Sesame HRGestión de tareas y proyectos
Te contamos en qué consiste un diagrama de distribución de trabajo o flujograma, sus ventajas y cómo contar con uno gracias a un software de RR.HH.
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Anjolly Capponi
HR Consultant
24 de julio, 2023
Aumentar la eficiencia de tu equipo de trabajo dice mucho de un buen líder. Por ello, contar con herramientas como el diagrama de distribución del trabajo es más que importante en una empresa.
Ahora bien, si eres del área de Recursos Humanos para ti no es extraño trabajar con los diagrama de flujo de trabajo. Por esa razón, en Sesame HR te traemos este artículo en que hablaremos de la importancia y todos los detalles de este tema.
¿Preparados? No te vayas que decir que este tema es interesante es poco. Bajemos para los detalles y toma nota de todo lo relacionado con Diagrama de distribución del trabajo.
En primer lugar, un diagrama de distribución del trabajo también se conoce como diagrama de flujo de trabajo o flujograma. Trabajarlo nos da la oportunidad de ver un panorama global y gráfico sobre todas las tareas a ejecutar.
Y ¿cómo podemos ver el diagrama de distribución del trabajo? Muy fácil, por medio de una plantilla con filas y columnas si lo haces en un Excel. Pero si cuentas con un gestor de tareas como el de Sesame HR, podrás verlo por módulos, figuras, columnas y filas.
El diagrama de flujo de trabajo muestra de forma detallada cómo completar una chamba de principio a final.
El diagrama de distribución del trabajo o flujograma nace tras la necesidad de controlar las actividades en una empresa. En sí, el origen de este se basa en los diagramas de flujo.
Y me imagino que escuchado la frase es más viejo que matusalén. Pues quiero decirte que el término flujo de trabajo nace en 1880. Sin embargo, la primera vez que se usó fue en una revista de ingeniería en 1921.
Los padres fundadores de diagrama de distribución del trabajo son Frederick Winslow Taylor Henry Gantt. Y sí, a ellos se les atribuye ser los primeros en estudiar la organización racional.
Ahora bien, Taylor y Gantt aplicaron los diagramas de flujos en la mano de obra de la industria de manufactura. Y es que con el pasar de los años la inclusión de esta herramienta facilitó la chamba en las empresas.
En la década de los 80 florecen de nuevo los flujos de trabajo y los flujos de procesos. Para entonces el objetivo principal de la aplicación fue aumentar la calidad en el área de manufactura de las empresas.
Y con todo ello, las empresas buscaron con el Diagrama de flujo de trabajo ser más competitivas en el resto del mundo.
En primer lugar, el flujograma sirve para guiar a un empleado a ejecutar una tarea. Con ello, los procesos de trabajo ya diseñados con cuadros y textos ayudan a ser completados de forma eficiente.
En sí la interpretación y práctica de los tipos de diagramas de distribución del trabajo son fáciles. Cada área o departamento puede tener sus propios diagramas que sirvan para explicar sus actividades.
Sin dudas, un Diagrama de distribución del trabajo hecho de manera correcta sirve para tener mejores resultados. Por ello, se generaría un trabajo efectivo, correcto y con motivación en el colaborador.
Siguiendo con el tema, un diagrama de distribución del trabajo se puede usar cuando hay un proceso o tarea compleja. De hecho, también puedes aplicarlo a cualquier actividad con uno o varios empleados.
La magia de un flujograma está en la guía en sí. Es decir, el gráfico te dirá el inicio, el fin, tiempo y el resultado del trabajo ejecutado.
Se vuelve necesario hacer un diagrama de distribución del trabajo cuando haya tareas, procesos o asignaciones que así lo requieran. Ahora bien, ¿Es necesario hacer un Diagrama para todas las tareas? ¡No! No lo es.
De hecho, uno de los principios de este tipo de herramientas es el entrenamiento y el control. Por ello, su uso sirve para medir y controlar el trabajo hecho por el empleado.
En sí puedes crear un diagrama de distribución del trabajo aun y cuando las tareas no sean difíciles. Es decir, si la actividad o proyecto necesita seguimiento y control, puedes aplicar un diagrama.
Con todo esto, el diagrama de distribución del trabajo también ayuda a resolver los problemas en la chamba. Por ejemplo, ante un proyecto importante con un lapso de entrega de 15 días, es necesaria esta herramienta.
Con un flujograma se pueden asignar responsables, tareas, subtareas y tiempos. Ahora bien, imagina que hay un trabajo delicado que genera errores en la ejecución. Esto con un diagrama se puede solucionar.
En sí los diagramas de trabajo se pueden juntar con los diagramas de flujo. Ahora, recuerda que como herramienta poderosa se puede aplicar a diferentes ámbitos y necesidades.
Existen una gran variedad de formas de mostrar los diagramas de distribución del trabajo. No obstante, hay quienes se van más a lo tradicional de columnas y filas que ofrece Excel. Pero más allá de eso te presento los tipos más relevantes.
Según el portal diagramaweb.com este tipo de diagrama de flujo ayuda a entender y seguir de mejor manera un proceso o tarea. En sí, es considerado uno de los más completos en la ejecución de entrenamientos.
El diagrama de actividades UML se utiliza para presentar de forma gráfica el orden de los pasos en un proceso. También, se puede usar para colocar el flujo de control.
Es un diagrama similar al UML y es usado en lo general para modelos de negocio. Además, se enfoca en el proceso interno y no en los resultados.
Los diagramas de distribución del trabajo parten desde lo más simple para asignar tareas y que sean ejecutadas de forma correcta.
Por consiguiente, la necesidad del área que lo crea y el tipo de tarea o proceso puede complicar el diseño.
Hay varios pasos que se pueden seguir para tener éxito en la creación de los diagramas de distribución del trabajo. Toma nota de los siguientes.
Si incluyes un diagrama de flujo en la creación de un diagrama de distribución del trabajo no te olvides incluir las respuestas. “Sí y No”, con su respectiva guía y conexión de puntos.
Primero, partamos desde lo más sencillo. María es la líder de un área de Servicio al Cliente y para ello debe entrenar a Jesús. Ahora, el nuevo empleado debe reformar el proceso de llamadas de solicitud de reembolso.
Con esto, María crea un diagrama de distribución del trabajo en el que asigna el proyecto, las subtareas, el responsable. De hecho, uno de los puntos importantes evaluar es el tiempo de ejecución.
Lo más sencillo fue en un Excel colocar:
Tras finalizar cada tarea relacionada con el proyecto, Jesús llenó el diagrama de distribución del trabajo. Los datos sirvieron para hacer seguimiento, ver los tiempos de ejecución y el cumplimiento de la chamba.
Ahora bien, si tu objetivo es seguir tareas y medir productividad debes contar con la herramienta indicada. Y sí, existen muchas opciones de software para hacer un diagrama de distribución del trabajo.
Pero has pensado en lo padre es contar con una eficiente y de fácil uso. ¿Y qué crees? el gestor de tareas y proyectos de Sesame HR está diseñado para ayudarte a hacerlo de forma eficiente.
Ya es hora de dejar a un lado los post-it y las pizarras acrílicas a un lado. Como resultado el software te permite vaciar la información necesaria para el diagrama de distribución del trabajo.
Y es que con el gestor de tareas y proyectos de Sesame HR tus empleados pueden gestionar sus tareas y los tiempos de ejecución. Y tú como líder puedes medir la productividad.
Para cerrar, quiero mencionarte la capacidad que tiene esta funcionalidad de Sesame HR para agregar secciones en el diagrama de distribución del trabajo. Mide tantos datos como sean necesarios.
Solo recuerda que contar con una herramienta te quitará dolores de cabeza. Pide tu demo de Sesame HR y su funcionalidad gestor de tareas y proyectos con un periodo de prueba de 14 días.
Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.
Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.
Soy Beto Villareal, consultor de
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