26 de septiembre, 2022

Ha llegado el momento de realizar la gestión de proyectos y sacar provecho al gestor de tareas en tu empresa. ¿Por qué? Porque un cliente te ha pedido una solución a medida.

Al mismo tiempo, sabes que esta gestión requiere una sinergia de variables importantes para que sea óptima.

Si es así, no te preocupes, es comprensible. Para gestionar estas tareas, debes tener en cuenta muchos aspectos:

Asignar el proyecto.
Revisar la rentabilidad de estos.
Monitorear la productividad laboral de tus empleados.

Gestión de proyectos paso a paso

Para aprender y empezar a hacerlo sin frustrarte, te presentamos los puntos por donde debes empezar.

En primer lugar, debes entender la naturaleza del proyecto y definir objetivos claros. Así como establecer un primer modelo de gestión.

Después, tendrás que elegir un aliado digital que te permita aplicar tu estrategia. Para ello, requieres un software de Recursos Humanos con la función de gestión de tareas. Este te permitirá avanzar en tu propósito.

Escoge el programa adecuado

Hoy en día, existen múltiples programas para dirigir estos proyectos. Sin embargo, algunos están más inconexos que otros. Y, por tanto, no te permiten tener el panorama general del proyecto en un mismo software.

¿Quieres conocer qué implica gestionar proyectos? Pues atención, porque te vamos a presentar unas buenas prácticas y vas a conocer el software de Sesame HR.

Este ofrece grandes beneficios a las empresas que se animan a usar programas digitales en sus gestiones.

¿Qué implica la gestión de proyectos?

Para gestionar una tarea en tu empresa, requieres de una estructura y organización que lidere el avance. Por ejemplo:

Elegir un equipo para cada tarea.
Diseñar un cronograma.
Establecer los objetivos que respondan este plan.

Es importante tener en cuenta que la meta del proyecto está alineada con los objetivos corporativos. Sin embargo, estos no son iguales a los de la gestión.

Para entenderlo mejor, hemos pensado un paso a paso para enfrentarse a la gestión de un proyecto. Estos son procesales, es decir, no se puede avanzar al siguiente sin realizar el anterior.

Paso 1: organizar las tareas

Este ejercicio de planificación implica hacer un desglose del proyecto en tareas. Estas estarán enfocadas a cumplir los objetivos, por lo que es clave conseguir su éxito.

Las tareas deben ser concretas, medibles y alcanzables para el equipo humano. Estas listas de tareas deben estar unidas a un cronograma.

Al mismo tiempo, este mostrará los tiempos de entrega y los pasos técnicos de los entregables.

Paso 2: herramientas de productividad

Como hemos mencionado, los proyectos deben ser medibles. Esto se logra creando indicadores de productividad que evalúen el avance del proyecto a través de datos.

Estos KPIs sirven para evaluar de forma cuantitativa y cualitativa qué se hace en la empresa. Así como el logro de los objetivos de cara a los recursos invertidos para ello.

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Paso 3: crear el cronograma de labores

El cronograma de un proyecto es vital para optimizar el tiempo y los recursos de la empresa. En este se establecen metas de temporalidad muy claras y relacionadas con el avance del proyecto.

¿Qué facilitan los software como Sesame HR? El compartir el cronograma. Esto genera alertas para recordar a los empleados las tareas asignadas y los plazos de entrega.

Paso 4: incorporar el plan de gestión

Una vez diseñado, empieza la tarea más importante del gestor de RR.HH. ¿Cuál? Controlar el equipo humano.

Esta situación no implica la supervisión intrusa, sino un proceso de liderazgo positivo. En este sentido, debe mantener la visión del proyecto e inspirar a los empleados.

Además, se realiza un proceso de medición del tiempo en vivo sobre el cumplimiento del cronograma. De esta manera, se pueden hacer ajustes importantes para mejorar el manejo del plan.

5 buenas prácticas en la gestión de proyectos

Cómo sabemos, su administración se logra con la experiencia y el talento del equipo de RR.HH.

Su tarea es crear sinergias entre las variables que influyen en la gestión de la tarea. Sobre todo, en la proyección de los tiempos, objetivos y recursos.

Por esta razón, te compartimos varias prácticas relevantes para gestionar los proyectos de tu empresa. Estas se pueden realizar de forma gradual.

1. Comunicación asertiva

Comunicar de forma asertiva y oportuna las decisiones tomadas para la gestión es clave. Por tanto, no debes compartir la información por partes.

Todo lo contrario, debes ser transparente con los datos. De tal manera, el empleado se sentirá parte del proyecto desde el inicio. Además, establecerá una relación de confianza para estar abierto a comunicarse.

Esta práctica también se puede replicar en otros públicos que participen en el proyecto. Por tanto, cuanta más información obtengan, más opciones tendrán de tomar mejores decisiones.

2. Diseña estrategias para momentos de crisis

Toda la gestión de proyectos encara posibles riesgos y amenazas que deben resolverse en la planeación.

Para lograrlo, es necesario hacer un diagrama o informe. Estos deben contemplar tanto las posibles crisis que puede afrontar el proyecto como sus soluciones.

La planificación se realiza desde los escenarios más optimistas. Pero también debe visionar ciertos obstáculos y proponer hojas de ruta para su resolución.

3. Sistematiza los avances del proyecto

Una vez en marcha el desarrollo del proyecto, es clave fijar modelos para sistematizar los avances. De esta manera, podrás contar con soportes de cada tarea asignada.

Este modelo puede ser una ficha de seguimiento, acta o informe. Y debe contener lo que se logró y lo que no se pudo hacer. Es decir, los obstáculos y propuestas de mejora que garanticen el cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Además, sistematizar la experiencia garantiza tomar decisiones con todos los datos al alcance. Para ello, anótalo todo.

Incluso si puedes llevar un diario de proyecto, resulta muy útil. Sobre todo, para dejar lecciones aprendidas de la experiencia de planeación.

4. Gestión del cambio

Dirigiendo el proyecto, es importante contemplar un espacio para manejar los cambios. Estos son las tareas que se encuentran en contextos muy cambiantes.

A veces, hay aspectos como las dinámicas o políticas sociales que ponen en riesgo un proyecto. Por ejemplo, antes de la pandemia nadie pensaba en que algo cambiaría la forma de trabajar.

Pero estamos seguros de que hoy en día, todos incluirán cláusulas relacionadas por si vuelve a suceder.

5. Automatizar la gestión de proyectos

Por último, la mejor práctica es automatizar este proceso. ¿Qué pasa si no quieres reemplazar la experiencia y el talento del gestor de RR.HH.?

Para aliviar la carga de trabajo, puedes usar un software que facilite el seguimiento de un gran volumen de información.

Por eso, debes revisar las opciones que automaticen la actualización de la gestión de Recursos Humanos. Y empezar a apoyarse en programas que mejoran la experiencia de los y las empleadas.

Cómo gestionar proyectos con Sesame HR

Hemos visto los beneficios de los software de gestión de tareas como Sesame HR. El principal, es unificar los distintos programas en un solo lugar.

Cómo gestor de RR.HH., podrás acceder con el celular o computador. Y desde aquí, revisar las tareas asignadas y su desarrollo.

Además, con el cronograma podrás ver en tiempo real las tareas pendientes. Así como ajustar lo necesario para mejorar la planeación.

Medir el desempeño de la plantilla

También puedes identificar el rendimiento laboral del equipo y empleados por individual. Así, puedes identificar qué empleados son los más productivos según el esquema de desempeño personal.

En definitiva, con estos software puedes simplificar la gestión de proyectos y operar mejor. Pues hace por ti las operaciones más complejas de forma automática.

¿Qué te parecen las ventajas que te ofrece Sesame HR? Suenan interesantes y útiles, ¿verdad? Si te animas, pruébalo y experimenta el cambio en tu empresa. Además, si quieres más contenido relacionado con este artículo puede seguir en nuestra sección de recursos.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

irisserrador

HR Content Specialist

Gestión de proyectos: mejora tu productividad con el software de Sesame HR