16 de agosto, 2022

Cuando estamos a punto de comenzar un proyecto, necesitamos tener las cosas claras. La clave será una guía y un seguimiento simplificado que podamos implementar, para que nuestro proyecto sea exitoso. En estos casos, las reuniones kick off sirven como un buen punto de inicio.

Todo el equipo debe de tener las metas claras y los objetivos que alcanzaremos. Por eso, si no hay esta claridad, no nos será posible lograr el objetivo del proyecto. En consecuencia, un buen gestor de tareas y las reuniones kick off nos ayudan a evitar problemas y malentendidos.

Según una encuesta de Pulse of the Profession, el 37% de los líderes ejecutivos identificaron la falta de metas claras como el factor más común por el cual un proyecto falla. Lo más alarmante es que en la mayoría de los casos los proyectos ni siquiera se completan.

Solo el 2,5 % de los proyectos llegan a su consolidación del 100 %, según un estudio de PwC de más de 10.000 proyectos. Entonces, para evitar el fracaso de tu proyecto, podrías empezar con una reunión kick off. Vamos a ver de qué se tratan y cómo llevarlas a cabo.

¿Qué es una reunión kick off?

Las reuniones de kick off son juntas entre todos los involucrados en un proyecto. Sirven para discutir los objetivos principales, la asignación de tareas, los entregables, el cronograma del proyecto y los desafíos potenciales.

Podemos considerar que las reuniones de kick off son una parte fundamental de la gestión de proyectos. En consecuencia, ayudan a garantizar una colaboración fluida y una ejecución exitosa.

Es muy importante considerar que:

realizar una reunión kick off es aún más crucial cuando nuestro equipo ha decidido contratar una agencia o un externo para manejar un proyecto de mayor escala.

Características de una reunión kick off

Vamos a ver los puntos esenciales de una reunión de arranque.

¿Cuánto debe durar?

La duración recomendada es de 30 minutos a una hora, como máximo. Las reuniones demasiado largas sólo demuestran que las metas no están claras, y confunden más al equipo.

¿Cuándo realizar la reunión?

Esto va a depender de la complejidad del proyecto. Pero, podemos promediarlo como una semana antes de que comience el proyecto.

¿Quiénes deben asistir?

El encargado o gerente de proyecto: este a su vez será quien convoque a la reunión y será el encargado de dirigirla.

El equipo de realizadores: todo el equipo que va a ejecutar el proyecto. Por ejemplo: diseñadores, escritores, desarrolladores.

Otras partes interesadas: hay que considerar a todas las personas que no forman parte del equipo de realización, pero que necesitan estar al tanto.

Temas a tratar en la kick off

Los alcances del proyecto determinan la agenda que debe abordarse en la reunión. Si nuestro proyecto es muy amplio y cuenta con múltiples fases, pueden requerir una agenda más detallada.

Pero, podemos considerar en forma general que nuestra kick off debe incluir los elementos que veremos a continuación.

Introducción

Existe la posibilidad de que tu equipo de proyecto esté compuesto por miembros que no hayan trabajado juntos antes. Por lo anterior, lo mejor será planear una sesión para ‘romper el hielo’ y aliviar la tensión.

Una atmósfera relajada ayuda a establecer una buena relación entre los miembros del equipo. Este es un buen momento para que se conozcan a nivel personal, generen confianza y promuevan el entendimiento mutuo.

Antecedentes del proyecto

Esta breve exposición de historia cubre todas las ideas que se elaboraron durante las reuniones anteriores del proyecto. Así, todos los involucrados podrán ponerse al día.

Comparte cómo se llegó a trabajar en este proyecto. Aborda los puntos débiles y las necesidades que dieron origen al mismo.

Resumen del proyecto

Lo ideal es comenzar con el por qué, o el contexto del proyecto expuesto en los antecedentes, antes de profundizar en los detalles. Esto asegura que cada acción que el equipo realice ayudará a lograr este objetivo.

Objetivos

Sumérgete en los objetivos. Recuerda que estos deben de ser entendibles para todas las personas del equipo. Además, deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y observables en el tiempo. Así que una redacción clara, puntual y sin mucho rollo, puede ser lo mejor.

Alcance

En la reunión kick off, discute el alcance y los entregables.

¿Qué se considera un proyecto completo y exitoso? Este es el momento de enfatizar lo que no está incluido. Esto suele ser importante para que el equipo se pueda concentrar en las acciones reales que llevarán al éxito del proyecto.

Planes y metodologías

Discute los enfoques que el equipo tomaría en el transcurso de los proyectos. Esto cubre la metodología de gestión de proyectos que seguirá el equipo.

Herramientas

También, es importante considerar las herramientas de colaboración de proyectos. Así, sabrán qué usarán como canal de comunicación para coordinar el trabajo de los equipos internos.

Si necesitas una herramienta ideal para organizar a todo tu equipo, el software de Sesame HR cuenta con la funcionalidad de gestor de tareas. Con esta, podrás establecer quién se ocupa de qué, revisar en tiempo real cuánto se ha avanzado, establecer roles, plazos de entrega y mucho más.

Asignar tareas

Como mencionamos antes, asegúrate de incluir en tus reuniones kick off a todos los involucrados en la ejecución. Además, las partes interesadas que deben estar al tanto, aunque no participen de la ejecución.

Cronograma del proyecto

Discute la fecha límite principal, pero asegúrate de cumplir también con la fecha límite de cada entregable. Este cronograma debe ser realista con los segmentos de tiempo que se plantean, para cada una de las partes del proyecto.

Como podemos ver, una reunión kick off juega múltiples roles importantes en la finalización exitosa de los proyectos.

Esta, es clave para desarrollar un vínculo fuerte, una mejor comprensión y reunir todos los esfuerzos hacia un objetivo colectivo. Así, aseguras el éxito del proyecto.

¿Listo para planear tus reuniones kick off? Aprovéchalas.

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Iris Serrador

People Partner en Sesame HR | Web | + posts

Orientada al cliente tanto interno como externo, especializada en la definición e implantación de las políticas de RRHH y en la gestión, selección y retención del talento.

Capacidad de liderazgo, comunicación, negociación, organización y coordinación de equipos. Experiencia de más de 12 años en Recursos Humanos.

irisserrador

HR Content Specialist

Consejos para organizar una reunión kick off efectiva

¿Qué es una reunión kick off?