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PortugalGestión de tareas y proyectos
5 etapas básicas para la gestión de proyectos laborales
La gestión de proyectos laborales tiene 5 etapas básicas. Antes de iniciar cualquier proyecto necesitas considerar estos pasos.
¿Necesitas ayuda?
Alejandro Peña
HR Consultant
28 de diciembre, 2021
La gestión de proyectos es un proceso que ayuda a las empresas a terminar los trabajos a tiempo, tener clientes satisfechos y mantener todo organizado.
¿Conoces las etapas esenciales de gestión de proyectos? Si no, quédate hasta el final porque discutiremos las 5 etapas que debes tener en cuenta antes de ponerte a trabajar en algo nuevo.
¿Qué es gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es el proceso por el que las empresas organizan sus trabajos más grandes con el fin de lograr un objetivo. Este objetivo puede ser:
- Entregar un servicio a un cliente.
- Expandir la empresa.
- Incorporar nuevas ofertas.
Y todo aquel proyecto que requiera un gran esfuerzo.
Es importante resaltar que un proyecto se compone de un conjunto de tareas. Por eso, no puedes aplicar la gestión de proyectos a una sola tarea específica.
¿Por qué es importante contar con una metodología?
Porque reduce riesgos, mejora la asignación de recursos, evita improvisaciones y permite una mejor comunicación entre los involucrados. En México, muchas empresas aún gestionan proyectos de manera informal o reactiva, lo cual lleva a retrasos, sobrecostos y resultados insatisfactorios.
Tener claridad en las etapas del proceso te permitirá cumplir con tus metas, generar impacto y aprovechar al máximo el talento del equipo.
5 etapas de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos se compone de 5 etapas:
- Inicio.
- Planificación.
- Ejecución.
- Supervisión.
- Cierre.
Todo proyecto, sin excepción, posee estas 5 fases, y para asegurarnos de que lograremos completar nuestros objetivos hay que prestar atención a cada una.
1. Inicio
Aquí es donde se ve la rentabilidad y la viabilidad de un proyecto. Si se determina que el proyecto es rentable pero no viable, se rechaza y no se ejecuta. Lo mismo pasa si resulta ser viable pero no rentable.
Por ejemplo, quizás la empresa quiera crear un proyecto para disminuir los costos de producción. ¿Cómo lograr esto? Una opción es creando más producto usando menos materia prima. Sin embargo, a pesar de que esto es rentable, existen altas probabilidades de que sea inviable y, por lo tanto, no pueda llevarse a cabo.
Acciones clave:
- Identificar la necesidad u oportunidad.
- Establecer los objetivos generales.
- Definir a los involucrados (stakeholders).
- Elaborar un documento de inicio de proyecto.
2. Planificación del proyecto
Una vez que sabemos que el proyecto es viable y rentable se pasa a la planificación.
En esta etapa, los encargados del proyecto deben realizar tareas que ayuden con la ejecución del proyecto en el futuro.
Acciones clave:
- Definir el alcance del proyecto (qué incluye y qué no).
- Crear el cronograma con fechas clave.
- Establecer el presupuesto estimado.
- Asignar responsables y roles.
- Identificar riesgos potenciales y estrategias de mitigación.
- Establecer indicadores de éxito (KPIs).
La etapa de planificación es la guía y la base sobre la que se trabajará más adelante cuando se desarrolle el proyecto.
3. Ejecución
Aquí es cuando hay que ponernos manos a la obra.
La ejecución dentro de la gestión de proyectos consiste en comenzar el plan creado en la etapa anterior.
El proyecto ya no es solo ideas; se vuelve realidad. Para tener una buena ejecución es necesario haber comunicado a todos los departamentos las tareas con anterioridad.
Acciones clave:
- Ejecutar actividades según el cronograma.
- Coordinar equipos y recursos.
- Mantener comunicación constante.
- Documentar avances, cambios y aprendizajes.
- Gestionar incidencias o desviaciones.
4. Supervisión
La mayoría de las veces la supervisión ocurre al mismo tiempo que la ejecución. Radica en prestar atención a la realización de las tareas, y se busca cuidar que todo se cumpla de acuerdo al plan creado anteriormente.
Acciones clave:
- Comparar el avance real vs. lo planificado.
- Hacer ajustes cuando haya desviaciones.
- Emitir reportes de estatus periódicos.
- Controlar el presupuesto.
- Medir el cumplimiento de los indicadores.
Si por alguna razón una fecha límite no se logra respetar, hay que regresar a la planificación y hacer las modificaciones necesarias.
5. Cierre del proyecto
Finalmente está el cierre, donde la meta del proyecto se ha alcanzado. Sin embargo, hay ocasiones en las que el proyecto termina sin haber logrado el objetivo. Cuando esto sucede, los encargados de la gestión de proyectos deben analizar qué es lo que ha pasado.
Acciones clave:
- Validar si se cumplieron los objetivos.
- Entregar productos o resultados finales.
- Cerrar presupuestos y contratos.
- Evaluar el desempeño del equipo.
- Documentar lecciones aprendidas.
- Comunicar oficialmente el cierre del proyecto.
Buenas prácticas para gestionar proyectos en empresas mexicanas
- Evita la improvisación: no arranques un proyecto sin una planeación básica.
- Asigna líderes claros: es común que nadie se sienta responsable si no hay un project manager.
- Adapta la metodología a tu cultura organizacional: no necesitas aplicar frameworks complejos como PMI o Scrum si no se ajustan a tu realidad.
- Comunica constantemente: muchas veces los proyectos fracasan por falta de comunicación, no por problemas técnicos.
- Documenta todo: en México, la rotación de personal puede afectar los proyectos si no hay trazabilidad de decisiones y avances.
Lleva tu gestión de proyectos al siguiente nivel con un software
Administrar un proyecto no es sencillo. Son muchas las cosas que debes tener en cuenta y necesitas controlarlo todo al detalle. Por eso, el uso de un software especializado puede reducir significativamente tu carga de trabajo.
Sesame HR es un software de recursos humanos que cuenta con un gestor de tareas y proyectos. Esta herramienta te permite asignar tareas y medir la rentabilidad de los proyectos fácilmente. Todo en tiempo real, para que siempre cuentes con información de primera mano.
Estas fueron las 5 etapas de la gestión de proyectos laborales. ¿Ya las conocías?
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
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Soy Alejandro Peña, consultor de
Recursos Humanos en Sesame HR. Reserva una reunión con mi equipo para ayudarte.
