuadrante está diseñado para darle prioridad a las tareas y objetivos según la prioridad o tiempo. Estos son los siguientes:

Urgente e importante. Este es el campo para las tareas que deben ser ejecutadas de forma urgente e influyen en resultados y objetivos.
No urgente pero importante. En esta sección se colocan las tareas que son importantes, pero no urgentes de ejecutar. Se anclan con los objetivos a largo plazo.
Urgente pero no importante. Sin entrar en contradicción, en este cuadrante se colocan las tareas urgentes pero que pueden delegarse para ser llevadas a cabo.
Ni urgente ni importante. En esta sección se colocan todas aquellas tareas que te distraen y generan pérdida de tiempo y productividad.

Pasos para crear una Matriz de Eisenhower

Busca tu libreta y toma nota. Hacer una matriz de Eisenhower no es nada complicado, solo necesitas criterio y establecer prioridad a cada tarea.

Establece tus cuadrantes: a cada cuadrante asígnale una de las siguientes categorías (urgente, no urgente; importante, no importante).
Clasifica cada una de las tareas: este es un paso esencial. Analiza cada asignación por importancia, urgencia, asignación y eliminación.
Asigna las actividades: para este paso debes conocer a cada miembro del equipo. Asigna cada tarea según el potencial y la destreza de cada trabajador.

Matriz de Eisenhower: algunos ejemplos

Te sorprendería saber que la matriz de Eisenhower puede usarse para cualquier tarea de la vida, no solo del trabajo. Pero, no perdamos la concentración. Veamos por ahora dos ejemplos de cómo puedes usar la matriz de administración del tiempo en tu empresa.

Para un área de producción

Veamos ahora un pequeño ejemplo de la matriz de Eisenhower en el área de producción de una empresa coreana automotriz.

Urgente e importante: reunión con el equipo de producción sobre nuevo sistema de embalaje en noviembre de 2024.
No urgente pero importante: preparar adiestramiento sobre nuevo sistema de embalaje para el siguiente año.
Urgente pero no importante: actualizar los manuales de procedimientos y fabricación para adiestrar al personal.
Ni urgente ni importante: Revisar redes sociales y conversar con la secretaria.

Para un proyecto de Recursos Humanos

Ahora bien, traemos un ejemplo para un área de Recursos Humanos que debe justificar el nuevo personal en la empresa.

Urgente e importante: contratación de operadores ante alta demanda de producción.
No urgente pero importante: reporte de proyección de gastos de nómina por nuevos ingresos para el siguiente año de gestión.
Urgente pero no importante: fabricación de nuevos uniformes por aumento de la plantilla de trabajadores.
Ni urgente ni importante: procesamiento de hojas en el triturador de papeles.

Ejemplos pueden existir muchos. Sin embargo, estos dos fueron un abrebocas de lo que puedes lograr con el uso de la matriz de Eisenhower en tu trabajo.

Cómo aprovechar un software de RRHH para aplicar la Matriz de Eisenhower

Después de todo esto, quiero mencionarte que un software de recursos humanos puede ayudarte con la Matriz de Eisenhower. ¿Cómo? Por ejemplo, el módulo del gestor de Tareas de Sesame HR puede darte eso y mucho más.

Es decir, con nuestra solución podrás organizar las tareas por tiempo, equipo y prioridad. La matriz de Eisenhower solo debe tener cuatro cuadrantes, algo que nuestro gestor de tareas y proyectos te ofrece.

Por ejemplo, podrás clasificar con etiquetas para optimizar y clasificar las tareas y proyectos. Mide también el progreso en tiempo real cuando asignes actividades y con ello verifica los niveles de productividad de la Matriz de Eisenhower.

Control de asistencia para la Matriz de Eisenhower

De hecho, puedes evaluar la inactividad de las tareas que puede estar asociada con la inasistencia del personal. Para esto, Sesame HR te presenta su aplicativo de control de asistencia que con un solo clic podrás darle seguimiento al cumplimiento de tus trabajadores.

El control de lo qué se hace, cómo se hace y quién lo hace será algo sencillo con esta funcionalidad. De hecho, con control de asistencia puedes crear distintos tipos de registros, elegir a los empleados con la asignación de las tareas urgentes.

Ya para cerrar, solo imagina que con una tarea urgente e importante a un analista de riesgo puedes asignarle trabajar desde casa en una semana, evaluar su desempeño y por ende el cumplimiento de la actividad.

Pero para todo esto, recuerda pedir una prueba gratis de 14 días de Sesame HR con los módulos de trabajo que se adapten a tus necesidades. Sigue ahora disfrutando de nuestro blog con una alta cantidad de artículos sobre productividad, tiempo y seguimiento de tareas.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

irisserrador

HR Content Specialist

Matriz de Eisenhower: qué es y por qué es importante