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PortugalGestión de tareas y proyectos
Cómo realizar una buena gestión de proyectos empresariales
Descubre en el siguiente artículo, cómo se realiza una buena gestión de proyectos empresariales en una compañía grande.
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Alejandro Peña
HR Consultant
3 de enero, 2025
La gestión de proyectos no solo es clave para aumentar las probabilidades de éxito de una empresa. También sirve para optimizar recursos, reducir riesgos y mejorar la comunicación dentro de una organización.
¿Sabías que, según el Project Management Institute (PMI), solo el 58% de los proyectos empresariales logran cumplir con los objetivos planteados al inicio?
Por ello es importante aprender a gestionar los proyectos. ¿Qué implica exactamente gestionar un proyecto y cómo podemos hacerlo de manera eficiente? Vamos a descubrirlo.
Qué es la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es el proceso mediante el cual se planifica, organiza y controla el uso de recursos (humanos, financieros y materiales). Esto con el fin de lograr un objetivo específico dentro de un tiempo y presupuesto determinados.
Es un enfoque sistemático que permite a las organizaciones convertir ideas en resultados tangibles a través de una serie de tareas coordinadas.
Este proceso no solo implica asignar tareas a los empleados. También incluye gestionar riesgos, optimizar tiempos y asegurar que cada etapa del proyecto contribuya al objetivo final.
La gestión de proyectos es importante en las empresas, ya que permite trabajar de manera estructurada, evitando improvisaciones que podrían afectar los resultados esperados.
Además, no se limita a los grandes proyectos de infraestructura o tecnología. También puede aplicarse a proyectos internos, como el lanzamiento de un nuevo producto, la implementación de un software, o incluso el rediseño de procesos organizacionales.
La clave está en establecer un plan claro, definir responsabilidades y monitorear el avance del proyecto de manera constante.
Cuáles son las fases de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos se compone de varias fases que, aunque pueden variar ligeramente según la metodología utilizada, por lo general siguen una estructura básica.
A continuación, te describimos las cinco fases principales:
- Inicio del proyecto. En esta fase, se define el objetivo del proyecto, se identifican los interesados (stakeholders) y se establece el alcance general del proyecto. También se analiza la viabilidad del proyecto y se asigna un líder de proyecto.
- Planificación del proyecto. Esta es una de las fases más importantes, ya que implica crear un plan detallado que incluya el cronograma, el presupuesto, los recursos necesarios y los riesgos potenciales.
- Ejecución del proyecto. En esta etapa se llevan a cabo las tareas planificadas. El líder de proyecto debe asegurarse de que los equipos estén alineados, los recursos sean utilizados de manera eficiente y los problemas que surjan se resuelvan rápidamente.
- Monitoreo y control. Mientras se ejecuta el proyecto, es fundamental monitorear su progreso y asegurarse de que se esté cumpliendo con el cronograma y el presupuesto. Si se detectan desviaciones, se deben tomar medidas correctivas para mantener el proyecto en curso.
- Cierre del proyecto. Al finalizar el proyecto, se realiza una evaluación final para verificar si los objetivos fueron alcanzados. También se documentan las lecciones aprendidas y se entregan los informes finales a los interesados.
Las metodologías más populares de la gestión de proyectos
Existen diversas metodologías para la gestión de proyectos, cada una con sus propias características y ventajas. Veamos las tres metodologías más populares.
Metodología Agile
Esta metodología es ideal para proyectos que requieren flexibilidad y adaptabilidad. Se basa en ciclos de trabajo cortos llamados «sprints», donde los equipos entregan resultados parciales y reciben retroalimentación constante. Es muy utilizada en proyectos de desarrollo de software.
Metodología Waterfall
También conocida como metodología en cascada, es un enfoque más tradicional donde las fases del proyecto se completan de manera secuencial. Es adecuada para proyectos con objetivos bien definidos y requisitos estables.
Metodología Scrum
Es una variación de la metodología Agile que se enfoca en la autogestión del equipo y en reuniones diarias llamadas «daily stand-ups» para revisar el progreso del proyecto. Scrum es muy popular en proyectos tecnológicos y de innovación.
Por qué es importante la gestión de proyectos
La gestión de proyectos es fundamental para garantizar que los objetivos de una empresa se cumplan de manera eficiente y dentro de los plazos establecidos.
Algunas razones clave que demuestran su importancia son las siguientes:
- Optimización de recursos: ayuda a asignar los recursos disponibles de manera eficiente, evitando desperdicios.
- Mejora de la comunicación: facilita la comunicación entre los equipos y asegura que todos los miembros estén alineados con los objetivos del proyecto.
- Reducción de riesgos: identifica y gestiona los riesgos potenciales antes de que se conviertan en problemas.
- Cumplimiento de plazos y presupuestos: garantiza que los proyectos se completen dentro del tiempo y el presupuesto estipulados.
- Aumento de la productividad: al contar con un plan claro y objetivos definidos, los equipos pueden trabajar de manera más efectiva.
- Satisfacción del cliente: la gestión de proyectos asegura que los entregables cumplan con las expectativas del cliente, lo que mejora la relación con los mismos.
En una empresa grande, donde se manejan múltiples proyectos de manera simultánea, la gestión de proyectos permite priorizar tareas, asignar recursos estratégicamente y mejorar la toma de decisiones.
Desde planificar un nuevo producto hasta mejorar los procesos internos, contar con un enfoque estructurado garantiza mejores resultados y una mejor administración de los recursos.
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Profesional con amplia experiencia de más de 20 años en diferentes áreas de los Recursos Humanos (Selección, Formación, Prevención de Riesgos Laborales, Gestión de Personal). Experiencia en Dpto de Dirección: Amplia visión de la empresa y los RRHH
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